Zakładasz sklep internetowy i potrzebujesz księgowości? Zastanawiasz się czy lepszym rozwiązaniem będzie dla Ciebie tradycyjna księgowość, czy może prowadzona samodzielnie księgowość online? A może szukasz innego, lepszego od wymienionych rozwiązania?  W tym artykule przedstawimy Ci wady i zalety różnych form prowadzenia księgowości oraz pokażemy, że współczesna księgowość może być nowoczesna i bezpieczna zarazem.

Czym jest księgowość?
Tradycyjna księgowość – stacjonarne biuro rachunkowe
Księgowość online
Księgowość dla sklepu internetowego

 

Czym jest księgowość?

Aby porównać ze sobą różne modele prowadzenia księgowości, należy zastanowić się nad pytaniem leżącym u podstaw tego problemu – czym właściwie jest księgowość?

 

Czy księgowość jest tym samym co rachunkowość?

Termin księgowość można w pewnym kontekście rozumieć jako rachunkowość. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje:

  1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
  2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
  3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
  4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
  5. sporządzanie sprawozdań finansowych;
  6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
  7. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Rachunkowości nie musisz rzecz jasna prowadzić samodzielnie. Przepisy dopuszczają usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie. Nazywamy je najczęściej biurami rachunkowymi. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami jest działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług z zakresu czynności w określonych powyżej pkt 2-6.

W praktyce biura rachunkowe często mogą pomóc Ci w opracowaniu polityki rachunkowości, jak i mogą wspierać Cię w wykonywaniu obowiązków dotyczących poddawania sprawozdań badaniu przez biegłego rewidenta, pomagać w wypełnianiu obowiązków składania sprawozdań do KRS, udostępniania, czy też ogłaszania ich. Niemniej jednak, zgodnie z ustawą, czynności te nie wchodzą w zakres usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, więc najczęściej korzystanie z takich usług wymaga stosownych zapisów w umowie z biurem rachunkowym.

 

Księgowość to nie tylko rachunkowość

Gdyby jednak można było utożsamić rynek księgowości w Polsce z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, to w jego zasięgu nie znalazłoby się prowadzenie podatkowej księgi przychodów (PKPiR) i rozchodów, czy też ewidencji przychodów dla potrzeb ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Szersze pojęcie księgowości można wywieść od pojęcia ksiąg podatkowych. Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, PKPiR, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Księgowość rozumiana jako prowadzenie ksiąg podatkowych będzie mieć więc znacznie szersze znaczenie niż prowadzenie ksiąg rachunkowych. Poza księgami rachunkowymi, tak rozumiana księgowość dotyczy bowiem również prowadzenia innych ksiąg, ewidencji i rejestrów.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR przewiduje możliwość prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe. Zgodnie z tym aktem prawnym, biurem rachunkowym jest przedsiębiorca uprawniony na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie. W przypadku powierzenia prowadzenia PKPiR biuru rachunkowemu, podatnik musi jednak prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, chyba że prowadzi on ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, tj. fiskalnych.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Ryczałt od przychodów a sklep internetowy. Podmioty świadczące usługi księgowe zajmują się również obsługą takich podatników.

Oczywiście poza prowadzeniem wspomnianych ksiąg i ewidencji, podatnicy mają obowiązki wynikające z przepisów o podatku VAT, zarówno w przypadku gdy są podatnikami czynnymi, jak i (w ograniczonym zakresie), jeśli są podatnikami zwolnionymi tego podatku. W zakres usług księgowych wchodzi także obsługa klientów również w tym zakresie. Więcej na temat obowiązków związanych z VAT przeczytasz w artykule Rejestracja do VAT – kiedy to konieczne?

Jak widzisz, zakres usług księgowych jest naprawdę bardzo szeroki, więc wybór odpowiedniej formy księgowości wydaje się niesłychanie istotny.

 

Usługi okołoksięgowe

Współczesne biuro rachunkowe to jednak nie tylko prowadzenie ksiąg. Bardzo często biuro rachunkowe świadczy różnego rodzaju dodatkowe usługi, jak choćby prowadzenie kadr i płac, czy też dokonywanie analiz z zakresu rachunkowości zarządczej. Mówiąc więc o księgowości, należy mieć na uwadze zarówno usługi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, jak i z prowadzeniem innego rodzaju ksiąg podatkowych, rejestrów i ewidencji. Nie można jednak zapominać o tym, że poza księgowością sensu stricto, biura rachunkowe mogą świadczyć również inne usługi.

 

Tradycyjna księgowość – stacjonarne biuro rachunkowe

Klasyczny model współpracy z biurem rachunkowym polega na tym, że Ty dostarczasz stosowne dokumenty, a Twój księgowy ewidencjonuje je w Twoich księgach rachunkowych lub podatkowych.

Rozwiązanie to ma swoje zalety i wady. W najogólniejszym zarysie można powiedzieć, że daje Ci ono pewną stabilność i bezpieczeństwo, jednak jest mało elastyczne i może generować niepotrzebne koszty.

Podstawową zaletą jest to, że jesteś obsługiwany przez księgowego lub księgowych, którzy powinni posiadać wiedzę z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego i finansów. Z czasem coraz lepiej poznają oni specyfikę Twojego sklepu internetowego, dzięki czemu łatwiej rozwiązywać im szczególnie trudne problemy związane ze specyfiką Twojej branży. Rozwiązanie to może jednak rodzić pewne problemy.

 

Archiwizacja dokumentów

Bardzo często biura rachunkowe przechowują dokumenty swoich klientów. Taką możliwość przewidują zarówno przepisy o rachunkowości, rozporządzenie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Rozwiązanie to może jednak generować dodatkowe koszty. Po pierwsze, przy dziesiątkach lub setkach klientów, biuru rachunkowemu może uzbierać się naprawdę dużo dokumentów, które trzeba gdzieś przechowywać, co powoduje wyłączenie z użytku pewnej powierzchni, za którą biuro rachunkowe musi płacić. Nie pozostaje to oczywiście bez wpływu na cenę obsługi. Nawet, jeżeli nie jest to wprost zawarte w cenie usługi księgowej, z pewnością mogłaby być ona tańsza, gdyby biuro rachunkowe nie musiało archiwizować tysięcy dokumentów i ponosić związanych z tym kosztów.

 

Transport dokumentów

Innym problemem jest fakt, że dokumenty trzeba po prostu transportować do biura rachunkowego, a to również wiąże się dla Ciebie z kosztami. Chodzi nie tylko o koszty samego transportu, ale również o tzw. koszty utraconych korzyści. W czasie, gdy Ty lub Twój pracownik przewozicie dokumenty do biura rachunkowego, moglibyście podjąć inne działania, które mogłyby zwiększyć Twoje przychody. Nie możecie jednak tego zrobić jeżdżąc tam i z powrotem z fakturami i pozostałą dokumentacją.

Oczywiście możliwa jest również sytuacja, w której to przedstawiciel biura rachunkowego przyjeżdża po dokumenty do Ciebie. Nie łudźmy się jednak! Takie rozwiązanie generuje koszty po stronie biura rachunkowego, które niechybnie zostaną przerzucone na cenę usług księgowych.

Pozostaje rzecz jasna możliwość wysyłania dokumentów pocztą lub kurierem, ale pomijając kwestię kosztów, lepiej nie musieć obawiać się co stałoby się np. w przypadku zaginięcia przesyłki, co przecież może się zdarzyć.

 

Tradycyjna księgowość biur rachunkowych ogranicza wybór

Nie oszukujmy się, tradycyjne rozwiązania księgowe ograniczają Cię pod kątem wyboru najlepszych specjalistów. Być może znalazłbyś lepszego specjalistę dla swojego sklepu internetowego na drugim końcu Polski, ale przy tradycyjnych metodach współpracy, taka księgowość słono by Cię kosztowała. Jeśli prowadzisz działalność w dużym mieście, to będzie Ci nieco łatwiej znaleźć kompetentnego księgowego, który rozumie specyfikę branży e-commerce i prawidłowo rozliczy Twój sklep internetowy. Co jednak, jeśli prowadzisz działalność w małej miejscowości, gdzie nie ma dostępu do dużego rynku usług księgowych w Twoim pobliżu? Być może będziesz, mieć szczęście i trafisz na świetnego specjalistę, a być może nie. Tradycyjnie rozumiana księgowość ogranicza pod tym względem swobodę Twojego wyboru.

 

Zatrudnienie księgowego

Oczywiście możesz też spróbować zatrudnić księgowego. Zakładając, że uda Ci się znaleźć odpowiedniego fachowca, musisz się jednak liczyć z dużymi kosztami utrzymania pracownika. Pracownik będzie oczekiwał pewnej kwoty netto, ale przecież musisz zapłacić w jego imieniu zaliczkę na podatek dochodowy, składki ZUS, które obciążają jego wynagrodzenie brutto, a także składki ZUS, które obciążają Ciebie. Szczególnie przy raczkującej dopiero działalności e-commerce zatrudnienie dobrze wykwalifikowanego księgowego może okazać się zbyt drogie. Tym bardziej, że dobry specjalista z pewnością będzie się cenił, a raczej nie chcesz zatrudniać kogoś kto nie poradzi sobie z prowadzeniem Twoich ksiąg.

Oczywiście możesz zatrudnić kogoś w niepełnym wymiarze godzinowym, ale tu potrzeba pewnej dozy szczęścia, by znaleźć wykwalifikowanego księgowego, który chciałby pracować np. akurat na ¼ etatu. Tak czy owak, koszty jego utrzymania i tak pozostaną stosunkowo wysokie, bo choć zmieni się kwota do wypłaty, wynagrodzenie pracownicze wciąż może okazać się dużym kosztem.

Ponadto, o ile w przypadku biura rachunkowego, które musi mieć wykupione ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, być może będziesz mógł dochodzić ewentualnych szkód wyrządzonych przez błędy zawinione przez to biuro, o tyle w przypadku pracownika, ewentualne odszkodowanie z jego strony jest ograniczone przepisami Kodeksu pracy do trzykrotności jego miesięcznego wynagrodzenia. W przypadku dużych obrotów, które będzie generował Twój sklep internetowy, wartość błędów rachunkowych może wielokrotnie przekraczać trzykrotność wynagrodzenia Twojego księgowego.

 

Księgowość online

Skoro więc tradycyjne biura rachunkowe mogą generować koszty związane z archiwizacją i transportem dokumentów, a koszty pracownicze są dość wysokie i nie zawsze będzie Cię stać na zatrudnienie księgowego, którego odpowiedzialność materialna jest w dodatku mocno ograniczona wobec Ciebie, to być może można skorzystać z innych, bardziej innowacyjnych rozwiązań?

Od kilku lat coraz popularniejsza staje się księgowość online. Istnieje coraz więcej aplikacji, umożliwiających samodzielne prowadzenie ksiąg, w tym tych oferowanych przez banki, przy zakładaniu rachunków firmowych. Sprawdzają się one zazwyczaj przy prostych działalnościach i małej liczbie dokumentów do księgowania. Jednakże, bardzo często potrzebna może być porada fachowca, gdyż osoby niezaznajomione z przepisami podatkowymi lub rachunkowymi, mogą mieć spore problemy z prawidłowym prowadzeniem ksiąg i rozliczaniem się z organami skarbowymi. Oczywiście producenci oprogramowań do księgowania online bardzo często oferują wsparcie dla swoich klientów, jednak osoby udzielające tego wsparcia mogą nie być aż tak dobrze zaznajomione z Twoją działalnością, jak byłby zaznajomiony księgowy, prowadzący Twoje księgi na co dzień.

Dodatkowym problemem jest fakt, że za ewentualne błędy wynikające z Twoich działań odpowiesz jedynie Ty, biorąc na siebie w zasadzie całość odpowiedzialności za prowadzenie swoich ksiąg. Chcąc mieć pewność, że wszystko rozliczasz dobrze, będziesz musiał poświęcić mnóstwo czasu na zaznajomienie się z przepisami. PIT, CIT, VAT, podatek od czynności cywilnoprawnych, akcyza, cło… Jeśli dobrze poznasz przepisy dotyczące podatków, możesz śmiało zakładać własne biuro rachunkowe, ale zaznajomienie się z nimi do tego stopnia pochłonie Twój czas, który w innej sytuacji zostałby przez Ciebie poświęcony na prowadzenie Twojego sklepu internetowego.

Oczywiście dobrze mieć podstawową wiedzę o swoich obowiązkach podatkowych i rachunkowych, bo przed organami skarbowymi za swoje zobowiązania odpowiadasz bezpośrednio Ty jako podatnik lub osoba zarządzająca spółką, która występuje w charakterze podatnika. Niemniej jednak, przy pewnej skali działalności zapewne nie będziesz mieć czasu na zgłębianie tajników podatkowej wiedzy. Oczywiście możesz zatrudnić kogoś, kto będzie w Twoim imieniu prowadził księgowość online, ale to mijałoby się z ideą księgowości online, gdyż nie dość, że wiązałoby się to z ponoszeniem kosztów usługi księgowości online, to w dodatku należałoby opłacić wynagrodzenie pracownika.

 

Księgowość dla sklepu internetowego

Skoro tradycyjna księgowość może ograniczać Twoje możliwości wyboru specjalistów z Twojej dziedziny i generować niepotrzebne koszty, a księgowość online, nie daje Ci wystarczających gwarancji bezpieczeństwa, pochłaniając jednocześnie mnóstwo Twojego czasu, zapewne zastanawiasz się, czy jest przed Tobą jakaś alternatywa. Otóż jest!

W SOVA Księgowość wypracowaliśmy model współpracy z klientami, który pozwala połączyć zalety tradycyjnego biura rachunkowego z zaletami księgowości online, przy niemal zupełnym wykluczeniu ich wad.

Nasz kontakt z klientem odbywa się w większości w formie zdalnej. Dokumenty przechowujesz u siebie, a nam wysyłasz jedynie ich skany. Dzięki temu oszczędzasz swój czas i pieniądze, związane z kserowaniem, dowozem i archiwizacją dokumentów.

Jednocześnie zupełnie nieistotnym jest, czy siedziba Twojego sklepu internetowego znajduje się w Warszawie, Krakowie, Gdańsku, Ostródzie, czy małej wsi pod Malborkiem. Stosując taki model współpracy, od wielu lat możemy obsługiwać klientów na terenie całego kraju oraz poza jego granicami. Niezależnie od tego skąd jesteś, możesz korzystać z doświadczenia i wiedzy naszych specjalistów, nie ruszając się z domu lub biura, nawet na krok!

W ten sposób możesz korzystać ze wszystkich zalet księgowości online, jednocześnie nie marnując czasu na niepotrzebne zagłębianie się w tajniki podatków i rachunkowości. Dzięki temu masz czas, by prowadzić swój biznes, podczas gdy my zapewniamy Ci pełną obsługę księgową, biorąc przed Tobą odpowiedzialność za swoje działania.

Kolejnym atutem tego modelu współpracy jest fakt, że nasi księgowi znają swoich klientów i rozumieją ich specyficzne potrzeby. Jest to możliwe dzięki temu, że poznajemy Cię już na etapie darmowych konsultacji, podczas których szczegółowo badamy Twoje potrzeby, starając się poznać Twoje oczekiwania i specyfikę Twojej działalności.

Jeśli prowadzisz swój biznes w sieci, dlaczego nie miałbyś skorzystać z profesjonalnej usługi księgowości, która świadczona jest niemal wyłącznie kanałami zdalnymi? Jeśli chcesz prowadzić firmę, nie musząc niepotrzebnie fatygować się do księgowego i powierzyć swoją księgowość komuś kto rozumie specyfikę branży e-commerce, nie czekaj – zadzwoń już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie.


Napisz do nas!

Wykaz źródeł

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa., Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, ze zm.

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości., Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, ze zm.

Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne., Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930, ze zm.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, ze zm.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy., Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, ze zm.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2019 poz. 2544.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych., Dz.U. 2002 nr 219 poz. 1836, t.j. Dz.U. 2014 poz. 701.

Data ostatniej aktualizacji artykułu: