Obok kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej, organy podatkowe posiadają stosunkowo najprostsze narzędzie w wachlarzu możliwości skontrolowania podatnika w postaci czynności sprawdzających. Poniżej wyjaśnimy czego możesz spodziewać się w przypadku wszczęcia ich wobec Ciebie.

Czym są czynności sprawdzające?
Możliwe konsekwencje błędów w deklaracjach podatkowych
Składanie wyjaśnień dotyczących deklaracji podatkowej
“Kontrola krzyżowa”

 

Czym są czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające są niczym innym jak jedną z procedur kontrolnych, czy też quasi-kontrolnych stosowanych wobec podatników, płatników i inkasentów przez organy podatkowe. Nie należy jednak mylić ich z kontrolą podatkową lub kontrolą celno-skarbową. Czynności sprawdzające są odrębną od nich procedurą, która nie stanowi kontroli sensu stricto.

Cechą charakterystyczną czynności sprawdzających jest stosunkowo najmniejszy stopień sformalizowania oraz najmniejsze uprawnienia organów podatkowych w porównaniu z pozostałymi procedurami kontrolnymi. Umożliwia to skontrolowanie podatnika w sposób w miarę bezkonfliktowy, choć oczywiście również w przypadku tej procedury możliwe jest powstanie sporu z organem podatkowym.

Czynności sprawdzające związane są przede wszystkim z weryfikacją formalnej poprawności składanych dokumentów (w szczególności deklaracji) oraz ich zgodności ze stanem faktycznym, a także sprawdzeniem czy podatki zostały zapłacone.

Należy poczynić tu istotną uwagę terminologiczną. Przepisy o czynnościach sprawdzających osadzone są w ramach Ordynacji podatkowej. Ilekroć przepisy tego aktu mówią o deklaracjach, należy przez to rozumieć również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

 

Po co przeprowadza się czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzających dokonują co do zasady organy pierwszej instancji. Celem tych czynności jest:

  1. sprawdzenie terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków (w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów);
  2. stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji;
  3. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
  4. weryfikacja poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub przychodów (dochodów) nieopodatkowanych – w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
  5. weryfikacja danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej;
  6. weryfikacja danych i dokumentów przedstawionych przez podmioty dokonujące zgłoszenia rejestracyjnego (również uproszczonego) w zakresie podatku akcyzowego;
  7. sprawdzenie spełnienia warunków uprawniających do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych (tzw. estoński CIT) oraz rzetelności i terminowości składania oświadczenia podatnikowi przez jej udziałowca albo akcjonariusza, o których mowa w rozdziale 6b ustawy o CIT.

Ponadto Szef KAS lub organ podatkowy upoważniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w zakresie wymiany informacji o podatku VAT z państwami członkowskimi UE, dokonuje czynności sprawdzających odnoszących się do dokumentów składanych do tego organu.

 

Możliwe konsekwencje błędów w deklaracjach podatkowych

Jeśli okaże się, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste pomyłki albo w sytuacji, gdy została ona wypełniona niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy, w zależności od charakteru i zakresu uchybień:

  • koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5 000 zł;
  • zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.

W sytuacji błędów nieprzekraczających 5 000 zł organ uwierzytelnia kopię skorygowanej przez siebie deklaracji. Ma on obowiązek dołączyć ją podatnikowi wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty, albo informacją o braku takich zmian, oraz pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu.

Wspomniany sprzeciw podatnik może wnieść w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji do organu, który dokonuje korekty. Z przepisów nie wynika konieczność uzasadniania takiego sprzeciwu. Wniesienie go anuluje dokonaną przez organ korektę. Jeśli sprzeciw nie zostanie wniesiony w terminie, dokonana przez organ korekta deklaracji wywołuje skutki prawne jak korekta deklaracji złożona przez podatnika.

Jak zauważa M. Niezgódka-Medek, w sytuacji wniesienia sprzeciwu organ może wezwać dany podmiot do osobistego skorygowania deklaracji bądź wszcząć postępowanie podatkowe. Warto więc rozważyć wszystkie za i przeciw związane z decyzją o wnoszeniu sprzeciwu w stosunku do dokonanej przez organ korekty.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do deklaracji składanych przez płatników lub inkasentów oraz do załączników do deklaracji, a także do deklaracji składanych przez podatnika, płatnika lub inkasenta za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

 

Składanie wyjaśnień dotyczących deklaracji podatkowej

Organ podatkowy ma prawo zażądać od Ciebie złożenia wyjaśnień dotyczących przyczyn niezłożenia deklaracji lub sprawozdania finansowego. Może również wezwać Cię do ich złożenia, jeżeli nie zostały one złożone mimo takiego obowiązku.

Jeśli pojawią się wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ może wezwać Cię do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji. Powinien przy tym wskazać przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych zawartych w deklaracji.

 

Czynności sprawdzające a termin zwrotu podatku

Czynności sprawdzające mogą wydłużyć termin zwrotu podatku. Jeśli ich przeprowadzenie w zakresie zasadności zwrotu podatku wymaga przedłużenia terminu zwrotu podatku, organ może postanowić o jego przedłużeniu do czasu zakończenia czynności sprawdzających.

 

“Kontrola krzyżowa”

Z czynnościami sprawdzającymi możesz spotkać się również jako kontrahent podatnika wobec którego prowadzona jest kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe. Jeśli taka kontrola lub postępowanie toczą się wobec Ciebie, czynnościami sprawdzającymi mogą zostać objęci Twoi kontrahenci. Potocznie taka sytuacja nazywana jest czasem kontrolą krzyżową, choć formalnie nie mamy tu do czynienia z kontrolą podatkową kontrahenta podmiotu, wobec którego toczy się kontrola lub postępowanie podatkowe.

Istota omawianej sytuacji tkwi w możliwości żądania przez organ (w związku z kontrolą podatkową lub postępowaniem podatkowym) od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą:

  • przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;
  • przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2  Ordynacji podatkowej (jednolity plik kontrolny) – koszt tych czynności obciąża kontrahenta podatnika.

Z czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika sporządzany jest protokół.

Przepisy opisane w tej sekcji stosuje się również do prowadzących działalność gospodarczą podmiotów, które uczestniczą w dostawie tego samego towaru lub świadczeniu tej samej usługi, będących zarówno dostawcami, jak i nabywcami którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub świadczeniu usługi. W takim przypadku opisane wcześniej żądanie organu może dotyczyć wyłącznie dokumentów związanych z tą dostawą towaru lub tym świadczeniem usługi.

 

Czynności sprawdzające a korzystanie z ulg podatkowych

Jeśli ze złożonej przez Ciebie deklaracji wynika, że skorzystałaś/-eś z przysługujących Ci ulg podatkowych, organ podatkowy może zwrócić się do Ciebie o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez Ciebie w określonym czasie wymagają przepisy.

Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego lub celno-skarbowego banki mają obowiązek sporządzać i przekazywać informacje o zdarzeniach stanowiących podstawę do skorzystania przez Ciebie z ulg podatkowych, jeśli zostały one wykazane w złożonej przez Ciebie w deklaracji. Dotyczy to również zakładów ubezpieczeń, funduszy inwestycyjnych i dobrowolnych funduszy emerytalnych, w zakresie prowadzonych indywidualnych kont emerytalnych i indywidualnych kont zabezpieczenia emerytalnego, oraz do domów maklerskich, banków prowadzących działalność maklerską, towarzystw funduszy inwestycyjnych, zarządzających alternatywnymi spółkami inwestycyjnymi i SKOK-ów. Do informacji tych stosuje się odpowiednio przepis art. 184 §2a Ordynacji podatkowej, dotyczący oznaczenia żądania uchylenia tajemnicy bankowej.

 

Oględziny lokalu w ramach czynności sprawdzających

Bodaj najdalej idącym uprawnieniem organu podatkowego w ramach wykonywania czynności sprawdzających jest możliwość dokonania oględzin lokalu mieszkalnego. Wymaga to jednak zgody podatnika.

Organ podatkowy może dokonać oględzin lokalu mieszkalnego lub części tego lokalu za Twoją zgodą, jeśli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez Ciebie deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe. Pracownik organu w porozumieniu z Tobą ustala termin dokonania oględzin. Podpisana przez Ciebie adnotacja o ustaleniu terminu oględzin zostanie zamieszczona w aktach.

Jeśli w uzgodnionym terminie lokal nie zostanie przez Ciebie udostępniony, organ podatkowy może wyznaczyć nowy termin przeprowadzenia oględzin.

Z przeprowadzonych oględzin pracownik organu sporządza protokół, który dołącza się do akt sprawy.

Opisane w tej sekcji przepisy stosuje się odpowiednio w przypadku skorzystania przez Ciebie z ulg inwestycyjnych.

Warto zwrócić uwagę, że uprawnienia organu podatkowego są znacznie mniejsze niż w przypadku kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Po pierwsze organ może dokonać wyłącznie oględzin, a nie np. przeszukania. Po drugie nawet oględziny wymagają Twojej zgody.

 

Wyłączenie organu od dokonywania czynności sprawdzających

Może zdarzyć się sytuacja, że organ zostanie wyłączony z możliwości dokonania czynności sprawdzających. Przepisy wskazują, że:

W przypadku wyłączenia organu podatkowego od dokonywania czynności sprawdzających, deklaracja jest składana w organie podatkowym podlegającym wyłączeniu. Organ ten przekazuje deklarację do organu wyznaczonego do dokonywania czynności sprawdzających, pozostawiając jej kopię.

 

Podsumowanie

Czynności sprawdzające umożliwiają organom szybką weryfikację wypełniania przez Ciebie niektórych z Twoich obowiązków w zakresie podatków. Procedura jest stosunkowo prosta i nie powinna rodzić dla Ciebie wielu przeszkód w prowadzeniu działalności. Niemniej jednak, nawet w ramach tej procedury mogą wyjść na jaw błędy, które mogą narazić Cię na poważne konsekwencje, w sytuacji, gdy nie wypełniasz prawidłowo swoich obowiązków.

Aby zabezpieczyć się przed taką sytuacją warto pomyśleć o zapewnieniu sobie profesjonalnych rozliczeń rachunkowych i podatkowych. Jeśli obawiasz się, że obecna księgowość nie daje Ci gwarancji prawidłowego rozliczania lub dopiero rozpoczynasz działalność i szukasz profesjonalnej obsługi księgowej zadzwoń do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie.


Napisz do nas!

Wykaz źródeł

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.

Ustawa z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 605.

Dowgier R. [w:] Ordynacja podatkowa. Komentarz aktualizowany, Etel L. i in. (red. Etel L.), LEX/el. 2021, art. 272 i 274c.

Niezgódka-Medek M. [w:] Babiarz S. i in., Ordynacja podatkowa. Komentarz, wyd. XI, Warszawa 2019, art. 272, 274 i 274c.

Prejs E., Czynności sprawdzające i kontrola podatkowa po nowelizacji ordynacji podatkowej, PP 2016, nr 4, s. 22-33.

Stolarski P., 1.4. Problem wielotorowości kontroli realizacji zobowiązań podatkowych w Polsce [w:] Kontrola realizacji zobowiązań podatkowych w Polsce, Warszawa 2016.

Data ostatniej aktualizacji artykułu: