Gubisz się w gąszczu przepisów? Nie jest dla Ciebie jasne czy masz wystawiać faktury czy rachunki? Zastanawiasz się jak faktury mają się do paragonów? Nie masz pojęcia czym różni się faktura korygująca od noty korygującej? Wystawianie faktur to złożony temat. Powyższe kwestie spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Dlatego właśnie przygotowaliśmy krótki poradnik dotyczący tej problematyki, wraz z omówieniem obowiązkowych elementów faktur i terminów ich wystawiania. W artykule skupiamy się głównie na najbardziej typowych przypadkach wystawiania faktur, pomijając niektóre bardziej złożone zagadnienia, które dotyczą zazwyczaj nielicznych grup podatników.

Faktury
Faktury zaliczkowe
Faktury uproszczone
Faktury proforma
Faktury korygujące
Noty korygujące
Przechowywanie faktur

 

Faktury

Faktury to jeden z najbardziej rozpowszechnionych dokumentów funkcjonujących w obrocie gospodarczym. Konieczne jest jednak ich zdefiniowanie i odróżnienie od podobnych dokumentów.

Zgodnie z przepisami o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przez fakturę elektroniczną rozumie się zaś fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Co ciekawe, w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Znaczenie faktur dla Twoich rozliczeń jest olbrzymie, gdyż wystawiając fakturę, w której wykażesz kwotę podatku, stajesz się obowiązana/-y do jego zapłaty.

 

Faktury a rachunki

Faktury należy odróżnić od paragonów wystawianych poprzez kasę fiskalną (choć paragony można traktować jako faktury uproszczone, co wyjaśnimy nieco później) oraz od rachunków. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek ten nie dotyczy w pewnych sytuacjach rolników oraz określonych w przepisach przypadków dotyczących procedur szczególnych związanych z VAT.

Rachunek powinien zostać wystawiony  nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru, w sytuacji gdy rachunku zażądano przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru.  Jeśli żądanie to zgłoszono po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku winno nastąpić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi podatnik nie ma jednak obowiązku wystawienia rachunku.

Rachunki nie muszą zawierać zbyt wielu informacji. Do obowiązkowych elementów należą jedynie:

  • imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
  • data wystawienia i numer kolejny rachunku;
  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
  • ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten stosuje się odpowiednio również do podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Jeśli oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.

Warto ponownie podkreślić, że rachunki wystawia się, gdy z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury. Przepisów o rachunkach nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług.

 

Co znajduje się na fakturze?

Faktury powinny zawierać szereg elementów. Część z nich dotyczy wszystkich faktur. Niektóre natomiast powinny pojawić się w określonych przepisami sytuacjach. Pewne elementy nie powinny zaś pojawiać się w przypadku niektórych faktur, a jeszcze inne mogą nie pojawiać się na fakturze w pewnych sytuacjach. Zasady dotyczące elementów składowych faktury reguluje przede wszystkim art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), do którego będziemy się w tym poradniku wielokrotnie odnosić. Warto więc go zapamiętać.

Co do zasady do elementów wymaganych w przypadku większości faktur zalicza się przede wszystkim:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e pkt 24 lit. a ustawy o VAT;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b ustawy o VAT;
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT;
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  15. kwotę należności ogółem.

Do tych piętnastu punktów będziemy się jeszcze niejednokrotnie odnosić, gdyż będą one miały znaczenie np. dla faktur korygujących, not korygujących, czy też duplikatów.

Ponadto przepisy wymagają w określonych sytuacjach zawarcie na fakturze elementów takich jak np. wyrazy:

  • “metoda kasowa”,
  • “samofakturowanie”,
  • “odwrotne obciążenie”,
  • “mechanizm podzielonej płatności”.

Konieczne może być również podanie innych informacji, jak np. nazwa lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego), czy też dane dotyczące nowych środków transportu, takie jak chociażby przebieg pojazdu.

Jak zostało już wspomniane niektóre faktury w pewnych sytuacjach nie zawierają pewnych danych, np. numeru za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. W razie wątpliwości w pierwszej kolejności warto sprawdzić zasady opisane w art. 106e ustawy o VAT.

 

Cechy faktury

Poza obowiązkowymi elementami faktur, należy również pamiętać również o ich cechach, takich jak autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. To podatnik określa sposób zapewnienia tych cech. Autentyczność pochodzenia faktury to nic innego jak pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się zaś, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy nie precyzują dokładnego sposobu zapewnienia tych cech. Stanowią jedynie, że można je zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ponadto w przypadku faktur elektronicznych autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych,
  • Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Egzemplarze i duplikaty faktur

Fakturę wystawia się co do zasady w dwóch egzemplarzach – jeden z nich otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik, który dokonuje sprzedaży. W sytuacji dostaw dokonywanych w trybie egzekucyjnym wystawia się natomiast 3 egzemplarze faktury – dla nabywcy, podmiotu wystawiającego fakturę oraz dla dłużnika.

Faktury można wystawiać również elektronicznie. W najbardziej typowych przypadkach wystawiania faktur drogą elektroniczną, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy. Inne zasady obowiązują m.in. wspomniany tryb egzekucyjny, czy też przypadki umów w sprawie wystawiania faktur. Nie będziemy ich jednak szerzej omawiać w tym artykule.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury (z pominięciem przypadków umów w sprawie wystawiania faktur i trybu egzekucyjnego) mamy zasadniczo do czynienia z dwoma możliwościami wystawiania duplikatów faktur. Podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

  • na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Pamiętaj, że faktura wystawiona ponownie powinna zawierać datę jej wystawienia oraz może zawierać wyraz “DUPLIKAT”, który do końca 2021 r. był jej elementem obowiązkowym.

 

Terminy wystawiania faktur

Zasadą jest, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Należy jednocześnie pamiętać o innej zasadzie, zgodnie z którą faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia (do końca 2021 r. był to 30. dzień) przed:

  • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
  • otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Od obydwu tych zasad przewidziany jest jednak szereg wyjątków. Szczegółowe zasady wystawiania faktur znajdziesz w art. 106i ustawy o VAT.

 

Obowiązek wystawiania faktur a zwolnienia z VAT

Generalnie rzecz biorąc podatnicy muszą wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż, jednak nie dotyczy to zwolnień na podstawie szeregu przepisów ustawy o VAT (art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT). Chodzi tu zarówno o zwolnienia przedmiotowe, jak i zwolnienia podmiotowe ze względu na małą wartość sprzedaży. Więcej na ich temat znajdziesz w artykule Rejestracja do VAT – kiedy to konieczne?

Niemniej jednak na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeśli żądanie to zgłoszono w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Nieco inne regulacje dotyczą w tym zakresie rolników ryczałtowych, jednak w tym miejscu nie będziemy tego dokładnie omawiać.

 

Faktury zaliczkowe

W obrocie gospodarczym niejednokrotnie zdarza się, że przedsiębiorcy otrzymują zapłatę lub jej część przed dokonaniem czynności powodującej obowiązek podatkowy na gruncie VAT (chodzi tu m.in. o sprzedaż). W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie tzw. faktur zaliczkowych.

Faktury te muszą zawierać dane, o których pisaliśmy w pkt 1-6 sekcji dotyczącej obowiązkowych elementów większości faktur. Ponadto powinna się na nich znaleźć otrzymana kwota zapłaty, odpowiednio wyliczona kwota podatku oraz dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności:

  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • ilość zamówionych towarów,
  • wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku,
  • stawki podatku,
  • kwoty podatku,
  • wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług oraz kwotę podatku pomniejsza się o odpowiednie kwoty wynikające z faktur zaliczkowych. Faktura, o której mowa w poprzednim zdaniu (faktura końcowa), powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jeśli wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z nich powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

 

Faktury uproszczone

W różnych miejscach możesz spotkać się z pojęciem „faktury uproszczonej”. Przepisy nie mówią wprost o takich fakturach, niemniej jednak art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT pozwala na pominięcie na fakturze pewnych danych. Co istotne, faktura taka musi zawierać dane, które pozwolą określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku. Kwota należności nie może zaś przekraczać 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro.

Po spełnieniu tych warunków faktura może nie zawierać:

  • imion i nazwisk lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu;
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT;
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Przepisów tych nie stosuje się jednak w każdym przypadku. Do wyjątków należą m.in. wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość i sprzedaż na odległość towarów importowanych, o których więcej możesz przeczytać w artykułach Zmiany podatkowe istotne dla e-commerce oraz Nowe procedury rozliczania VAT OSS i IOSS.

W każdym przypadku na fakturze uproszczonej musi znajdować się NIP. Jak widzisz nie został on wyłączony z obowiązkowych elementów faktury. W związku z powyższym w przypadku paragonów, które chcesz traktować jako fakturę uproszczoną, muszą one zawierać NIP, a także pozostałe obowiązkowe elementy faktury, których zamieszczenie na fakturze nie zostało wyłączone.

Jeśli paragon został uznany za tzw. fakturę uproszczoną, nie stosuje się przepisu, zgodnie z którym gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

 

Faktury proforma

Faktury proforma wystawiane są zazwyczaj przed wystawieniem „właściwej” faktury, z różnorakich powodów. Mogą stanowić np. ofertę handlową lub poświadczać dokonanie jakiejś czynności. Dokumenty te bardzo często nie różnią się od zwykłych faktur niczym poza dodaniem słowa „proforma”. Żadne przepisy nie regulują jednak tego, co faktura proforma powinna zawierać. Możesz spotkać się więc z poglądami, że dla bezpieczeństwa lepiej, by zabrakło na nich jakiegoś elementu obowiązkowego dla właściwych faktur, by organy skarbowe nie miały wątpliwości, że mają do czynienia z proformą, a nie z właściwą fakturą. Takie rozumowanie uzasadniać może obawa przed podatkowymi skutkami potraktowania proformy jako właściwej faktury. Proforma nie powinna bowiem wywoływać skutków podatkowych, np. obowiązku zapłaty VAT lub nabycia prawa do odliczenia podatku naliczonego, natomiast wystawienie właściwej faktury może wiązać się z takimi właśnie skutkami.

Reasumując, faktura proforma jest dokumentem nieuregulowanym w przepisach, w związku z czym zasady obrotu takimi dokumentami opierają się na zwyczajach handlowych, a nie na przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Proformy nie są księgowane i nie powinny wywoływać skutków podatkowych, choć zamieszczenie w proformie wszystkich obowiązkowych elementów faktury, może budzić pewne obawy w tym zakresie.

 

Faktury korygujące

Faktury korygujące podatnik wystawia w przypadkach udzielenia rabatów, opustów i obniżek cen, dokonania zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonania zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, a także w przypadku podwyższenia lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
  • numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy o VAT (wymieniane w początkowej części tego poradnika z zachowaniem numeracji takiej jak w ustawie w brzmieniu obowiązującym na dzień pisania artykułu),
    • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
  • w przypadkach innych niż wskazane w punkcie powyżej – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać:

  • wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA” albo “KOREKTA”;
  • przyczynę korekty.

Do końca 2021 r. powyższe dwa elementy były obowiązkowe dla faktur korygujących.

Jeśli podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

  • zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
  • może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

 

Noty korygujące

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Jeśli więc otrzymasz fakturę zawierającą błędy np. w zakresie daty, nazwy przedsiębiorstwa, NIP-u, czy też nazwy towaru lub usługi, możesz jako nabywca wystawić notę korygującą. Poprzez notę korygującą nie poprawisz natomiast błędów dotyczących cen, miar i ilości towarów lub zakresu usług, stawek podatku, czy też kwot podatku, sprzedaży lub należności ogółem.

Pamiętaj, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Wystawiając notę korygującą musisz zadbać o taką akceptację, co powinno zostać oczywiście stosownie udokumentowane.

Nota korygująca powinna zawierać:

  1. wyrazy “NOTA KORYGUJĄCA”;
  2. numer kolejny i datę jej wystawienia;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
  4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT;
  5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

W przypadku not korygujących wystawianych elektronicznie to nabywca przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia noty korygującej, stosuje się omawiane wcześniej przepisy o duplikatach faktur, z tą różnicą, że notę korygującą wystawia ponownie nabywca:

  • na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
  • zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

 

Przechowywanie faktur

Co do zasady podatnicy muszą przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Generalna zasada dotycząca zobowiązań podatkowych zawarta w ordynacji podatkowej mówi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Niemniej jednak termin ten może ulegać zawieszeniu lub przerwaniu. Należy mieć to na uwadze w kontekście terminu przechowywania faktur, gdyż będzie mieć to wpływ na terminy przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem VAT, w tym faktur.

Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury (w tym faktury wystawione ponownie) oraz otrzymane faktury (w tym faktury wystawione ponownie) musisz jako podatnik przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pamiętaj również, że na żądanie organów podatkowych musisz zapewnić im bezzwłoczny dostęp do tych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jeśli masz siedzibę na terytorium Polski faktury musisz przechowywać w Polsce. Zasada ta nie obowiązuje jednak, jeżeli przechowujesz faktury poza terytorium Polski w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Warto mieć na uwadze, że poza terminami przechowywania faktur, inne dokumenty mogą mieć inne terminy, w których należy je przechowywać, np. termin 10 lat w przypadku ewidencji procedur unijnej i nieunijnej związanych z VAT OSS.

 

Fałszerstwa faktur

Jak widzisz, błędy związane z wystawianiem faktur można po prostu korygować za pomocą faktur korygujących lub not korygujących. Błędy, które podlegają korekcie nie wynikają rzecz jasna z celowego działania. Jeśli celowo wprowadzasz nieprawdziwe informacje na fakturze lub w ogóle podrabiasz ją, musisz liczyć się z odpowiedzialnością karną.

W skrajnym przypadku fałszowanie faktur może wiązać się z karą nawet 25 lat pozbawienia wolności! Fałszerstwa faktur narażają podatek na uszczuplenie, co działa na szkodę społeczeństwa. Ustawodawca zdecydował więc, że w przypadku najcięższych przypadków fałszerstw faktur, będzie można orzec wobec winnego karę porównywalną z jednymi z najcięższych zbrodni. Nie warto więc ryzykować wielu lat więzienia dla chęci łatwego, lecz nielegalnego zarobku.

Więcej na temat tzw. zbrodni vatowskiej, czyli przestępstwa związanego z fałszowaniem faktur, przeczytasz w naszym artykule Przestępstwa skarbowe i zbrodnia vatowska.

Jednym ze sposobów na walkę z przestępczością na gruncie podatku VAT jest wprowadzenie od 2022 r. tzw. faktur ustrukturyzowanych, których nie omawialiśmy w tym artykule. W tym miejscu warto jednak zwrócić uwagę, że w przyszłości mogą być one koniecznością dla przedsiębiorców.

 

Podsumowanie

Jak widzisz, tak prosta czynność jaką zdawałoby się wystawienie faktury, związana jest z wieloma obowiązkami i różnorodnymi zasadami, których stosowanie może okazać się problematyczne w praktyce. Dlatego też niezwykle ważna ważna jest współpraca przedsiębiorcy z profesjonalnym księgowym.

Jeśli chcesz zapewnić sobie najwyższą jakość usług księgowych nie czekaj i zadzwoń do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie.


Napisz do nas!

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 703).

Data ostatniej aktualizacji artykułu: