+48 12 210 08 78 info@sovaksiegowosc.pl
Select Page

Nowoczesna rachunkowość opiera się na zestawie kilkunastu zasad, które znalazły odzwierciedlenie w krajowych i międzynarodowych standardach rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej. Jedna z nadrzędnych zasad dotyczy sposobu ujmowania kosztów i przychodów w prowadzeniu przedsiębiorstwa, który oznacza wybór stosowania zasady memoriałowej lub kasowej. Wyjaśniamy na czym polega ich istota, co je różni, a także jakie posiadają wady i zalety.

 

Zasada memoriałowa (memoriału)

Początków stosowania zasady memoriałowej należy szukać już na przełomie XIV i XV w., kiedy powstawały fundamenty rachunkowości. Wywodzi się z czasów, kiedy księgowość służyła głównie do kontrolowania udzielonych pożyczek i terminów spłaty odsetek. Znaczenia zaczęła nabierać w ubiegłym stuleciu, kiedy zrozumiano, że poprawne ustalenie wyniku finansowego przedsiębiorstwa zależy od właściwego określenia momentu powstania kosztów oraz przychodów.

Według najprostszej definicji zasada memoriału nakazuje ewidencjonowanie przychodów i kosztów w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Innymi słowy, efekt każdej transakcji musi zostać zaksięgowany w momencie jego zajścia, a nie w momencie wystąpienia faktycznego przepływu pieniężnego. Dzięki temu sprawozdanie finansowe odzwierciedla prawdziwą sytuację przedsiębiorstwa i pokazuje realne wyniki działalności.

Ważne: Jeśli Twoja firma jest płatnikiem podatku VAT, pamiętaj o tym, aby zgodnie z art. 106i. ustawy o podatku od towarów i usług faktury za sprzedane towary lub usługi wystawiać najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę.

Zasada memoriałowa pozwala na podejmowanie skutecznych decyzji gospodarczych i oszacowanie zdolności przedsiębiorstwa do wypracowywania środków pieniężnych. Sprawozdanie finansowe prowadzone zgodnie z tą zasadą zawiera nie tylko informacje na temat minionych transakcji, ale także przyszłych zobowiązań oraz należności. Jest to szczególnie ważne dla obiektywnej oceny płynności finansowej przedsiębiorstwa, nawet jeśli płynność ta bywa zaburzona w perspektywie krótkoterminowej.

Jeśli realizujesz duże zamówienia i wystawiasz faktury na spore kwoty raz na kilka miesięcy, pomyśl o rozbiciu płatności na raty. Stworzy to dla Ciebie pewne zabezpieczenie w sytuacji gdyby kontrahent spóźniał się z płatnością a Ty musiałbyś odprowadzić spory podatek od kwoty, która jeszcze nie wpłynęła na konto Twojej firmy.

Dla lepszego wytłumaczenia stosowania zasady memoriału w rachunkowości poniżej przytaczamy kilka przykładów pozycji, które powinny być ujęte w księgach rachunkowych w minionym roku obrotowym:

  • towar został wydany w grudniu, a należność opłacona w styczniu;
  • wynagrodzenia za grudzień wypłacane pracownikom w styczniu;
  • premie za poprzedni rok wypłacane pracownikom w lutym;
  • niezapłacone odsetki, które dotyczą poprzedniego roku, mimo że nie zapadł jeszcze termin ich zapłaty;
  • podmiot zewnętrzny wykonał dla nas w grudniu jakąś usługę, ale fakturę wystawił w styczniu;
  • wykonujemy projekt trwający od listopada do lutego, fakturę wystawiamy w marcu (w tym przypadku połowa należności powinna zostać ujęta w poprzednim roku obrotowym).

 

Zalety stosowania zasady memoriałowej w księgowości

UE opublikowała przewodnik po nowym systemie sprawozdawczości finansowej, w którym opisano zalety ww. zasady:

  • daje pełny obraz aktywów i zobowiązań;
  • pozwala na stosowanie długookresowej perspektywy w analizie kondycji finansowej przedsiębiorstwa;
  • jest analitycznym obrazem zapisów księgowych;
  • zwiększa skuteczność kontroli dzięki jasnym i spójnym zapisom;
  • większość międzynarodowych standardów rachunkowości promuje zasadę memoriałową.

 

Wady stosowania zasady memoriałowej w księgowości:

  • bardziej skomplikowana metoda niż w przypadku zasady kasowej;
  • zmniejszenie płynności finansowej ze względu na obciążenia podatkowe powiązane z wystawionymi fakturami, a nie otrzymanymi płatnościami;
  • może być trudniejsza do interpretacji dla kogoś, kto nie jest biegły w rachunkowości.

 

Zasada kasowa

Prawdopodobnie jeszcze starsza jest zasada kasowa. W praktyce sprowadza się ona do księgowania wydatków i dochodów w terminie ich realnej zapłaty. Wszelkie przepływy pieniężne zostają ujęte w sprawozdaniu finansowym dopiero w momencie ich fizycznego zaistnienia, nawet jeżeli dotyczą minionego okresu.

Stosowanie zasady kasowej polega na ciągłej kontroli stanu środków pieniężnych i balansowaniu między niedoborem a nadwyżką pieniądza. Warto jednak zauważyć, że ta metoda zapewnia jedynie wgląd w wynik kasowy, a nie finansowy przedsiębiorstwa. Odzwierciedla więc stan środków pieniężnych na rachunku bankowym, ale nic nie mówi o istniejących już obowiązkach zapłaty lub oczekiwanych wpływach.

Przykłady ilustrujące zasadę kasową:

Wyprodukowanie i wydanie towaru nastąpiło w grudniu, a zapłata wpłynęła w styczniu – koszty uzyskania przychodu związane z produkcją będą zaksięgowane w poprzednim roku obrotowym, a dochód – w następnym.

Przy zakupie maszyny produkcyjnej na kredyt księgujemy jedynie spłacone raty, a nie wartość całej maszyny, którą musimy spłacić.

 

Zalety stosowania metody kasowej w księgowości:

  • metoda oparta na zasadzie kasowej jest zwykle prostsza niż metoda memoriałowa;
  • pokazuje realny przepływ pieniądza.

 

Wady stosowania metody kasowej w księgowości:

  • nie pozwala na długofalową analizę kondycji finansowej przedsiębiorstwa;
  • może prowadzić do błędnej interpretacji wyniku finansowego w wybranych miesiącach;
  • nie pokazuje związku między wydatkami i dochodami.