W celu usprawnienia procesu obiegu dokumentów i prowadzenie rozliczeń z kontrahentami oraz organami państwowymi Ministerstwo Finansów wprowadziło elektroniczny system – KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co to takiego jest?
Ten tekst przeczytasz w 5 minut. Chciałbyś poruszyć ten lub inny temat z jednym z naszych ekspertów? Umów się na bezpłatną konsultację lub napisz do nas!
Krajowy System e-Faktur — co to jest?
Czasy, w których faktury mogły być wystawiane w formie papierowej — odchodzą do przeszłości.
Prowadzenie ewidencji księgowej będzie mogło odbywać się w oparciu o Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to stworzona przez państwo usługa cyfrowa. Służy ona do:
- wystawiania,
- otrzymywania
faktur drogą elektroniczną.
Pamiętaj, że:
W KSeF faktury będą przechowywanie przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.
Krajowy System e-Faktur — dla kogo?
Zgodnie z aktualnymi przepisami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnieni są przedsiębiorcy:
- zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- zwolnieni ustawowo z podatku od towarów i usług,
- zidentyfikowani na terenie Polski jako podatnicy zobligowani do szczególnej procedury unijnej OSS (muszą oni wówczas posiadać polski numer NIP).
Zasadniczo, faktury ustrukturyzowane zgodnie z KSeF można wystawiać na dwa sposoby: z wykorzystaniem komercyjnych (płatnych) programów księgowych lub poprzez platformę cyfrową udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Faktury ustrukturyzowane KSeF to dokumenty zapisywane w formacie .xml. Jest to format zapewne znany wszystkim tym, którzy mieli do czynienia — jako przedsiębiorcy, księgowi czy doradcy podatkowi — z plikami vatowskimi JPK (Jednolity Plik Kontrolny).
Strukturę logiczną tego typu dokumentów można znaleźć na platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Została ona opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
Krajowy System e-Faktur — dobrowolne czy obowiązkowe?
Warto pamiętać, że na chwilę obecną (tj. w 2023 roku) Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie o dobrowolnym charakterze. Taki stan rzeczy obowiązuje od momentu wprowadzenia systemu KSeF do powszechnego użytku, tzn. od dnia 1 stycznia 2022 roku.
Aktualne rozwiązania nie będą jednak obowiązywać zbyt długo. Już teraz wiadomo, że na 2024 rok planowane jest wprowadzenie obowiązku przesyłania faktur z wykorzystaniem tego systemu.
Nie pozostaje to jedynie w sferze spekulacji, ponieważ zgodę na takie działanie wyraziła już Rada Unii Europejskiej.
Krajowy System e-Faktur — czy można z jego użyciem wystawiać faktury dla osób fizycznych?
Tu również możemy podzielić się z Tobą dobrymi informacjami. Owszem, taka możliwość istnieje — można wystawić za pomocą KSeF faktury dla:
- przedsiębiorców w ramach współpracy B2B ,
- osób fizycznych, które nie prowadzą zarobkowej działalności gospodarczej.
W ramach dostępu anonimowego osoby fizyczne będą mogły otrzymać dostęp do faktur.
Pamiętaj, że:
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy nie będą przy tym przewidywać formy uzyskiwania takiej akceptacji, a więc akceptacja ta wyrażana będzie mogła być w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej.
Czy w oparciu o KSeF można wystawiać również faktury korygujące?
Przedsiębiorcy często się zastanawiają, czy możliwe jest wystawienie faktury korygującej w oparciu o Krajowy System e-Faktur. Jeśli również się nad tym zastanawiasz, musisz wiedzieć, że jest to dopuszczalne. Wydaje się, że najważniejszą kwestią, o jakiej przedsiębiorca musi wówczas pamiętać, jest użycie numeru identyfikującego pierwotną fakturę ustrukturyzowaną tj. dokumentu, który zamierzamy skorygować.
Pozostałe czynności wykonuje się podobnie, jak ma to miejsce w przypadku pierwotnych dokumentów. Należy podać takie informacje jak np. data wystawienia faktury korygującej, jej unikalny numer itp. Aby dowiedzieć się, jakie elementy faktury bądź faktury korygującej są obowiązkowe, przeczytaj nasz artykuł „Jakie elementy powinna zawierać faktura lub faktura korygująca?” .
Pamiętaj, że:
Na chwilę obecną (stan na marzec 2023) nie przewidziano możliwości wystawiania not korygujących w KSeF. Aby dowiedzieć się kiedy wystawianie not korygujących jest konieczne, zapoznaj się z naszym artykułem Czym jest nota korygująca?
Jakie są korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Korzyściamy płynącymi z wystawiania faktur w KSEF są m.in:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji,
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni (przy spełnieniu określonych warunków),
- jednolity format faktury elektronicznej.
KSeF faktury. Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to kolejne spośród wielu rozwiązań, jakie zostały wprowadzone w Polsce na przestrzeni ostatnich lat. Jest to przejaw transformacji cyfrowej sektora publicznego oraz dążenia do tego, by przenieść do sieci możliwie jak największą część procesów związanych z podatkami oraz innymi kwestiami.
Masz pytania? Napisz do nas!
Biuro Rachunkowe
SOVA Księgowość
Wyślij E-mail
Formularz kontaktowy