Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest prowadzenie różnego rodzaju ksiąg i ewidencji oraz wystawianie faktur i innych dokumentów związanych ze sprzedażą Twoich towarów lub usług, a także sporządzanie deklaracji podatkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych musisz dodatkowo sporządzać sprawozdania finansowe. Prawidłowe prowadzenie księgowości związanej z Twoją działalnością gospodarczą znacznie ułatwi Ci oczywiście procesy zarządcze, jednak podstawowym powodem dbałości o dobrą jakość prowadzonej księgowości jest chęć zapewnienia sobie poprawności rozliczeń publicznoprawnych.

Prawidłowo prowadzone księgi mogą Ci pomóc uchronić się przed potencjalnymi zarzutami w razie ewentualnych kontroli Twojej działalności. Błędy zaś mogą słono Cię kosztować, począwszy od zaległości podatkowych, przez sankcje administracyjne, a na odpowiedzialności karnej skarbowej i karnej kończąc. Dowiedz się dlaczego warto zadbać o wysoką jakość usług księgowych!

Biuro rachunkowe a ryzyko błędów księgowych
Zaległości podatkowe
Kontrole podatkowe
Postępowanie podatkowe i egzekucja administracyjna
Postępowanie przed sądami administracyjnymi
Sankcje karne skarbowe i sankcje karne

 

Biuro rachunkowe a ryzyko błędów księgowych

Prowadzenie księgowości samodzielnie wymagałoby dużej wiedzy z zakresu prawa podatkowego, rachunkowego, cywilnego itd. Księgowość nie jest bowiem prostym wprowadzaniem dokumentów do jakiegoś prostego systemu wedle ściśle określonego schematu. Wymaga znacznej wiedzy oraz zdolności zarówno analitycznego, jak i syntetycznego myślenia. Poza tym, prowadzenie księgowości jest czasochłonne, w związku z czym samodzielne prowadzenie ksiąg zabierałoby Ci mnóstwo cennego czasu, który w innej sytuacji zostałby wykorzystany przez Ciebie na rozwój Twojego biznesu.

Dlatego też celem ograniczenia ryzyka potencjalnych błędów oraz celem zapewnienia sobie większej ilości czasu i większego komfortu prowadzenia biznesu, warto skorzystać z usług profesjonalistów zajmujących się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Oczywiście wiąże się to z pewnymi kosztami, jednak trudno oprzeć się wrażeniu, że warto je ponieść, by zminimalizować ryzyko potencjalnych błędów związanych z rozliczeniami publicznoprawnymi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się co mieści się w kompetencjach biura rachunkowego i czego możesz oczekiwać od współpracy ze swoimi księgowymi przeczytaj nasz artykuł Kompetencje biura rachunkowego.

 

Zaległości podatkowe

Najbardziej oczywistym problemem związanym z nieprawidłowo prowadzoną księgowością jest powstanie zaległości podatkowych. Przez zaległość podatkową rozumie się podatek niezapłacony w terminie płatności. Za zaległość podatkową uważa się także niezapłaconą w terminie płatności zaliczkę na podatek, w tym również zaliczki określone przez organ podatkowy w przypadku oszacowania przez niego podstawy opodatkowania, lub ratę podatku. Podobnie traktowane będą należności z tytułu podatków, zaliczek na podatki oraz rat podatków niewpłaconych w terminie płatności przez płatnika lub inkasenta. Problemy z zaległościami podatkowymi mogą dotyczyć Cię więc zarówno, gdy nie wpłacisz podatku, do którego opłacenia jesteś zobowiązana/-y jako podatnik, jak i wtedy, gdy nie zapłacisz go występując w charakterze osoby zobowiązanej do jego wpłacenia w imieniu innej osoby, czyli jako płatnik lub inkasent.

Co do zasady od zaległości podatkowych nalicza się odsetki za zwłokę. Należy je wpłacić bez wezwania organu podatkowego. Stawka odsetek za zwłokę jest równa sumie 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim, i 2%, z tym że stawka ta nie może być niższa niż 8%. W świecie bardzo niskich stóp procentowych, w którym żyliśmy od kilku lat w praktyce odsetki ustawowe przybierały minimalną wartość 8%. W przyszłości może się to jednak zmienić w zależności od polityki pieniężnej przyjętej przez NBP.

W określonych przepisami przypadkach funkcjonują również obniżona stawka odsetek za zwłokę równa połowie stawki odsetek za zwłokę oraz stawka podwyższona w wysokości 150% stawki odsetek za zwłokę.

Zarówno stawka podstawowa, jak i stawki obniżona i podwyższona ulegają obniżeniu lub podwyższeniu w stopniu odpowiadającym obniżeniu lub podwyższeniu podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, począwszy od dnia, w którym stopa ta uległa zmianie.

Pod koniec 2021 r. podstawowa stawka wynosiła więc 8% kwoty zaległości w stosunku rocznym, obniżona 4% kwoty zaległości w stosunku rocznym, a podwyższona 12% kwoty zaległości w stosunku rocznym. Obwieszczenie Ministra Finansów w sprawie wysokości tych stawek przewiduje również stawkę obniżoną w wysokości 6% kwoty zaległości w stosunku rocznym, co jest związane z zaległościami, do których mają zastosowanie przepisy przejściowe jednej z nowelizacji Ordynacji podatkowej.

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe może ponosić nie tylko sam podatnik, płatnik lub inkasent, ale również szereg osób trzecich, w tym przede wszystkim wspólnicy spółek osobowych, czy też członkowie zarządów spółek kapitałowych. Więcej na ten temat odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółek kapitałowych przeczytasz w artykule Kto ponosi odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki z o.o.?

Warto również pamiętać, że Twoje rozliczenia podatkowe mogą wpływać nie tylko na Twoją własną sytuację, ale również na Twoją rodzinę, w szczególności Twojego małżonka. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Konsekwencje podatkowe małżeństwa. Wpływ Twoich rozliczeń podatkowych na sytuację małżonka nie ogranicza się bowiem tylko do wspólnego rozliczania PIT, o czym dowiesz się z lektury wspomnianego tekstu. Znajdziesz tam również odpowiedź na pytanie, czy możliwa jest odpowiedzialność za zaległości podatkowe byłego małżonka Twojego obecnego małżonka.

 

Kontrole podatkowe

Kolejnym powodem, dla którego warto zapewnić sobie wysoką jakość księgowości są kontrole podatkowe. Zawsze wiążą się one z dużym stresem dla przedsiębiorców, jednak jeśli wiesz, że Twoje księgi prowadzą profesjonaliści, Twoje obawy mogą być znacznie mniejsze.

 

Czynności sprawdzające

Czynności sprawdzające są czymś w rodzaju quasi-kontroli podatkowej, jednak nie stanowią kontroli sensu stricto. W porównaniu z innymi procedurami kontrolnymi uprawnienia przedstawicieli organów podatkowych są stosunkowo najmniejsze.

Efektem prowadzenia czynności sprawdzających może być konieczność korekty deklaracji podatkowych i zapłaty zaległego podatku, a także wezwanie przez organ podatkowy do złożenia wyjaśnień i przedstawienia różnorakich dokumentów. Organ podatkowy może dokonywać nawet oględzin lokalu mieszkalnego lub jego części. Musi jednak mieć na to Twoją zgodę.

Więcej na temat czynności sprawdzających możesz dowiedzieć się z artykułu Czym są czynności sprawdzające? Dowiesz się z niego m.in. jakie są szczegółowe cele przeprowadzania tych czynności oraz jakie są konsekwencje możliwych błędów w Twoich rozliczeniach, które zostaną odkryte w wyniku przeprowadzenia czynności sprawdzających.

 

Kontrola podatkowa

Jeśli chodzi o kontrolę sensu stricto, możesz spotkać się z dwoma rodzajami kontroli (z wyjątkiem szczególnych procedur takich jak kontrola wyrobów akcyzowych przeznaczonych na cele specjalne). Pierwszym z nich jest kontrola podatkowa. Jej celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przedstawiciele fiskusa mają znacznie szersze kompetencje niż w przypadku czynności sprawdzających, a cała procedura jest bardziej skomplikowana.

Kontrolujący mogą m.in. zabezpieczać dowody i przesłuchiwać świadków. Mogą również legitymować osoby celem ustalenia ich tożsamości, a także żądać okazania majątku podlegającego kontroli i dokonywać jego oględzin. Mają także prawo do wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego, a w pewnych przypadkach nawet do lokali mieszkalnych. W razie uzasadnionej potrzeby kontrolujących mogą asystować służby mundurowe.

Mimo iż celem kontroli nie jest szukanie na siłę nieprawidłowości w Twoich rozliczeniach, powyżej opisane uprawnienia powodują, że kontrola podatkowa budzi niepokój przedsiębiorców. Na szczęście co do zasady masz prawo korygować swoje deklaracje podatkowe. Ponadto masz prawo czynnie uczestniczyć w kontroli, a kontrolerzy muszą przestrzegać pewnych procedur. Niemniej jednak błędy w rozliczeniach mogą Cię słono kosztować w przypadku ujawnienia ich przez kontrolę.

Więcej na temat procedury kontrolnej, uprawnień kontrolerów, ograniczeń w prowadzeniu wobec Ciebie kontroli, Twoich obowiązków podczas niej oraz jej możliwych skutków dowiesz się z artykułu Kontrola podatkowa – co warto wiedzieć?

 

Kontrola celno-skarbowa

Drugim rodzajem omawianych tu kontroli jest kontrola celno-skarbowa. To stosunkowo najbardziej skomplikowana procedura kontrolna, której zakres jest jeszcze szerszy niż w przypadku kontroli podatkowej. Dotyczy bowiem również m.in. prawa celnego, prawa dewizowego, czy też przepisów o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy.

Kontrola celno-skarbowa jest również stosunkowo najbardziej inwazyjna. Poza podobnymi uprawnieniami, jak w przypadku kontroli podatkowej, kontrolujący mogą również np. dokonać przeszukiwania lokali, w tym lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń i miejsc oraz rzeczy, w tym z użyciem urządzeń technicznych i psów służbowych.

Jeszcze szersze uprawnienia przysługują w ramach kontroli celno-skarbowej funkcjonariuszom Służby Celno-Skarbowej, którzy są uprawnieni np. do przeszukania osób, czy też kontroli przesyłek pocztowych. Tak daleko idące uprawnienia mogą powodować uzasadniony dyskomfort kontrolowanych, nawet jeśli uważają, że nie naruszają prawa swoimi działaniami. Dobrze jednak byłoby upewnić się, że wynikiem takiej kontroli nie będzie odkrycie poważnych błędów na gruncie Twoich obowiązków publiczno-prawnych, dbając o prawidłowe prowadzenie ksiąg i innej dokumentacji.

Więcej na temat kontroli celno-skarbowej dowiesz się z artykułu Kontrola celno-skarbowa – co warto wiedzieć? Przeczytasz w nim m.in. o tym czy w przypadku tego rodzaju kontroli obowiązują ograniczenia np. w liczbie dni prowadzenia kontroli, a także jaka jest procedura prowadzenia tej kontroli, szczegółowe uprawnienia kontrolujących i możliwe efekty kontroli.

 

Postępowanie podatkowe i egzekucja administracyjna

Nieprawidłowości w zakresie prawa podatkowego wykazane przez kontrolę celno-skarbową mogą doprowadzić do przekształcenia się kontroli w postępowanie podatkowe. Może ono zostać wszczęte również z innych powodów. Jest ono co do zasady dwuinstancyjne. Zazwyczaj kończy się orzeczeniem organu podatkowego w danej sprawie w drodze decyzji, która rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji.

Prawidłowo prowadzone księgi mają w postępowaniu podatkowym fundamentalne znaczenie ze względów dowodowych. Generalnie rzecz biorąc jako dowód w postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe oraz złożone przez Ciebie deklaracje. Przez deklaracje należy rozumieć również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci, a więc w głównej mierze dokumenty sporządzane przez księgowych.

Fakt, że efekty pracy księgowych mogą stanowić istotny dowód w postępowaniu podatkowym stanowi doskonały asumpt do zadbania o wysoką jakość usług księgowych. Więcej na temat postępowania podatkowego, w tym dowodów, odwołań od decyzji organów, pełnomocników, terminów i zasad postępowania stanowiących Twoją ochronę przez działaniami organów podatkowych przeczytasz w artykule Czym jest i jak wygląda postępowanie podatkowe?

Błędy w prowadzeniu księgowości mogą Cię słono kosztować, wpędzając Cię w poważne problemy finansowe co w skrajnym przypadku może doprowadzić nawet do wszczęcia wobec Ciebie postępowania egzekucyjnego w administracji, które oczywiście nie należy do przyjemnych i może wiązać się nawet z egzekucją z Twoich nieruchomości. O postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w tym o tym co podlega, a co nie może podlegać egzekucji, dowiesz się z artykułu Egzekucja administracyjna – czy jest się czego bać?

 

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Pamiętaj, że swoich racji możesz bronić również przed sądem. To Twoje konstytucyjne prawo. W przypadku spraw podatkowych właściwy będzie sąd administracyjny. Księgi, deklaracje i ewidencje podatkowe mogą stanowić dowód nie tylko w postępowaniu podatkowym, ale również w postępowaniu przed sądem administracyjnym. Jeśli nie udało Ci się dojść swoich racji w postępowaniu podatkowym, możesz złożyć skargę do sądu administracyjnego. Dobrze prowadzona księgowość może zapewnić Ci istotne dowody na obronę Twoich interesów przed sądami!

Więcej na temat postępowania przed sądami administracyjnymi dowiesz się z artykułu Spory podatkowe w sądach administracyjnych. Przeczytasz tam m.in. o zasadach postępowania przed sądem administracyjnym, udziale pełnomocników, czy też środkach odwoławczych.

 

Sankcje karne skarbowe i sankcje karne

Poza koniecznością zapłaty zaległego podatku lub innymi sankcjami administracyjnymi, nieprawidłowości w Twojej księgowości mogą skończyć się w najgorszym przypadku odpowiedzialnością karną skarbową lub karną.

Co do zasady przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe mogą być popełnione umyślnie, natomiast w określonych przez kodeks karny skarbowy przypadkach również nieumyślnie. Z tego powodu ważna jest zarówno uczciwość księgowego, który nie powinien zgodzić się na uczestnictwo w nielegalnych procederach, jak i jego wiedza i kompetencja, która pozwoli uniknąć problemów karnych wynikających z nieumyślnych działań.

Z prowadzeniem księgowości najbardziej wprost związane są przestępstwa dotyczące ksiąg. Nieprowadzenie księgi, przechowywanie jej w niewłaściwym miejscu lub niezawiadomienie właściwego organu o prowadzeniu jej przez uprawniony do tego podmiot, podlegają karze grzywny w stawkach dziennych, a więc karze za przestępstwo skarbowe. W sprawach mniejszej wagi sprawca podlega karze za wykroczenie skarbowe.

Nierzetelne prowadzenie księgi również podlega karze grzywny w stawkach dziennych, a więc karze za przestępstwo skarbowe. W sprawach mniejszej wagi sprawca podlega jednak karze za wykroczenie skarbowe. Kara za wykroczenie skarbowe grozi także temu, kto prowadzi księgę wadliwie. Księga nierzetelna to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym, natomiast księga wadliwa to księga prowadzona niezgodnie z przepisem prawa.

Więcej na temat możliwych problemów z prawem karnym skarbowym dowiesz się z artykułu Sankcje karne skarbowe. Znajdziesz w nim podstawowe informacje o tym kto i za co może odpowiadać na gruncie kodeksu karnego skarbowego, jakie są kary, środki karne i środki zabezpieczające w przypadku przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych oraz informacje o możliwościach zgodnego z prawem uniknięcia lub złagodzenia sankcji i przedawnieniu karalności.

W artykule Wykroczenia skarbowe znajdziesz zaś przykłady wykroczeń skarbowych. Przykłady przestępstw skarbowych opisaliśmy zaś w tekście Przestępstwa skarbowe i zbrodnia vatowska, w którym znajdziesz również omówienie tzw. zbrodni vatowskiej, czyli najcięższych przestępstw przeciwko wiarygodności faktur. W skrajnym przypadku może grozić za nie nawet kara 25 lat pozbawienia wolności. Jako że kodeks karny skarbowy nie zna tak wysokiej kary, uregulowano je w „zwykłym” kodeksie karnym, który taką karę przewiduje.

Pomijając przestępstwa i wykroczenia związane bezpośrednio z księgami, należy pamiętać, że księgi prowadzone rzetelnie i niewadliwie mogą stanowić istotny dowód również w postępowaniu karnym skarbowym lub karnym. Dlatego też dbałość o wysokie standardy księgowe może mieć istotne znaczenie na wypadek takich postępowań. Jeśli nie masz sobie nic do zarzucenia, być może w pewnych sprawach będzie Ci łatwiej wykazać swoją niewinność, jeśli w przejrzysty sposób będzie ona wynikać z ksiąg. Oczywiście nie w każdym przypadku przestępstw, czy też przestępstw skarbowych lub wykroczeń skarbowych księgi i ewidencje będą stanowić najważniejszy dowód w sprawie, jednak w niektórych sytuacjach mogą mieć one dla niej istotne znaczenie.

 

Podsumowanie

Jak widzisz, błędy księgowości lub celowe podejmowanie działań niezgodnych z prawem w ramach jej prowadzenia mogą kosztować Cię naprawdę wiele. Zaległości podatkowe to spory problem. Możesz jednak narazić się również na inne sankcje administracyjne za nieprawidłowe prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych. W przypadkach nieprowadzenia ksiąg lub prowadzenia ich wadliwie lub nierzetelnie, a szczególnie w przypadkach umyślnych oszustw związanych z rozliczeniami publicznoprawnymi musisz liczyć się z odpowiedzialnością karnoskarbową, a nawet odpowiedzialnością na gruncie kodeksu karnego.

Oczywiście nawet najlepszy księgowy nie może przewidzieć wszystkiego, a jego rola jest w pewnym stopniu ograniczona. Od dobrego księgowego możesz jednak oczekiwać rzetelności w prowadzeniu ksiąg i ewidencji, czy też wychwytywania ewidentnych błędów, które pojawiają się w wystawianych przez Ciebie dokumentach. Prawidłowo prowadzone księgi i poprawnie sporządzane dokumenty będą Twoim mocnym atutem w przypadku kontroli, minimalizując ryzyko sankcji administracyjnych i karnych. Niemniej jednak nie uchronią Cię przed efektami celowych działań niezgodnych z prawem. Oczywiście uczciwy i rzetelny księgowy nigdy nie zgodzi się na uczestnictwo w takich działaniach, o ile będzie ich świadomy.

Uczciwość, wiedza i profesjonalne podejście do Ciebie jako klienta – tego możesz oczekiwać od księgowego. W wielu sytuacjach może Ci to pomóc uniknąć poważnych problemów, które po przeczytaniu tego artykułu mogą wydawać Ci się sporym niebezpieczeństwem. Dlatego nie czekaj i zadzwoń do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie, aby zapewnić sobie najwyższą jakość usług księgowych!


Napisz do nas!

Podstawa prawna

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1649 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 422 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1427 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 408 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2345).

Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, obniżonej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych oraz podwyższonej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (M. P. z 2016 r. poz. 20).

Data ostatniej aktualizacji artykułu: