Czym jest nota korygująca?

Jednym z nieodłącznych elementów działalności gospodarczej jest wystawianie faktur potwierdzających wykonanie operacje gospodarcze. Niestety czasem pośpiech czy niewiedza może przyczynić się do tego, że przygotujemy dokumenty zawierające błędne informacje.

Jeśli do tego dojdzie, nie ma potrzeby panikować — obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość korygowania nieprawidłowych zapisów. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Jednym z rozwiązań jest nota korygująca. Co to takiego?

Ten tekst przeczytasz w 6 minut. Chciałbyś poruszyć ten lub inny temat z jednym z naszych ekspertów? Umów się na bezpłatną konsultację lub napisz do nas!

Nota korygująca — jaka jest podstawa prawna?

Dla osób chcących zagłębić się w podstawy prawne informujemy, że tak jak faktury, noty korygujące są regulowane przez przepisy. W tym wypadku kluczowa jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w tym w szczególności zapisy art. 106k

Nota korygująca — podstawowe informacje

Nota korygująca to — obok faktury korekty — jeden z podstawowych dokumentów, które w ramach ewidencji księgowej wykorzystuje się do poprawienia błędu na już wystawionym dokumencie pierwotnym (fakturze).

Dokument ten wystawia się w sytuacji, gdy popełniony błąd dotyczy takich kwestii jak na przykład:

• błędnie podany Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
• niepoprawne dane adresowe strony (stron) transakcji gospodarczej,
• pomyłka w zakresie daty dostawy towaru lub wykonania usługi, czy też wystawienia faktury,
• wprowadzający w błąd opis przedmiotu transakcji.

Oprócz powyższych należy wystawić notę w sytuacji, gdy na dokumencie pierwotnym wskazano niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu wykorzystywanego w firmie — dotyczy to faktur dokumentujących zakup paliwa przez przedsiębiorcę.

A zatem, obowiązek wystawienia noty korygującej powstaje w sytuacji, gdy np. na fakturze umieszczony został np. adres starej siedziby działalności gospodarczej sprzedawcy lub odbiorcy bądź wskazano błędną datę wystawienia faktury.
Podsumowując, są to takie informacje, które bezpośrednio nie rzutują na poziom obciążeń podatkowych.

Jakie dane powinna zawierać nota korygująca? Obowiązkowe elementy noty korygującej

To, jakie informacje powinny znaleźć się w nocie korygującej, jasno wskazuje wspomniana już ustawa z dn. 11 marca 2004 r. Zgodnie z art. 106k ust. 3 muszą znaleźć się tam takie dane jak:

• unikalny numer dokumentu — oznaczenia poszczególnych not korygujących powinny być nadawane w określonej kolejności. Dzięki temu możliwe będzie szybkie zidentyfikowanie dokumentu w przyszłości,
• data wystawienia noty,
• dane wystawcy dokumentu (odbiorcy usługi) oraz jego kontrahenta. Rozumie się przez to: nazwę i adres przedsiębiorstwa oraz numer, za pomocą którego identyfikuje się jednostkę na cele podatku (w Polsce jest to NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej),
• widoczne oznaczenie o treści „Nota korygująca”,
• wskazanie korygowanej treści oraz prawidłowej wersji zapisu,
• informacje na temat pierwotnego dokumentu (faktury), w tym w szczególności numer oraz data jej wystawienia.

Nota korygująca nie to samo, co faktura korekta! Kiedy nie można wystawić noty?

Jednym z częstych błędów, jakie popełniają początkujący przedsiębiorcy czy księgowi, jest traktowanie not oraz faktur korygujących w taki sposób, jak gdyby były to takie same dokumenty.

Tymczasem, rzeczywistość wygląda inaczej, a każde z tych rozwiązań dotyczy innej sytuacji.
Różnica została przedstawiona poniżej:

Kto wystawia notę korygującą?

Kto wystawia notę korygującą? Rodzaj poprawianych danych to ważna, ale nie jedyna różnica, o której należy pamiętać. Ważne jest również to, że za sporządzenie każdego z tych dokumentów odpowiada inna strona transakcji.

Przygotowaniem faktury korygującej zajmuje się sprzedawca (dostawca towaru lub usługi). Może on to zrobić np. w przypadku udzielenia rabatu swojemu kontrahentowi, który zakupił w danym okresie wyjątkowo wysoką ilość towaru bądź dokonał zwrotu zakupionego produktu.

Jeśli z kolei chodzi o notę korygującą, jej sporządzaniem zajmuje się druga strona transakcji, tzn. odbiorca.

Kiedy nie wystawiamy noty korygującej?

Jak już wiesz, nota korygująca oraz faktura korekta to nie to samo. Opisaliśmy także, kiedy należy wystawić notę. Poniżej z kolei znajdują się informacje, których — w świetle obecnych regulacji prawnych — nie poprawia się poprzez wykorzystanie noty korygującej:

• miara/liczba/ilość dostarczonych towarów i/lub wykonanych usług,
• cena jednostkową netto towaru lub usługi,
• wartość sprzedaży liczona jako iloczyn ceny jednostkowej oraz liczby, miary lub ilości towarów,
• kwota podatku od towarów i usług,
• naliczone stawki podatku od towarów i usług, a jeśli dana transakcja obejmuje produkty podlegające różnym stawkom — zestawienie uwzględniające podział kwot netto i podatku VAT dla poszczególnych stawek,
• kwota brutto rozumiana jako wartości netto powiększone o podatek od towarów i usług.
• obniżki cen w formie opustów lub rabatów (o ile zostały zastosowane).

Pełen katalog danych, których nie poprawia się z wykorzystaniem noty korygującej, został precyzyjnie wskazany w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku.

Wystawienie noty korygującej — co dalej? Czy muszę przesłać notę korygującą do kontrahenta?

Wystawienie noty korygującej to nie jedyna kwestia, o której powinien pamiętać odbiorca towaru lub usługi po znalezieniu błędu w fakturze wystawionej przez dostawcę. Oprócz tego konieczne jest również wysłanie przygotowanej noty korygującej do kontrahenta. Regulacje prawne nie wskazują jednej konkretnej formy przekazania noty.

A zatem, dokument ten można wysłać pocztą tradycyjną lub elektroniczną, bądź też przekazać kontrahentowi osobiście. Niezależnie od wybranego wariantu konieczne jest, by adresat noty potwierdził jej otrzymanie. Wynika to z zapisu zawartego w art. 106k ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym „ Faktura, o której mowa w ust. 1, wymaga akceptacji wystawcy faktury”.

Tak przygotowaną notę powinno się przechowywać wraz z innymi dokumentami księgowymi (najlepiej, by nota została dołączona do faktury).
Noty należy przygotować w dwóch egzemplarzach oraz wysłać je do podpisu przez odbiorcę. Ten musi z kolei — po podpisaniu — odesłać jeden egzemplarz do wystawcy dokumentu, czyli odbiorcy towaru lub usługi.

Przepisy nie nakazują naniesienia informacji, czy jest to oryginał lub kopia. Jeśli jednak zostanie to zrobione, zasada działania jest bardzo prosta: wystawca faktury pierwotnej (tzn. adresat noty korygującej) zatrzymuje u siebie oryginał, natomiast podpisaną notę zwraca kontrahentowi.

Czym jest nota korygująca? Podsumowanie

Nota korygująca jest jednym z dokumentów, za pomocą którego można poprawić informacje znajdujące się na błędnie wystawionej fakturze. Procedura wystawiania tego dokumentu nie należy do szczególnie skomplikowanych — sporządzenie noty jest zazwyczaj możliwe za pośrednictwem programu księgowego bądź z użyciem edytowalnego wzoru.

Jeśli chodzi o notę korygującą, warto pamiętać, by nie pomylić jej z fakturą korektą. Choć czasem obydwa rodzaje dokumentów są traktowane jako równoważne, w rzeczywistości odnoszą się one do różnego rodzaju pomyłek. Trzeba o tym pamiętać jeszcze przed wystawieniem noty.