Zmiany w podatkach nie muszą boleć. Wdrożenie KSeF w SOVA Księgowość

Wdrożenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) jest kolejną zmianą w funkcjonowaniu firmy. Dla wielu firm może być to duża zmiana w sposobie funkcjonowania. Zdajemy sobie z tego sprawę, chcemy ułatwić naszym klientom ten proces, by przebiegł niemal niezauważalnie. W tym artykule pokażemy Ci, jak w SOVA Księgowość przeprowadziliśmy wdrożenie KSeF, tak aby nasi klienci mogli spokojnie zająć się tym, co robią najlepiej, czyli prowadzeniem swojego biznesu.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego zmiany w przepisach to coś, z czym warto nauczyć się żyć.
• Jak krok po kroku przygotowaliśmy naszych klientów do KSeF.
• Ile tak naprawdę czasu zajmuje Ci przejście na KSeF.
• Dlaczego dobra technologia to podstawa spokojnej głowy.

Zmiana – jedyna stała w polskich podatkach

Jeśli prowadzisz firmę w Polsce, pewnie już wiesz, że przepisy podatkowe lubią się zmieniać. I to często. Ostatnie lata to była prawdziwa karuzela: JPK, e-Doręczenia, Split payment, Polski Ład… Za każdym razem to samo, trzeba się dostosować, coś zmienić, czegoś nauczyć.

KSeF to kolejny przystanek na tej trasie. System stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, a w przyszłości pewnie pojawią się kolejne zmiany. Tak po prostu jest, przepisy się zmieniają i trzeba za nimi nadążać.

Ale tu pojawia się ważne pytanie: czy musisz to wszystko ogarniać sam? Odpowiedź brzmi: nie. Od tego masz nas.

Po co Ci właściwie biuro rachunkowe przy takich zmianach?

To, czy zmiana w przepisach będzie dla Ciebie stresem czy tylko drobnym szczegółem, zależy od Twojego biura rachunkowego. Dobre biuro to nie tylko ktoś, kto liczy Twoje podatki, to partner, który zdejmuje Ci z głowy całe to zamieszanie.

Co konkretnie robimy, żeby Ci pomóc?

• Ogarniamy technikalia – wdrażamy systemy i narzędzia, żebyś Ty nie musiał
• Tłumaczymy przepisy na ludzki język – czytamy ustawy, żebyś Ty nie musiał
• Informujemy z wyprzedzeniem – dowiesz się o zmianach, zanim staną się pilne
• Robimy maksimum, żebyś Ty robił minimum – Twój czas jest cenny

W SOVA podchodzimy do tego prosto. Ty zajmujesz się swoim biznesem, my zajmujemy się resztą. Także wtedy, gdy przepisy się zmieniają.

Dlaczego u nas KSeF to była prosta sprawa?

Wdrożenie KSeF nie było dla nas wielkim wyzwaniem. Dlaczego? Bo od lat pracujemy na dokumentach elektronicznych. Żadnych papierów, żadnych skanów, żadnego bałaganu. Wszystko cyfrowo.

Korzystamy z systemu SaldeoSmart – to platforma, którą nasi klienci już znają i lubią. Wysyłasz tam dokumenty, a także wystawiasz faktury. I teraz ta sama platforma obsługuje też KSeF. Bez żadnych dodatkowych systemów, bez nauki od zera.

Dla Ciebie to oznacza jedno: wszystko działa tak jak wcześniej, tylko z KSeF w tle. Nie musisz się przyzwyczajać do czegoś nowego. Jedynym zadaniem naszych klientów było przygotowanie certyfiaktu/tokenu, ale w tym zakresie przygotowaliśmy dla nich przejrzystą instrukcję.

Jak to u nas wyglądało krok po kroku

Zaplanowaliśmy wszystko z wyprzedzeniem, żebyś mógł spać spokojnie. Oto co się działo:

• Listopad/Grudzień – wysłaliśmy wiadomość: „Spokojnie, ogarniamy temat KSeF. Damy Ci znać, co i kiedy trzeba zrobić.”
• Koniec grudnia – przygotowaliśmy prosty przewodnik: co to KSeF, co się zmienia, co musisz zrobić. Bez prawniczego bełkotu.
• Początek stycznia – dostałeś konkretną instrukcję: krok 1, krok 2, krok 3. Nic skomplikowanego.
• Początek lutego – przypomnienie + filmik pokazujący dokładnie co kliknąć. Dla tych, którzy wolą zobaczyć niż czytać.

Co musisz zrobić Ty? Naprawdę niewiele

Wiemy, że masz firmę na głowie i milion innych spraw. Dlatego ograniczyliśmy Twoją rolę do absolutnego minimum.

Cała procedura to trzy proste kroki:

1. Zaloguj się do systemu KSeF (przez profil zaufany albo podpis elektroniczny).
2. Wygeneruj token – taki specjalny kod dostępu.
3. Wklej token do SaldeoSmart.

I to tyle! Resztą – księgowaniem faktur, przetwarzaniem, archiwizacją – zajmujemy się my i system.

A jeśli nie wiem, co kliknąć?

Rządowe strony potrafią być… powiedzmy delikatnie… nieintuicyjne. Dlatego oprócz pisemnej instrukcji nagraliśmy krótki filmik, który pokazuje dokładnie co i gdzie kliknąć. Widzisz te same okienka co na swoim ekranie. Możesz pauzować, cofać, oglądać tyle razy ile potrzebujesz. Zero stresu, zero pośpiechu. A jeśli mimo wszystko coś nie zadziała, to zadzwoń, pomożemy.

Co mówią o nas nasi klienci?

Darmowa konsultacja księgowa

Umów się na bezpłatną konsultację w SOVA Księgowość, a w trakcie rozmowy wspólnie przeanalizujemy Twoją sprawę. Jeżeli będziesz zainteresowany, to po rozmowie przygotujemy spersonalizowaną ofertę rejestracji i obsługi Twojej firmy w Polsce!

Termin indywidualnej konsultacji możesz ustalić przez nasz kalendarz online lub w trakcie rozmowy z naszym pracownikiem.

Podsumowanie

KSeF pokazuje, że zmiany w podatkach nie muszą być koszmarem. Najważniejsze wnioski:

• Zmiany będą zawsze – taki mamy klimat w polskich podatkach.
• Dobre biuro rachunkowe zdejmuje Ci z głowy całe zamieszanie – nie musisz się tym zajmować sam.
• Nowoczesna technologia to podstawa – dzięki niej zmiany przechodzą gładko.