Prowadzenie własnego biznesu wiąże się nieuchronnie z koniecznością opłacania podatków. Dopóki nie ma wątpliwości co do rozliczeń podatnika, prowadzenie tych rozliczeń jest dość schematyczne i powtarzalne. Może się jednak zdarzyć, że w pewnych sytuacjach konieczne będzie ustalenie wymiaru podatku w postępowaniu podatkowym. Poniżej wyjaśniamy pokrótce jakie są najważniejsze zasady rządzące takim postępowaniem oraz jak ono przebiega.

Wszczęcie postępowania podatkowego
Terminy załatwiania spraw podatkowych
Pełnomocnictwa
Dowody w postępowaniu podatkowym
Główne zasady postępowania podatkowego
Decyzja w postępowaniu podatkowym

 

Wszczęcie postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe może zostać wszczęte na żądanie strony lub z urzędu. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia.

Postępowanie na żądanie strony jest wszczynane z dniem doręczenia żądania organowi podatkowemu (choć organ może odmówić wszczęcia takiego postępowania, jeśli istnieją ku temu powody). Jeśli postępowanie dotyczy wielu stron, to o wszczęciu postępowania na wniosek jednej ze stron, organ podatkowy zawiadamia wszystkie pozostałe osoby będące stroną w sprawie. W przypadku wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, datą wszczęcia jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu podatkowego (przepisy w tym zakresie mają jednak ulec zmianie w październiku 2021 r. – datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione na adres do doręczeń elektronicznych będzie dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w ustawie o doręczeniach elektronicznych).

W przypadku postępowania z urzędu, dniem wszczęcia postępowania jest dzień doręczenia stronie postanowienia o wszczęciu postępowania. Od zasady tej, podobnie jak od obowiązku wszczynania postępowania w formie postanowienia istnieją jednak pewne wyjątki, które tu pominiemy.

Jednym z istotniejszych powodów wszczęcia postępowania podatkowego mogą być nieprawidłowości wykazane przez kontrolę podatkową. Zgodnie z art. 165 § 1 Ordynacji podatkowej:

W przypadku ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia przez podatnika deklaracji lub niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.

 

Terminy załatwiania spraw podatkowych

O ile przepisy Ordynacji podatkowej nie stanowią inaczej, załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, zaś w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jeśli sprawa może zostać rozpatrzona na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie, powinna być ona załatwiona niezwłocznie.

W postępowaniu odwoławczym załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy. Jeśli w sprawie przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy, powinno to nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Omówione wyżej terminy nie są jednak bezwzględnie obowiązujące. Nie wlicza się do nich:

  • terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności,
  • okresów zawieszenia postępowania,
  • okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

 

Przekroczenie terminu przez organ i ponaglenie

Jeśli organ nie załatwi sprawy w wymaganym terminie, ma obowiązek zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Dotyczy to również sytuacji, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu.

Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie lub nowym terminie ustalonym przez organ w opisanej powyżej sytuacji, stronie służy ponaglenie. W zależności od sprawy ponaglenie kierowane jest do:

  • organu podatkowego wyższego stopnia,
  • dyrektora izby administracji skarbowej,
  • Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jeśli ponaglenie zostanie uznane za uzasadnione, organ wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie. W razie potrzeby podejmie również środki mające na celu zapobiegnięcie naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Jednocześnie organ stwierdzi, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jest to o tyle istotne, że pracownicy organów, którzy z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwili sprawy w terminie, podlegają odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej.

 

Pełnomocnictwa

W postępowaniu podatkowym możesz występować jako strona przede wszystkim w charakterze podatnika, a także jako płatnik, inkasent, następca prawny, osoba trzecia lub inny podmiot przewidziany przepisami Ordynacji podatkowej. Nie musisz jednak w każdym przypadku występować bezpośrednio przed organem. Podobnie jak w przypadku pełnomocnictw znanych ze stosunków cywilnoprawnych, również w przypadku postępowania podatkowego możesz ustanowić swojego pełnomocnika. Nieco inne są jednak zasady dotyczące tych pełnomocnictw.

Możesz działać w postępowaniu przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga Twojego osobistego działania. Twoim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo zaś musi zawierać informacje określone przepisami.

Generalnie rzecz biorąc występują trzy rodzaje pełnomocnictw o różnym zakresie:

  1. pełnomocnictwo ogólne – upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu Szef Krajowej Administracji Skarbowej umieszcza w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (co ciekawe pełnomocnictwo tego rodzaju dotyczy również działania we wszystkich sprawach związanych z opłatą za przejazd autostradą);
  2. pełnomocnictwo szczególne – upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.
  3. pełnomocnictwo do doręczeń – strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:
    • zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim UE,
    • nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym państwie członkowskim UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.

Warto dodać, że obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie dotyczy sytuacji, gdy doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Jeśli jednak doręczenia nie następują tym kanałem, ustanowienie pełnomocnika do doręczeń jest bardzo ważne, gdyż w razie niedopełnienia tego obowiązku, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

 

Dowody w postępowaniu podatkowym

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:

  • księgi podatkowe,
  • deklaracje złożone przez stronę,
  • zeznania świadków,
  • opinie biegłych,
  • materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
  • informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
  • materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Sformułowanie w szczególności oznacza, że nie jest to katalog zamknięty. Jako dowód należy bowiem dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Tak więc z wyjątkiem tzw. owoców zatrutego drzewa (nielegalnie pozyskane dowody nie mogą być podstawą obciążenia podatkiem) jako dowód w postępowaniu podatkowym można wykorzystać w zasadzie wszystko.

Szczególne znaczenie jako dowód mają księgi podatkowe. Prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy księgi podatkowe, stanowią bowiem dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Rzetelność ksiąg oznacza, że dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, niewadliwość zaś, że są prowadzone zgodnie ze stosownymi przepisami.

Poza dowodami z ksiąg organy mogą sięgać także po inne dowody. Również strona ma inicjatywę dowodową. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej:

Żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu są okoliczności mające znaczenie dla sprawy, chyba że okoliczności te stwierdzone są wystarczająco innym dowodem.

Warto więc korzystać ze wszelkich dostępnych i zgodnych z prawem możliwości, by bronić swoich racji.

 

Główne zasady postępowania podatkowego

Podczas postępowania podatkowego warto pamiętać o jego głównych zasadach, gdyż ich ewentualne naruszenie przez organ, może być sporym atutem w przypadku odwołania się do wyższej instancji lub przeniesienia sporu na poziom postępowania sądowego.

 

Rozstrzyganie wątpliwości na korzyść podatnika

Osoby zaznajomione z przepisami podatkowymi słyszały zapewne o zasadzie in dubio pro tributario, czyli zasadzie rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika. Zgodnie z nią, niedające się usunąć wątpliwości co do treści przepisów prawa podatkowego rozstrzyga się na korzyść podatnika.

Jest to jedna z głównych zasad dotyczących systemu prawa podatkowego, umiejscowiona w przepisach ogólnych Ordynacji podatkowej. Znajduje ona swoje zastosowanie m.in. w przypadku postępowania podatkowego.

Warto zwrócić uwagę, że chodzi w niej o wątpliwości co do przepisów prawa podatkowego, a nie co do stanu faktycznego. Wątpliwości te muszą być również niemożliwe do usunięcia. Jeśli mogą zostać usunięte przy pomocy odpowiedniej wykładni przepisów prawa podatkowego, sprawa niekoniecznie musi potoczyć się po Twojej myśli. Niemniej jednak, w sytuacji źle skonstruowanych przepisów zasada ta jest istotnym narzędziem w ręku każdego podatnika.

 

Zasady prowadzenia postępowania podatkowego – jak powinno wyglądać postępowanie?

Pozostałe zasady umiejscowiono w dziale Ordynacji podatkowej dotyczącym postępowania podatkowego.

Jedną z nich jest zasada legalizmu, zgodnie z którą organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa. Organy nie mają dowolności w swoich działaniach. Ich działania muszą znajdować swoje oparcie w przepisach prawa, a nie arbitralnej woli urzędnika.

Postępowanie podatkowe powinno być również prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Organy podatkowe są także zobowiązane do udzielania w postępowaniu podatkowym niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z przedmiotem tego postępowania. Oczywistym jest bowiem, że dla większości podatników, przepisy prawa podatkowego są zawiłe i niejasne.

Organy powinny dążyć do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym, podejmując w tym celu wszelkie niezbędne działania.

Strona (np. podatnik) ma prawo do czynnego udziału w postępowaniu podatkowym. Organy podatkowe mają bowiem obowiązek zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania. Przed wydaniem decyzji muszą zaś umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Wyjątkiem są tu sprawy dotyczące zabezpieczenia i zastawu skarbowego, a także sytuacje, w których ma zostać wydana decyzja uwzględniająca w całości wniosek strony, w postępowaniach wszczętych na jej wniosek.

Kolejna zasada związana jest z przekonywaniem strony do racji organu. Organy podatkowe powinny wyjaśniać stronom zasadność przesłanek, którymi kierują się przy załatwianiu sprawy, aby w miarę możliwości doprowadzić do wykonania przez strony decyzji bez stosowania środków przymusu.

W przepisach sformułowano także zasady dotyczące prostoty i szybkości postępowania. Zgodnie z nimi organy podatkowe powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Jeśli sprawa nie wymaga zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinna być załatwiona niezwłocznie.

 

Zasady prowadzenia postępowania podatkowego – kilka wymogów formalnych

Opisane wyżej zasady tworzą zręby praw podatnika w postępowaniu podatkowym, określając jasno w jaki sposób powinno być prowadzone postępowanie. Naruszanie tych zasad przez organy nie powinno mieć miejsca w państwie prawa.

Nie mniej ważne i  nienaruszalne są pozostałe zasady prowadzenia postępowania podatkowego, które wyznaczają jego formalne granice.

Pierwsza z nich określa formę załatwiania spraw. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Co do zasady, wyklucza to więc możliwość ustnego załatwienia sprawy podatkowej, co ma oczywiście niebagatelne znaczenie z perspektywy dowodowej.

Jedną z kluczowych, z perspektywy formalnej, zasad jest dwuinstancyjność postępowania podatkowego. Podatnik ma prawo odwołać się do wyższej instancji w sytuacji, gdy uważa że jego sprawa nie została prawidłowo rozstrzygnięta. Dzięki temu organ niższej instancji musi liczyć się z weryfikacją wydanych przez niego decyzji przez wyższą instancję.

Aby zagwarantować pewność wykonywania przepisów prawa, wprowadzono również zasadę dotyczącą trwałości ostatecznych decyzji wydawanych w postępowaniu podatkowym. Ostatecznymi są te decyzje, od których w postępowaniu podatkowym nie służy odwołanie. Uchylenie lub zmiana tych decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania mogą nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej oraz w ustawach podatkowych.

Ostatnia z zasad ogólnych postępowania podatkowego dotyczy jawności postępowania. Jest ono jawne wyłącznie dla stron, co odróżnia postępowanie podatkowe np. od większości postępowań sądowych.

 

Decyzja w postępowaniu podatkowym

W toku postępowania organ podatkowy wydaje postanowienia, które co do zasady dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania podatkowego, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy (na wydane postanowienia służy zażalenie, o ile przepisy tak stanowią).

Jednakże to decyzja, a nie postanowienie, rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Jeśli przepisy Ordynacji podatkowej nie stanowią inaczej, organ orzeka w sprawie właśnie w drodze decyzji, którą doręcza się stronie na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Decyzja zawiera:

  1. oznaczenie organu podatkowego;
  2. datę jej wydania;
  3. oznaczenie strony;
  4. powołanie podstawy prawnej;
  5. rozstrzygnięcie;
  6. uzasadnienie faktyczne i prawne;
  7. pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie;
  8. podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego, a jeżeli decyzja została wydana w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Decyzja może też zawierać inne przewidziane przepisami elementy, za to nie w każdym przypadku konieczne jest uzasadnienie. Można bowiem odstąpić od uzasadnienia decyzji, jeśli uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak decyzji wydanej na skutek odwołania bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku.

Decyzja wiąże organ podatkowy, który ją wydał, co do zasady, z chwilą jej doręczenia (jednak w przypadku niektórych decyzji umarzających zaległość podatkową organ jest związany już od momentu wydania decyzji).

 

Odwołanie od decyzji w postępowaniu podatkowym

Od decyzji organu podatkowego wydanej w pierwszej instancji służy Ci odwołanie tylko do jednej instancji. Właściwy do rozpatrzenia odwołania jest organ podatkowy wyższego stopnia.

Odwołanie od decyzji organu podatkowego powinno:

  • zawierać zarzuty przeciw decyzji,
  • określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania,
  • wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

Organ odwoławczy nie może wydać decyzji na niekorzyść strony, chyba że zaskarżona decyzja rażąco narusza prawo lub interes publiczny. Zazwyczaj więc podatnik ma więcej do zyskania niż do stracenia, choć mimo wszystko trzeba być ostrożnym przy wnoszeniu odwołania.

Z wyjątkiem pewnych niuansów organ odwoławczy może wydać decyzję, w której:

  1. utrzymuje w mocy decyzję organu pierwszej instancji albo
  2. uchyla decyzję organu pierwszej instancji:
    • w całości lub w części – i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy lub uchylając tę decyzję – umarza postępowanie w sprawie,
    • w całości i sprawę przekazuje do rozpatrzenia właściwemu organowi pierwszej instancji, jeżeli decyzja ta została wydana z naruszeniem przepisów o właściwości, albo
  3. umarza postępowanie odwoławcze.

 

Wykonanie decyzji

Decyzja nieostateczna, nakładająca na stronę obowiązek podlegający wykonaniu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, nie podlega wykonaniu, chyba że decyzji nadano rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzja ostateczna podlega natomiast wykonaniu, chyba że wstrzymano jej wykonanie. Możliwe jest również dobrowolne wykonanie decyzji.

 

Decyzja nie zawsze kończy sprawę

Ostateczna decyzja nie zawsze musi kończyć sprawę. W pewnych sytuacjach możliwe jest:

  • wznowienie postępowania zakończonego decyzją ostateczną,
  • stwierdzenie nieważności decyzji ostatecznej,
  • zmiana decyzji ostatecznej,
  • uchylenie decyzji ostatecznej.

Możliwe jest także stwierdzenie wygaśnięcia decyzji.

 

Podsumowanie

Postępowanie podatkowe jest postępowaniem skomplikowanym, w którym niełatwo się odnaleźć większości podatników. Ten krótki artykuł jedynie powierzchownie dotyka najważniejszych zasad i procedur rządzących takimi postępowaniami. Przepisy dotyczące ich prowadzenia są jednak znacznie bardziej obszerne i szczegółowe niż to co zostało tu nakreślone.

Na wypadek prowadzenia postępowania podatkowego warto zadbać m.in. o dowody w postaci ksiąg podatkowych, prowadzonych rzetelnie i niewadliwie. Aby księgi były rzetelne i niewadliwe konieczna jest szczera, odpowiedzialna i profesjonalna współpraca podatnika i osób odpowiedzialnych za prowadzenie jego księgowości. Nasze biuro rachunkowe stara się budować partnerskie relacje w duchu współpracy i profesjonalizmu, celem zapewnienia bezpieczeństwa Twoich rozliczeń podatkowych.

Zadzwoń do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie i dowiedz się więcej o nas i elastycznej formie współpracy, jaką proponujemy!

Napisz do nas!


Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, t.j. Dz.U. 2020 poz. 1325.

Data ostatniej aktualizacji artykułu: