Faktura jest podstawowym dokumentem w rozliczeniach między przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą. Zapewne z faktu tego zdaje sobie sprawę większość podatników… choć możliwe, iż nie każdy wie, że przepisy jasno wskazują, jakie rodzaje informacji muszą znaleźć się w tym dokumencie. Co powinna zawierać faktura oraz faktura korygująca? Wskazówki w tym zakresie znajdziesz w naszym tekście.

Faktura VAT — co to takiego?

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów rozliczeniowych, które przedsiębiorcy wykorzystują w ramach rozliczania transakcji. Cel, dla którego stosuje się faktury w obrocie gospodarczym, jest bardzo prosty: udokumentowanie, czy dana transakcja gospodarcza doszła do skutku i na jakich warunkach się ona odbyła.

Faktura to rodzaj dokumentu, który jest stosunkowo najczęściej wykorzystywany  podczas rozliczania transakcji między przedsiębiorcami. Również decydując się na współpracę na podstawie umowy B2B, za wyświadczone usługi dla swojego kontrahenta wystawiasz fakturę. Nie jest to jednak jedyny typ dokumentu rozliczeniowego. Oprócz tego stosuje się praktyce gospodarczej również faktury:

  • proforma — ich wystawienie nie oznacza powstania obowiązku podatkowego. W pewnym uproszczeniu pro forma to „wersja robocza” faktury. Jest ona przygotowywana głównie na potrzeby negocjacji handlowych,
  • uproszczone — dotyczy transakcji o wartości nieprzekraczającej równowartości 100 euro (450 złotych). Rozwiązanie to stosuje się np. w sklepach wielkopowierzchniowych, gdy klient dokonuje zakupu firmowego. W przypadku tej faktury, z danych nabywcy obowiązkowo musi się znaleźć numer NIP,
  • zaliczkowe — dokument odnoszący się do zapłaty za całość lub część transakcji gospodarczej, 
  • korygujące — wystawia się je w celu poprawienia pomyłki na dokumencie pierwotnym. Błędem tym może być np. źle ustalona cena netto towaru/usługi lub niewłaściwie obliczona wartość podatku VAT.

Faktury — co powinny zawierać?

Jeśli chodzi o elementy faktury VAT, to przedsiębiorcy mają w tym zakresie dość jasne i przejrzyste wytyczne. Kluczowa jest tu ustawa z dn. 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, a konkretnie — art. 106e. 

W artykule tym wskazano, że faktura powinna zawierać  m.in. takie elementy jak:

  • unikalny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • data wystawienia dokumentu,
  • precyzyjne wskazanie (imię i nazwisko, nazwa spółki itp.) sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich daneadresowe,
  • numer, za pomocą którego dany podatnik jest zidentyfikowany na cele związane z opłacaniem zobowiązań podatkowych (w Polsce jest to Numer Identyfikacji Podatkowej NIP),
  • data wskazująca, kiedy doszło do wykonania usługi i/lub dostawy towarów,
  • data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi będących przedmiotem faktury. Nie musi być to bardzo szczegółowa informacja, aczkolwiek zaleca się wskazanie takich danych, by możliwe była wskazanie, czego dotyczy faktura,
  • ilość dostarczonych towarów, a w przypadku usług — zakres wykonanych prac,
  • cena jednostkowa przedmiotu transakcji netto, tzn. bez kwoty podatku VAT. Konieczne jest podanie zarówno ceny jednostkowej, jak i ceny łącznej, tzn. iloczynu liczby towarów/usług oraz ceny za jednostkę produktu,
  • informacje na temat wszelkich zastosowanych opustów, rabatów lub obniżek cen,
  • stawka oraz wysokość VAT, a jeśli dla różnych towarów/usług zastosowano różne stawki podatku od towarów i usług — rozbicie kwoty faktury na poszczególne stawki podatku VAT.

Co jeszcze może znaleźć się w fakturze?

W zależności od specyfiki na fakturze mogą znaleźć się również informacje o następujących kwestiach:

  • rozliczenie oparte o MPP, czyli mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) — zgodnie z przepisami podatkowymi na fakturze musi znaleźć się komunikat o treści „mechanizm podzielonej płatności” w sytuacji, gdy wartość faktury w ujęciu brutto przekracza piętnaście tysięcy złotych i dotyczy dostawy towarów oraz świadczenia usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (zalicza się tu np. roboty budowlane). Brak takiej informacji grozi otrzymaniem sankcji w wysokości 30 proc. wartości podatku VAT od danej transakcji, a w skrajnych sytuacjach otrzymanie grzywny w wysokości nawet 21 milionów złotych. Kary nie stosuje się w sytuacji, gdy nabywca ureguluje zobowiązanie podatkowe w sposób zgodny z przepisami,
  • konieczność dodania informacji o zastosowaniu mechanizmu odwrotnego obciążenia (więcej informacji na ten temat można przeczytać w innym z naszym tekstów),
  • metoda kasowa — metoda kasowa VAT oznacza, że obowiązek podatkowy powstaje nie w momencie dokonania sprzedaży, ale uzyskania faktycznych wpływów z tytułu dostawy towaru lub realizacji usługi. Jeśli chodzi o firmy rozliczające się w oparciu o metodę kasową (podmioty te określa się mianem tzw. małych podatników), to również powinny one umieszczać taką informację na wystawianych fakturach,
  • zwolnienie z VAT — co do zasady, przedsiębiorcy mogą korzystać z następujących form zwolnienia z VAT: przedmiotowego (z uwagi na rodzaj wykonywanej działalności) oraz podmiotowego (roczne przychody w wysokości do 200 tysięcy złotych). W pierwszym z wymienionych przypadków przedsiębiorca wystawiający fakturę powinien zamieszczać informację o tym, jaka jest podstawa prawna zwolnienia z podatku od towarów i usług (art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). W sytuacji, gdy w firmie korzysta się ze zwolnienia podmiotowego, umieszczanie adnotacji na temat zwolnienia jest zalecane, ale nieobowiązkowe),
  • termin wykonania usługi – w przypadku, gdy data wykonania usługi i wystawienia faktury jest taka sama.

limit wartości sprzedaży, do którego przysługuje zwolnienie z rejestracji do VAT wynosi 200 000 złotych

Chcesz dowiedzieć się czy warto rejestrować się do VAT przed osiągnięciem progu? Zapoznaj się z artykułem Plusy i minusy rejestracji do VAT.

W jaki sposób poprawiać błędy na fakturze?

Jak już wiesz, do dokumentowania transakcji biznesowych służą faktury . Ich treść powinna odzwierciedlać zasady rozliczania transakcji, w tym m.in. przedmiot oraz wartość operacji gospodarczej itp.

Praktyka pokazuje, że łatwo o popełnienie błędów podczas wystawiania faktury; może stać się tak wskutek nieuwagi lub braku odpowiedniej wiedzy. Istnieje rozwiązanie tego problemu: jest nim faktura korygująca.

Faktura korygująca (korekta) jest dokumentem wykorzystywanym celu poprawienia błędów finansowych z dokumentu pierwotnego. Korekta ta może zmniejszyć lub zwiększyć wartość danej faktury.

Czy wiesz, że?

Faktury nie można poprawiać poprzez wprowadzenie zmian na pierwotnym dokumencie i dokonania jej podmiany, bowiem w obiegu gospodarczy będą znajdowały się dwie faktury o tym samym numerze i dokumentujące tą samą czynność.

Aby wprowadzić poprawne dane, należy wystawić fakturę korygującą, bądź notę korygującą.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Jakie elementy powinna zawierać korekta faktury? Powinny znaleźć się tam takie elementy jak:

  • numer oraz data jej wystawienia
  • dane zawarte na fakturze, która jest korygowana (datę jej wystawienia, numer faktury, dane nabywcy i sprzedawcy wraz z numerem identyfikacyjnym)
  • wartość korekty,
  • wskazanie, które usługi lub towary zostały objęte korektą.

Oprócz tego można wskazać powód, dla którego wystawia się dokument korygująca (pomyłka, udzielenie rabatu itp.).

Kwestie związane z wystawieniem faktury korygującej również reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106j pkt 1 dokument ten sporządza się m.in. w następujących sytuacjach:

  • zmiana podstawy opodatkowania (części netto) lub wartości podatku,
  • zwrot przez odbiorcę części lub całości zamówionego towaru.

Wystawieniem faktury korygującej zajmuje się sprzedawca. Oprócz tego można wystawić również fakturę korygującą na dane formalne — robi się tak np. w przypadku pomyłki w numerze NIP lub literówki w nazwie przedsiębiorstwa (ważne jest, by błąd ten nie przekładał się na wysokość podatku VAT).

Wystawianie noty korygującej. Nota to nie to samo co faktura!

Oprócz faktury korekty przepisy dopuszczają także możliwość sporządzenia tzw. noty korygujące. W odróżnieniu od korekty nota dotyczy głównie elementów formalnych faktury, w tym np. danych adresowych, błędu w nazwie itp. Przygotowanie noty korygującej to zadanie, które wykonuje odbiorca towaru lub usługi.

Faktury online, czyli szybki sposób na to, jak wystawić fakturę za usługę lub dostawę towaru?

Jak widać, zakres informacji, jakie powinny znaleźć się na fakturze, jest dość szeroki. Na szczęście, istnieje rozwiązanie, które ułatwia wystawianie faktur. Rozumie się przez to programy komputerowe, które przyspieszają wystawianie nowych dokumentów.

Tego typu systemy oznaczają:

  • wzrost efektywności pracy, ponieważ wszelkie niezbędne obliczenia wykonuje program do księgowości. Takie rozwiązanie to minimalizacja ryzyka pomyłek.
  • automatyzacja pracy — program komputerowy zajmie się wykonywaniem takich żmudnych i monotonnych zadań jak np. przeliczanie kursów walut obcych.

Co powinna zawierać faktura? Podsumowanie

Obowiązkowe elementy faktury to ważny, ale nie jedyny element. Oprócz tego trzeba jednak mieć wiedzę na tematy związane ze sposobem ustalania kursu walutowego, ustalaniem odsetek za zwłokę itp.

Niestety, przedsiębiorca prowadzący biznes nie zawsze jest w stanie trzymać rękę na pulsie w sprawach rozliczeniowych. To właśnie dlatego warto zdecydować się na wsparcie ze strony doświadczonych profesjonalistów — outsourcing księgowości to rozwiązanie, które cieszy się rosnącym zainteresowaniem w ostatnich latach.

Masz inne pytania?

Możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji z naszymi specjalistami.

Kliknij przycisk poniżej, by wybrać dogodny termin, w którym oddzwonimy do Ciebie!

Napisz do nas!

Polityka Prywatności

4.7/5 - (4 votes)
Polityka Prywatności i Plików Cookies Ta strona korzysta z plików cookies. Korzystając z tej strony akceptujesz używanie cookies, zgodnie z Twoimi ustawieniami przeglądarki internetowej.
Zgoda