Data ostatniej aktualizacji artykułu:

W dzisiejszym artykule mamy dobrą wiadomość dla przedsiębiorców, którzy chcieliby prowadzić swoją księgowość w wygodny
i praktyczny sposób.
12 maja Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną, w której zgodził się na rozliczanie kosztów uzyskania przychodu na podstawie faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Oryginały po zeskanowaniu mogą zostać zniszczone, a dokumenty będzie można przechowywać za pomocą rozwiązań elektronicznych, tj.
w chmurze. 

 

Fiskus zgadza się na odliczanie kosztów na podstawie skanu
Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych – zalety
Elektroniczne archiwizowanie faktur – o czym należy pamiętać?

 

Fiskus zgadza się na odliczanie kosztów na podstawie skanu 

W obecnym miesiącu pojawiła się interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG w zakresie możliwości obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi, przechowywanymi w formie cyfrowej.

Wnioskowała o nią spółka, będąca właścicielką systemu oraz serwisu internetowego. Spółka korzysta na co dzień z systemu i serwisu w procesie fakturowania. We wniosku wyjaśniła, że system automatycznie przesyła i importuje faktury. System jest zintegrowany z największymi dostępnymi na rynku programami księgowymi i handlowymi. Umożliwia eliminację czasochłonnego procesu „ręcznego” wprowadzania faktur do programów handlowych i księgowych.

Przesyłanie faktur zachodzi w czasie rzeczywistym z indywidualnego konta klienta, który może wystawić fakturę jako sprzedawca, a także otrzymać ją jako nabywca. Po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie importowana do systemu, z którego może być w każdym czasie pobrana. 

Wnioskująca o interpretację spółka opisała plany na rozwój funkcjonalności i to właśnie tych planów dotyczyło pytanie spółki. System ma w przyszłości oferować opcję wgrywania plików ze skanami faktur, które klienci pierwotnie otrzymali
w formie dokumentu papierowego. Zdigitalizowane faktury miałyby być przechowywane w formie elektronicznego archiwum, tj. w chmurze. 

Archiwizacja byłaby zorganizowana w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji danych), czytelność tych dokumentów oraz ich łatwe odszukanie. Po wgraniu na serwer skanów – dokumenty papierowe będą niszczone, zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą przez danego przedsiębiorcę. Zasady działania serwisu umożliwiają zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerach.

Wnioskodawca podkreślił, że:

Udostępnienie użytkownikom możliwości wgrywania i przechowywania skanów faktur jest odpowiedzią na – zgłaszane przez liczne podmioty prowadzące działalność gospodarczą – chęci zminimalizowania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane z urządzeniem odpowiednich pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych, czy też personalną obsługą dokumentacji. Ponadto przechowywanie faktur w formie papierowej rodzi także ryzyko związane z możliwością ich utracenia, np. wskutek pożaru czy zalania. (…) Dostarczane rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie, a także ma na celu ułatwienie w integracji danych elektronicznych w celu uproszczenia procesu sporządzania jednolitego pliku kontrolnego(…).

 

Ostatecznie wnioskująca spółka zadała pytanie:

Czy w świetle art. 15 ust. 1 updop w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej?

 

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS przeczytać możemy, że:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

 

Dyrektor KIS przyznał rację Wnioskodawcy, dopuszczając tym samym, by część dokumentacji mogła mieć postać elektroniczną. Papierowa faktura nie jest bowiem konieczna do udowodnienia wydatku i rozliczenia podatkowych kosztów uzyskania przychodu w świetle przepisów ustawy o CIT, w związku z przepisami o rachunkowości.

 

W interpretacji wskazano, jakie warunki muszą zostać spełnione do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu: 

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

 

Dyrektor KIS uznał finalnie, że: 

(…)stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe.

Należy pamiętać, że interpretacja indywidualna stanowi ochronę prawnopodatkową jedynie dla wnioskodawcy, w zakresie przedstawionym we wniosku i wobec konkretnego stanu prawnego. Niemniej jednak wydaje się, że interpretacja, o której mowa w tym artykule stanowi swoisty przełom. Otwiera ona drogę do pozbycia się zbędnego balastu w postaci ton papieru, zalegających w opasłych segregatorach.

Jeżeli również chciałbyś skorzystać z podobnego rozwiązania jak spółka która wnioskowała o przełomową interpretację, celem otrzymania ochrony prawnopodatkowej, musisz złożyć wniosek do Dyrektora KIS w swojej indywidualnej sprawie. Jeżeli chcesz dowiedzieć się o czym pamiętać składając wniosek, przeczytaj nasz artykuł o interpretacjach i objaśnieniach podatkowych. Dowiedz się również jaką ochronę zapewniają Ci interpretacje podatkowe.

 

Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych – zalety 

Cyfrowa archiwizacja dokumentów księgowych pozwala na m.in.: 

  • redukcję kosztów (brak konieczności organizowania fizycznych miejsc przechowywania dokumentów, oszczędność na materiałach biurowych),
  • ograniczenie ryzyka utraty dokumentów na wypadek zdarzeń losowych, np. pożaru/zalania archiwum z fizycznymi dokumentami,
  • szybką dostępność (intuicyjne wyszukiwanie w systemie, dokumenty dostępne “od ręki” niezależnie od miejsca
    w którym znajduje się przedsiębiorca),
  • oszczędność czasu, uproszczenie pracy księgowych,
  • wydrukowanie faktury w razie potrzeby.

 

Elektroniczne archiwizowanie faktur – o czym należy pamiętać? 

Jeśli chcesz właściwie archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, pamiętaj o: 

  • przechowywaniu faktur w nieedytowalnym formacie (np. PDF), 
  • podziale na okresy rozliczeniowe, 
  • zapewnieniu organom bezzwłocznego dostępu online do faktur,
  • udzieleniu dostępu do cyfrowego archiwum tylko uprawnionym pracownikom,
  • wdrożeniu odpowiednich procedur pozwalających na określenie tożsamości sprzedawcy oraz stwierdzenie, czy faktury odzwierciedlają rzeczywiste dostawy towarów lub świadczenie usług.

Pamiętaj również o zwróceniu uwagi na datę otrzymania faktury zakupu w formie papierowej, aby odliczyć VAT
w odpowiednim okresie.

 

Jak widzisz, przechowywanie faktur w formie elektronicznej staje się coraz powszechniejsze, nie tylko ze względu na oszczędność, ale i organicznie ryzyka utraty fizycznych dokumentów. Sami jako biuro rachunkowe, które oferuje zdalną współpracę – działamy dokładnie w taki sposób. Jeśli chciałbyś zadać jakiekolwiek pytania, bądź wymienić się własnymi doświadczeniami zachęcamy do dołączenia do naszej grupy Księgowość w Technologii