Kompetencje biura rachunkowego

Współpraca z biurem rachunkowym nie zawsze układa się po myśli klienta. Wiele problemów może brać się z niezrozumienia kompetencji biura rachunkowego, zarówno przez klientów, jak i przez samych księgowych. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, jakiego rodzaju usługi jest zobowiązane zapewnić Ci biuro rachunkowe. Co może robić, a czego prawo kategorycznie mu zabrania? Zrozumienie tych zagadnień może okazać się kluczowe dla zapewnienia wysokiego poziomu obsługi oraz dla uniknięcia sytuacji, w której biuro rachunkowe łamie przepisy prawa.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do rozważań na temat tego, czego jako klient powinieneś wymagać od biura rachunkowego, konieczne jest sprecyzowanie czym właściwie biura rachunkowe się zajmują. Głównym przedmiotem działalności biura rachunkowego jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą polegającą na:

• prowadzeniu na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego,
• sporządzaniu sprawozdań finansowych,
• gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Sformułowanie zasad polityki rachunkowości, a także poddawanie badaniom sprawozdań finansowych, składanie ich do właściwego sądu oraz ich udostępnianie i ogłaszanie nie wchodzą w zakres usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Działalność polegająca na prowadzeniu ksiąg rachunkowych może być wykonywana przez przedsiębiorców, pod warunkiem, że wyżej wymienione czynności będą wykonywane przez osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (dotyczące m.in. przestępstw popełnionych przez biegłych rewidentów oraz kierowników jednostek). Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody.

Klient powinien mieć dostęp do wszelkich dokumentów sporządzanych przez księgowość, np. deklaracji, czy też księgowych dokumentów wewnętrznych. Biuro rachunkowe prowadzi rzecz jasna księgowość w imieniu klienta, jednak nie powinno dojść do sytuacji, w której to co dzieje się w księgach rachunkowych i podatkowych, pozostaje poza jego kontrolą.

W pierwszej kolejności, przede wszystkim klient ponosi odpowiedzialność przed organami państwa, choć odpowiedzialność księgowego nie jest rzecz jasna wyłączona. Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpisują je wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Kierownictwo jednostki, chcąc brać odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe powstałe na bazie ksiąg prowadzonych przez biuro rachunkowe, powinno mieć możliwość sprawowania realnej kontroli nad tym co dzieje się w księgach. Dostęp do ksiąg należy zapewnić również radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej jednostki, jeżeli zostały one powołane. Biuro rachunkowe działa w interesie klienta, który powinien mieć możliwość bezproblemowego sprawdzania czy interes ten jest właściwie realizowany.

Przechowywanie dokumentów księgowych (miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych)

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez jednostkę, której dotyczą, jednakże jednostka może powierzyć ich prowadzenie podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, innej jednostce z tego sektora.

Ustawa o rachunkowości nie zabrania przechowywania ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki. Możliwe jest więc, by księgi te były przechowywane przez biuro rachunkowe. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki bądź miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego i zapewnienia dostępności ksiąg odpowiednim organom, na zasadach określonych w ustawie.

Przechowywanie dokumentów księgowych może więc wchodzić w skład usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Wiążą się z tym jednak problemy logistyczne, szczególnie w wypadku kontroli dokonywanej u klientów, których siedziba znajduje się w znacznej odległości od siedziby biura rachunkowego. By przyjąć takie rozwiązanie, biuro rachunkowe musi zapewnić bezpieczeństwo i poufność przechowywanych dokumentów, co w przypadku znacznej ich liczby, może stanowić pewne wyzwanie.

Rachunkowość zarządcza i rachunek kosztów

Rachunkowość unormowana przepisami prawa, nazywana jest rachunkowością finansową. Rzecz jasna, daje ona wiele cennych informacji kierownictwu jednostki, jednakże tworzona jest przede wszystkim z myślą o odbiorcach zewnętrznych, takich jak organy kontroli skarbowej, inwestorzy, związki zawodowe itp.

Rachunkowość tworzona dla potrzeb wewnętrznych nazywana jest w literaturze przedmiotu rachunkowością zarządczą. Nie podlega ona ścisłym regulacjom prawnym, gdyż jej celem jest przede wszystkim dostarczenie kierownictwu jednostki informacji przydatnych w procesie zarządzania. Podczas, gdy rachunkowość finansowa służy do ewidencji i oceny przeszłych zdarzeń gospodarczych, rachunkowość zarządcza zorientowana jest raczej na planowanie przyszłych działań.

Rachunkowość zarządcza wiąże się m.in. z analizą progu rentowności danego przedsięwzięcia, czy też analizą struktury kosztów. Nie wszyscy księgowi potrafią zrobić użytek z narzędzi, które oferuje rachunkowość zarządcza, jednak jeżeli biuro rachunkowe oferuje usługi z zakresu rachunkowości zarządczej, to wobec braku uregulowań prawnych tego rodzaju rachunkowości, wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, by biuro rachunkowe sporządzało analizy ułatwiające zarządzanie przedsiębiorstwem, czy też organizacją pozarządową.

Oczywiście należy przy tym uważać, by nie wchodzić w kompetencje zastrzeżone dla niektórych zawodów regulowanych. Uwzględniając powyższe zastrzeżenie, biuro rachunkowe może dodatkowo sporządzać różnego rodzaju analizy wspierające procesy zarządcze jednostki, w zależności od potrzeb jej kierownictwa.

Kadry i płace

W zależności od wielkości prowadzonej działalności i liczby zatrudnianych pracowników, przedsiębiorstwa i inne organizacje przyjmują różną strukturę zarządczą. Możliwe jest utworzenie wewnątrz jednostki wyspecjalizowanego działu kadr bądź też zatrudnienie przynajmniej jednej osoby zajmującej się tym zagadnieniem. Należy jednak zadać pytanie o efektywność takiego rozwiązania. Biura rachunkowe bardzo często zajmują się również kadrami, choć dla klienta wiąże się to, rzecz jasna, ze zwiększoną ceną usług biura rachunkowego. Rozwiązanie to może okazać się jednak bardziej efektywne ekonomicznie niż próba sztucznego rozdzielania kadr od księgowości. Część dokumentów kadrowych jest bowiem dokumentacją księgową. W związku z tym takie rozdzielenie niosłoby za sobą problemy organizacyjne, jak i mogłoby okazać się bardziej kosztowne (choć oczywiście dużo zależy od specyfiki działalności oraz przyjętego modelu zarządzania).

Dlatego też w praktyce biura rachunkowe zajmują się również kadrami i płacami swoich klientów. Konieczne są do tego dodatkowe kompetencje zespołu rozliczającego daną jednostkę. Może się to wiązać z zatrudnieniem przez biuro rachunkowe osób specjalizujących się w kadrach, płacach, prawie pracy i prawie ubezpieczeń społecznych. Inną możliwością jest posiadanie dość wszechstronnie wykwalifikowanych księgowych, choć  niemożliwym jest oczywiście, by każdy członek zespołu posiadał wiedzę o wszystkim, co wiąże się z księgowością oraz wyżej wymienionymi zagadnieniami.

Księgowość a doradztwo podatkowe

Biura rachunkowe obsługują nie tylko klientów, którzy prowadzą księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość). Klientami biur rachunkowych są również mniejsze podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów bądź płacące ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów dla potrzeb zryczałtowanego podatku dochodowego to w myśl Ordynacji podatkowej księgi podatkowe (podobnie zresztą jak księgi rachunkowe). Prowadzenie ksiąg podatkowych w imieniu podatników, jest jedną z czynności doradztwa podatkowego. Rodzi się więc pytanie o cienką granicę między księgowym a doradcą podatkowym. Co wolno księgowemu i czego w związku z tym możesz od niego wymagać, a co może zrobić dla Ciebie jedynie doradca podatkowy? Aby lepiej zrozumieć tę problematykę, sięgnijmy do ustawy o doradztwie podatkowym.

Zgodnie z ustawą, czynności doradztwa podatkowego obejmują:

1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami;

2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;

3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;

4) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 1;

5) wykonywanie niezależnego audytu funkcji podatkowej, o którym mowa w przepisach Ordynacji podatkowej.

Do wykonywania czynności określonych w pkt 1 uprawnieni są:

• doradcy podatkowi,
• adwokaci i radcowie prawni,
• biegli rewidenci.

Do wykonywania czynności określonych w pkt 4 uprawnieni są natomiast jedynie:

• doradcy podatkowi,
• adwokaci i radcowie prawni.

Jeśli zaś chodzi o czynności określone w pkt 5, mogą być one wykonywane wyłącznie przez:

• doradców podatkowych,
• biegłych rewidentów.

Czynności wymienione w pkt 1 i 4 mogą zawodowo wykonywać również:

a) organizacje zawodowe posiadające osobowość prawną, spółdzielnie, stowarzyszenia lub izby gospodarcze, jeżeli przedmiotem ich działalności statutowej jest również doradztwo podatkowe świadczone wyłącznie na rzecz ich członków;

b) firmy audytorskie uprawnione na podstawie odrębnych przepisów do badania sprawozdań finansowych;

c) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne, które spełniają łącznie następujące warunki:

• • większość członków zarządu stanowią doradcy podatkowi, a jeżeli zarząd składa się z nie więcej niż 2 osób, to jedna z nich jest doradcą podatkowym,
  • większość głosów w zgromadzeniu wspólników (akcjonariuszy) oraz w organach nadzoru przysługuje doradcom podatkowym,
  • w spółce akcyjnej wydawane są wyłącznie akcje imienne,
  • zbycie akcji lub udziałów albo ustanowienie na nich zastawu wymaga zezwolenia udzielonego przez zarząd spółki.

Biuro rachunkowe lub firma audytorska, spełniające określone wyżej warunki, byłyby w związku z tym uprawnione do udzielania podatnikom wyjaśnień, porad czy też sporządzania opinii z zakresu obowiązków podatkowych i celnych, a także do reprezentowania podatników przed organami administracji publicznej i sądami. Sprawa nie jest jednak tak prosta. Wymienione podmioty z muszą bowiem wykonywać czynności doradztwa podatkowego jedynie poprzez doradców podatkowych, radców prawnych lub biegłych rewidentów zatrudnionych w tych podmiotach.

Firmy audytorskie i spółki spełniające warunki określone w lit. c mogą również wykonywać audyt funkcji podatkowej, o ile wykonywanie tych czynności następuje wyłącznie przez doradców podatkowych lub biegłych rewidentów w nich zatrudnionych.

Standardowo zatem biuro rachunkowe jest uprawnione jedynie do wykonywania czynności doradztwa podatkowego wymienionych w pkt 2 i 3, tzn. do prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych oraz innych ewidencji dla celów podatkowych, a także do sporządzania zeznań i deklaracji oraz pomocy płatnikom, podatnikom i inkasentom w wymienionych zakresach.

Upraszczając należy stwierdzić, że do zadań biura rachunkowego należy prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych oraz różnego rodzaju ewidencji, a także sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych.

Jeżeli potrzebujesz wyjaśnień, porad lub opinii w sprawach podatkowych bądź celnych, przekracza to zakres kompetencji biura rachunkowego. W takiej sytuacji możesz skontaktować się z doradcą podatkowym, radcą prawnym, adwokatem lub biegłym rewidentem. Jeżeli poszukujesz kogoś, kto mógłby reprezentować Cię przed organami administracyjnymi lub przed sądami administracyjnymi w sprawach podatkowych bądź celnych, tym bardziej nie możesz wymagać, by reprezentował Cię księgowy. Nie może tego zrobić nawet biegły rewident. Po pomoc możesz zwrócić się jedynie do doradcy podatkowego, radcy prawnego lub adwokata. W przypadku konieczności wykonania audytu funkcji podatkowej pomocy może udzielić Ci doradca podatkowy lub biegły rewident.

Księgowość a zawody regulowane

Działalność biura rachunkowego nie powinna być mylona z obszarami działalności prawno-finansowej zastrzeżonej dla niektórych wolnych zawodów. Biuro rachunkowe nie rozwiąże wszystkich problemów przedsiębiorcy lub organizacji pozarządowej. Biuro rachunkowe traktujące swojego klienta poważnie oraz prawdziwie dbające o jego interes, nie podejmie się czynności, do których nie ma uprawnień. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby w takich sytuacjach jego pracownicy zaproponowali klientowi skontaktowanie się ze specjalistami, co do których zespół biura rachunkowego ma przekonanie, iż będą w stanie udzielić klientowi odpowiedniej pomocy.

Księgowego nie należy mylić z biegłym rewidentem, którego zadaniem jest wykonywanie czynności rewizji finansowej, usług atestacyjnych i usług pokrewnych. Biuro rachunkowe nie jest firmą audytorską i nie może wkraczać w usługi zastrzeżone dla biegłych rewidentów.

Klienci mogą również niejednokrotnie wymagać od księgowego porad prawnych, jednakże nie jest to rolą księgowego. Świadczeniem pomocy prawnej w polskim systemie prawnym zajmują się adwokaci oraz radcowie prawni. To właśnie do nich najlepiej zwrócić się w przypadku poszukiwania rozwiązań prawnych danej sytuacji.

Jak już ustaliliśmy na początku artykułu, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych należy zaliczyć m.in. czynności związane z wyceną aktywów i pasywów. Może zdarzyć się jednak, że zajdzie konieczność uwiarygodnienia wyceny poprzez skorzystanie z usług specjalisty. W przypadku nieruchomości, takim specjalistą jest rzeczoznawca majątkowy, który w formie operatu szacunkowego sporządza opinię dotyczącą wartości nieruchomości. Księgowy niejednokrotnie będzie zmuszony odwoływać się do wiedzy innych rzeczoznawców i specjalistów w poszczególnych dziedzinach.

Usługi wszystkowiedzących księgowych w niskiej cenie?

Trudno wyobrazić sobie, by we współczesnym świecie, jakikolwiek księgowy znał się doskonale na każdym aspekcie rachunkowości i prawa podatkowego. Sytuację dodatkowo komplikuje konieczność znajomości prawa gospodarczego, finansowego, prawa spółek itp. Nie bez znaczenia jest również wiedza z zakresu specyfiki branży, w której działa klient, ze szczególnym uwzględnieniem norm prawnych jej dotyczących.

W związku z powyższym, nie sposób wymagać od biura rachunkowego, by było w stanie rozwiązać każdy problem klienta. Niemniej jednak, biuro rachunkowe powinno współpracować z różnego rodzaju specjalistami, którzy mogą pomóc jego klientowi. W skomplikowanych przypadkach, z którymi biuro rachunkowe nie może poradzić samo lub w sytuacji, gdy dana czynność przekracza kompetencje biura, klient powinien zostać skierowany do innego specjalisty z danej dziedziny.

Zważywszy na coraz dalej idącą specjalizację większości zawodów, również księgowość będzie podlegać coraz większej specjalizacji. Dlatego też należy uważać na biura rachunkowe, które miałyby znać się na wszystkim, a dodatkowo oferują usługi zastrzeżone dla np. doradców podatkowych, w dodatku w cenie niższej niż rynkowa.

Wiedza z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego wymaga lat studiów i praktyki, co musi przekładać się na cenę. Niemniej jednak współpraca z wyspecjalizowanymi w danej dziedzinie biurami rachunkowymi, daje większą pewność prawidłowego wykonania usług rachunkowo-podatkowych, niż współpraca z biurami, które nie mając pojęcia o specyfice danej branży, oferują wyjątkowo niską cenę. Taka sytuacja powinna budzić nasze wątpliwości, gdyż mimo iż wiedza zazwyczaj wiążę się z ceną usługi, to jej brak może wiązać się ze znacznie większymi kosztami.

Narażanie się na błędy z zakresu rozliczeń publicznoprawnych bądź błędy rachunkowe, może stać się prostą drogą do upadku przedsiębiorstwa bądź innej organizacji. Nie dajmy sobie więc wmówić, że ktoś zna się na wszystkim, a w dodatku jest konkurencyjny cenowo. Oczywiście największe korporacje z tzw. wielkiej czwórki, będą w stanie obsłużyć niemal każdego klienta. Nie każdy jednak będzie mógł pozwolić sobie na ich usługi. Zazwyczaj jest to rozwiązanie dla największych firm, notowanych na rynkach publicznych bądź starających się o wejście na nie (choć oczywiście nie jest to regułą). W przypadku niektórych branż konieczne może okazać się więc znalezienie księgowości „szytej na miarę”.

Księgowość online dla Twojej firmy w SOVA Księgowość

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą lub sp. z o.o. i szukasz biura rachunkowego, to zapoznaj się z naszą ofertą!

W SOVA Księgowość rozumiemy potrzeby współczesnych przedsiębiorców, dlatego wszystkie nasze usługi są realizowane bez wychodzenia z domu. Dzięki temu nasi Klienci mogą zaoszczędzić czas, eliminując konieczność osobistych wizyt i papierkowej roboty przy dostarczaniu dokumentacji. W SOVA przygotowanie oferty, popisanie umowy, a także cała współpraca przebiega online. Jednym z dodatkowych elementów naszej oferty jest udostępniany program do faktur, który dostarczy Ci wszystkich potrzebnych funkcji.

Co więcej, u nas w SOVA Księgowość każdy klient ma przydzielonego indywidualnego księgowego. To rozwiązanie gwarantuje Ci, że Twój księgowy zna specyfikę Twojej firmy i na bieżąco orientuje się w jej funkcjonowaniu. W każdej chwili możesz skontaktować się ze swoim księgowym, aby uzyskać pomoc i odpowiedzi na pytania.

Podsumowanie

Choć samodzielne prowadzenie księgowości dla Twojej firmy może wydawać się dobrym rozwiązaniem, to warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego. W SOVA Księgowość każdemu Klientowi zapewniamy indywidualnego księgowego, co daje Ci bezpieczeństwo, poczucie komfortu oraz rzetelną obsługę. Dzięki temu Ty możesz skupić się na rozwoju swojej działalności, pozostawiając księgowość w rękach ekspertów. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach!