10 najpoważniejszych błędów przy zakładaniu działalności gospodarczej

Zakładanie działalności gospodarczej powinno być proste i niewymagające od początkującego przedsiębiorcy wielkiej wiedzy. Niestety przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej konieczne jest przeanalizowanie obecnej i planowanej sytuacji prawnej i faktycznej. Wśród najważniejszych obszarów, których przeanalizowanie jest konieczne można wymienić m.in. podatki PIT i VAT oraz ubezpieczenia społeczne. Samodzielne poradzenie sobie tylko z tymi przepisami nie jest łatwe i rodzi ryzyko wielu błędów. Jeżeli chcesz ich uniknąć, powinieneś skorzystać z pomocy specjalistów. Dlaczego to takie ważne? W niniejszym artykule przedstawiamy najpoważniejsze problemy, powstałe wskutek błędów formalnych popełnionych w początkowej fazie działalności firmy. Niektóre z nich mogą kosztować Cię sporo czasu i pieniędzy. Jeśli chcesz ich uniknąć, skontaktuj się z nami – pomożemy.

Jeśli jesteś zainteresowany jedynie konkretnym zagadnieniem, kliknij w link do interesującej Cię sekcji artykułu:
I. Błędy dotyczące podatku PIT
1. Niedozwolona forma opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT)
2. Niekorzystna forma opodatkowania PIT
3. Przekroczenie terminów na zmianę formy opodatkowania
II. Błędy w rejestracji do VAT
4. Stosowanie zwolnienia podmiotowego mimo braku prawa do niego
5. Błędy związane z metodą kasową w VAT
6. Błędy w wyborze okresu rozliczeń z tytułu VAT
III. Błędy w rejestracji do ZUS
7. Brak rejestracji do ubezpieczenia zdrowotnego
8. Rejestracja do ubezpieczeń społecznych w przypadku chęci korzystania z ulgi na start
9. Korzystanie z ulgi na start mimo braku prawa do niej
10. Błędny kod tytułu ubezpieczenia

 

I. Błędy dotyczące podatku PIT

Artykuł podzieliliśmy na trzy części. Pierwsza z nich dotyczy najpoważniejszych błędów, które można popełnić przy składaniu wniosku o rejestrację działalności gospodarczej (CEIDG-1) i w pierwszych miesiącach po rozpoczęciu działalności, a które dotyczą podatku dochodowego od osób fizycznych. W kolejnych częściach przedstawimy również błędy dotyczące rejestracji do VAT i ZUS.

 

1. Niedozwolona forma opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT)

Należy zwracać szczególną uwagę na wybór formy opodatkowania, podczas składania wniosku o rejestrację działalności gospodarczej CEIDG-1.Jednym z najpoważniejszych w skutkach błędów może być wybranie niedozwolonej formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to bardzo atrakcyjna formy opodatkowania. W wielu przypadkach może okazać się znacznie korzystniejsze niż opodatkowanie na zasadach ogólnych lub poprzez podatek liniowy.

Stosowanie ryczałtu mimo braku prawa do niego

Jeżeli forma prowadzonej przez Ciebie działalności wyklucza skorzystanie z ryczałtowych form opodatkowania (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa), będziesz zobowiązany do opłacania podatku na zasadach ogólnych, o ile nie wybierzesz podatku liniowego. Rozliczanie się w formie ryczałtu, w przypadku braku prawa do jego zastosowania, może skutkować powstaniem poważnych zaległości podatkowych.

To jednak nie jedyne problemy. Podatnicy mający obowiązek rozliczać się na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego zobowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych, tj. ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku prowadzenia takich ksiąg. Jeśli ktoś niesłusznie wybiera opodatkowanie na zasadach ryczałtowych, zapewne nie będzie prowadził ksiąg rachunkowych, narażając się tym samym na sankcje z tego tytułu, włącznie z sankcjami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym.

 

2. Niekorzystna forma opodatkowania PIT

Nawet jeśli przysługuje Ci prawo do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, warto przed założeniem działalności gospodarczej zastanowić się, która z form opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza. Jej zmiana w trakcie roku może bowiem okazać się niemożliwa, a błąd w wyborze może pociągnąć za sobą konsekwencje w postaci konieczności zapłaty zdecydowanie wyższego podatku, niż w wypadku niewybranych form opodatkowania.

2.1. Zasady ogólne zamiast podatku liniowego

Przykładowo, jeżeli rozliczasz się na zasadach ogólnych, a w ciągu roku osiągniesz dochód na poziomie 500 tys. zł, znacznie korzystniejsze może się okazać rozliczenie liniowe. Skala podatkowa przewiduje bowiem stawki 12% do kwoty 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty, podczas gdy podatek liniowy wynosi zawsze 19%.

Oczywiście skala podatkowa pozwala na zastosowanie wielu ulg, z których nie można skorzystać w przypadku rozliczenia liniowego, jednak w przypadku dochodu w wysokości pół miliona złotych, zdecydowanie korzystniejszym będzie rozliczenie liniowe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat różnych form opodatkowania działalności gospodarczej wykonywanej jako osoba fizyczna oraz sprawdzić na przykładach, która forma może okazać się korzystniejsza przeczytaj artykuł Działalność gospodarcza – podatek PIT.

2.2. Ryczałt zamiast podatku dochodowego

W wyborze formy opodatkowania istotny będzie również stosunek Twoich kosztów do osiąganych przychodów. Jeżeli Twoje koszty będą tylko minimalnie mniejsze od przychodów, skala podatkowa lub podatek liniowy okażą się znacznie korzystniejsze niż ryczałt. W związku z powyższym, w przypadku prowadzenia działalności generującej duże koszty w stosunku do przychodów warto dokładnie zastanowić się jaka forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność z zakresu wolnego zawodu np. adwokata i osiągnie z tego tytułu przychód w wysokości 780 tys. zł, a jego koszty będą wynosić 700 tys. zł, ryczałt okaże się znacznie mniej korzystny.

O ile bowiem w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego, jego dochód do opodatkowania wynosiłby 80 tys. zł, to w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, przychód do opodatkowania będzie wynosił 780 tys. Stawka ryczałtu od wymienionego rodzajów działalności wynosi w 2022 r. działalności 17%, natomiast w pierwszym progu podatkowym w którym mieści się dochód w wysokości 80 tys. zł wynosi 12%. Kwota do opodatkowania jest jednak wielokrotnie niższa. W przypadku podatku liniowego stawka podatku będzie wynosić 19%, jednak ze względu na wielokrotnie niższą podstawę opodatkowania, podatnik z naszego przykładu również zapłaciłby zdecydowanie mniejszy podatek.

Oczywiście to tylko przykład, a koszty takiej działalności mogą się znacznie różnić od przedstawionych tutaj. Pominięto również kwotę wolną od opodatkowania, czy ulgi podatkowe. Chodzi jednak o uzmysłowienie tego jak ważny jest przemyślany wybór formy opodatkowania. W przypadku posiadania prawa do różnych form opodatkowania, należy dobrze zastanowić się nad tym, co którą z form powinniśmy zaznaczyć we wniosku CEIDG-1.

 

3. Przekroczenie terminów na zmianę formy opodatkowania

W przypadku, gdy popełnisz błąd i zaznaczysz we wniosku CEIDG-1 inną formę opodatkowania niż dozwolona dla Ciebie lub inną niż ta, poprzez którą chciałbyś się rozliczać, możesz dokonać zmiany wybranej przez siebie formy. Pamiętaj jednak, że obowiązują Cię ustawowe terminy.

Kiedy można zmienić wybraną formę opodatkowania?

Formę opodatkowania możesz zmienić składając oświadczenie o wyborze formy opodatkowania lub pisemną rezygnację z danej formy, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągniesz w grudniu roku podatkowego.

Jeśli przekroczysz ustawowe terminy, co do zasady, nie będziesz mieć w trakcie roku podatkowego możliwości zmiany formy opodatkowania. Jeśli więc popełnisz błąd we wniosku CEIDG-1, masz możliwość jego sprostowania do 20. dnia miesiąca następującego po osiągnięciu przez Ciebie pierwszego przychodu. Jeśli więc osiągniesz pierwszy przychód w lipcu, to do 20 sierpnia tego samego roku możesz zmienić formę opodatkowania.

W przypadku przekroczenia ustawowych terminów, kolejna zmiana będzie możliwa dopiero od przyszłego roku podatkowego. Błąd w wyborze formy opodatkowania przy składaniu wniosku CEIDG-1 może być więc brzemienny w skutkach. 

Wprowadzone przepisy od 01.07.2022 dodatkowo przewidują następujące zmiany formy opodatkowania:

1. z ryczałtu na zasady ogólne do: 
   – 22 sierpnia 2022 roku, bądź 
   – 1 maja 2023 roku. 
   
   W przypadku zmiany formy opodatkowania w trakcie roku, na koniec roku powstaje obowiązek złożenia dwóch deklaracji rocznych, natomiast zmiana formy opodatkowania po zakończonym roku podatkowym powoduje obowiązek założenia i uzupełnienia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wstecz.

    

2. Z podatku liniowego na zasady ogólne do 1 maja 2023 roku.

II. Błędy w rejestracji do VAT

Inne rodzaje poważnych błędów przy zakładaniu działalności gospodarczej mogą dotyczyć podatku VAT. Być może najpoważniejszym błędem dotyczącym podatku VAT jest brak rejestracji lub rejestracja jako podatnik zwolniony w przypadku braku prawa do zwolnienia. Błędy mogą również dotyczyć nieprawidłowości w stosowaniu metody kasowej lub rozliczeń kwartalnych.

 

4. Stosowanie zwolnienia podmiotowego mimo braku prawa do niego

Jeżeli przewidywana przez Ciebie wartość sprzedaży mieści się w ustawowym progu, w większości przypadków nie będziesz mieć obowiązku rejestracji do VAT. Wyjątkiem są przewidziane w ustawie o VAT przypadki, takie jak np. świadczenie przez Ciebie usług doradczych. Wyłącza ono możliwość zastosowania zwolnienia podmiotowego z VAT. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Rejestracja do VAT – kiedy to konieczne?

W przypadku, gdy nie zauważysz, że Twoja działalność wiąże się z koniecznością rejestracji do VAT lub po prostu pomylisz się w formularzu VAT-R i zarejestrujesz się jako podatnik zwolniony z VAT, zamiast jako podatnik czynny, możesz narazić się na poważne problemy. Taki błąd może bowiem wiązać się z koniecznością zapłaty zaległego podatku VAT za cały okres, w którym nie był on przez Ciebie rozliczany. W skrajnym przypadku może skończyć się to tak wielkimi zaległościami podatkowymi, że zawiśnie nad Tobą widmo niewypłacalności.

 

5. Błędy związane z metodą kasową w VAT

Problemy mogą pojawić się również w przypadku wybrania metody kasowej rozliczania podatku VAT i podania błędnej daty rozpoczęcia jej stosowania. Ustawa o VAT zobowiązuje bowiem podatnika, by zawiadomił naczelnika urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę. Metodę tę stosować mogą tzw. mali podatnicy.

Stosowanie tej metody ma wpływ na termin powstania obowiązku podatkowego. Błąd w tym zakresie może więc oznaczać inny moment powstania obowiązku podatkowego, co w niektórych sytuacjach będzie wiązało się z powstawaniem zaległości podatkowych.

 

6. Błędy w wyborze okresu rozliczeń z tytułu VAT

Innym problemem mogą okazać się deklaracje kwartalne. Jeżeli mały podatnik wybierze metodę kasową, składa deklaracje podatkowe kwartalnie. Błędem będzie zatem wybranie przez niego w zgłoszeniu rejestracyjnym deklaracji miesięcznych.

Mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej, również mogą składać deklaracje kwartalne VAT. Warunkiem jest jednak zawiadomienie o tym naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa. Niedopełnienie tego obowiązku i jednoczesne niezłożenie deklaracji miesięcznej, może skutkować tym, że nie zostanie dopełniony obowiązek złożenia deklaracji w zakresie podatku VAT.

Jeszcze większym problemem może okazać się wybranie deklaracji kwartalnych w przypadku braku prawa do tego. Niektórzy podatnicy nie będą mogli składać deklaracji kwartalnych. Będzie tak np. w przypadku, gdy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w załączniku nr 15 do Ustawy o VAT, chyba że łączna wartość tych czynności bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.

Dotyczy to np. robót związanych z wykonywaniem instalacji cieplnych, wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, robót szklarskich i malarskich. Załącznik 15 obejmuje jednak aż 150 towarów i usług. Niełatwo więc ustalić, czy korzystanie z rozliczeń kwartalnych jest dozwolone, w związku z czym wyjątkowo łatwo o błąd w tym zakresie.

 

III. Błędy w rejestracji do ZUS

Jeżeli zakładasz swoją działalność po raz pierwszy lub po co najmniej pięciu latach przerwy, możesz skorzystać z tzw. ulgi na start, dzięki czemu przez pół roku nie będziesz opłacać składek ZUS na ubezpieczenia społeczne. Warto pamiętać, że można ten okres wydłużyć o niecały miesiąc, rejestrując się drugiego dnia miesiąca. Jeżeli bowiem rejestrujesz się innego dnia, niż pierwszy dzień miesiąca, nie wliczasz tego miesiąca do okresu ulgi na start. Rejestrując się drugiego dnia miesiąca masz więc niemal cały miesiąc i sześć kolejnych miesięcy, w których nie musisz płacić składek na ubezpieczenia społeczne.

 

7. Brak rejestracji do ubezpieczenia zdrowotnego

Jeśli przysługuje Ci prawo do zastosowania ulgi na start, będziesz korzystać ze zwolnienia od konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, jednak wciąż będziesz opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z powyższym musisz pamiętać o bezwzględnym obowiązku rejestracji do ZUS w tym zakresie.

Ulga na start nie zwalnia Cię bowiem z konieczności opłacania ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z powyższym, niezarejestrowanie się do niego będzie niedopełnieniem ciążącego na Tobie obowiązku. Na rejestrację do ubezpieczenia zdrowotnego masz 7 dni od momentu rejestracji działalności gospodarczej. Możesz tego dokonać składając do ZUS zgłoszenie ZUS ZZA.

 

8. Rejestracja do ubezpieczeń społecznych w przypadku chęci korzystania z ulgi na start

Jeśli chcesz skorzystać z prawa do korzystania z ulgi na start lub z innego powodu nie musisz opłacać składek na ubezpieczenia społeczne od prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, pamiętaj aby złożyć wspomniane zgłoszenie ZUS ZZA. W przypadku prawa do korzystania z ulgi na start, lecz złożenia do ZUS zgłoszenia ZUS ZUA, poza ubezpieczeniem zdrowotnym zgłosisz się również do ubezpieczeń społecznych.

W takiej sytuacji będziesz zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Zgłaszając się do nich rezygnujesz z prawa do ulgi na start. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych będzie zgodne z prawem, jednak pozbawi Cię możliwości korzystania z ulgi.

 

9. Korzystanie z ulgi na start mimo braku prawa do niej

Jeżeli nie jesteś objęty żadnym innym tytułem do ubezpieczeń społecznych i nie przysługuje Ci praw do korzystania z ulgi na start, musisz zgłosić się do ubezpieczeń społecznych poprzez ZUS ZUA. Zgłoszenie się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego będzie w takim przypadku błędem. Dotyczy to również sytuacji, gdy otwierasz działalność gospodarczą, w okresie krótszym niż 5 lat od ostatniego jej zakończenia lub zawieszenia, a także w przypadku, gdy działalność będziesz wykonywać na rzecz pracodawcy, z którym łączył Cię stosunek pracy lub spółdzielczy stosunek pracy w roku rejestracji Twojej działalności gospodarczej lub roku go poprzedzającym.

 

10. Błędny kod tytułu ubezpieczenia

Wśród błędów pojawiających się przy rejestracji do ZUS można wymienić również podanie błędnego kodu tytułu ubezpieczenia. Każdy kod składa się z sześciu cyfr. Pierwsze cztery są oznaczeniem „podmiotu podstawowego wraz z rozszerzeniem”, piąta dotyczy prawa do emerytury lub renty, a szósta stopnia niepełnosprawności. Ustalenie prawa do renty lub emerytury oraz określenia stopnia niepełnosprawności nie nastręcza aż tylu trudności, co ustalenie oznaczenia podmiotu. Oznaczeń tych jest naprawdę mnóstwo i łatwo pogubić się w ich gąszczu. Przykładowo, w przypadku korzystania z ulgi na start, należy posługiwać się kodem „05 40”, a nie np. „05 10”. Podanie błędnego kodu może wiązać się z koniecznością wyrejestrowania z ubezpieczeń i ponownego zgłoszenia do nich – tym razem z poprawnym kodem.

 

Podsumowanie

Jak widzisz, założenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma ryzykami. Niestety polski przedsiębiorca chcąc samodzielnie założyć i prowadzić działalność w sposób zupełnie bezpieczny, musiałby spędzić setki godzin na lekturze i analizie przepisów, które go dotyczą.

Wymienione w tym artykule problemy, to tylko najpoważniejsze sytuacje, do jakich mogą doprowadzić błędy we wnioskach rejestracyjnych do CEIDG, VAT i ZUS. Wymienione tu przykłady nie wyczerpują jednak wszystkich możliwych problemów.

PIT, VAT i ZUS to podstawowe zagadnienia, które powinien znać każdy, kto chce prowadzić działalność gospodarczą. W przypadku wielu rodzajów działalności dochodzą do tego inne istotne przepisy związane z ich prowadzeniem. Jeśli chciałbyś prowadzić jednoosobową działalność i zaznajomić się ze wszystkimi obowiązującymi Cię przepisami, to nie miałbyś czasu na samo prowadzenie biznesu. Innymi słowy, polskie przepisy mogą sprawić, że samotny początkujący przedsiębiorca utonie, zalany przez falę biurokracji. Jak więc rozwiązać ten problem?

Nie działaj pochopnie. Zadzwoń do nas, przedstaw nam swoją sytuację, a my postaramy się Ci pomóc. Rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej przeprowadzamy bezpłatnie dla osób, które skorzystają z naszej obsługi księgowej.

Nasi konsultanci powiedzą Ci co będzie konieczne do założenia działalności, a podczas całego procesu pomożemy Ci w dopełnieniu wszystkich formalności. Z nami zdecydowanie zmniejszysz ryzyko popełnienia błędu, oszczędzając swoje pieniądze i czas. Jeśli więc myślisz o założeniu firmy, napisz do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację.