Zakładasz firmę. Szukasz biura rachunkowego, bo każda firma potrzebuje mieć prowadzoną księgowość. Wybierasz konkretne i co miesiąc płacisz za jego usługi. Prawdopodobnie ciekawi Cię skąd u danego biura rachunkowego bierze się taka a nie inna stawka miesięczna za dostarczane usługi, co na nią się składa i czy “dałoby się taniej”.

Wiedząc, że taki temat interesuje wielu przedsiębiorców, przygotowaliśmy artykuł, w którym rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Najczęściej biura rachunkowe wybierają to jakie stawki za miesięczną obsługę będą pobierać od klientów, w zależności od wysokości kosztów jakie ponoszą. Na jakie główne segmenty rozbijają się koszty funkcjonowania biura rachunkowego?

 

Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Składanie deklaracji
Konsultacje z klientami
Rozwiązywanie problemów
Tworzenie i aktualizacja procesów / procedur
Aktualizacja bazy wiedzy
Rekrutacja
Wdrażanie nowych księgowych
Zarządzanie
Oprogramowania
Ubezpieczenie

 

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Każdy podmiot wymaga prowadzenia dla niego ksiąg rachunkowych lub rachunku zysków i strat. Klient każdego miesiąca wysyła do biura dokumenty, które są następnie księgowane przy pomocy odpowiedniego oprogramowania.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Tak, da się w zakresie tworzenia ksiąg rachunkowych zaoszczędzić. W SOVA, po stworzeniu ksiąg za dany miesiąc, a przed złożeniem na ich podstawie deklaracji, przechodzą one wewnętrzny audyt. Polega on na sprawdzeniu przez drugiego księgowego, czy księgowania zostały wprowadzone poprawnie. Znacząco zmniejsza to ilość błędów przy tworzeniu ksiąg. Można taki element wyeliminować i tym samym pozbyć się w tym zakresie kosztów. Natomiast ceną za to jest znacznie wyższe ryzyko, że po czterech latach kontrola urzędowa wykaże błąd popełniony w księgach. Będzie się to wiązało z nałożeniem kary na spółkę i koniecznością skorygowania wszystkich rozliczonych okresów (korekta 4 lat wstecz to niemały wydatek).

.

Składanie deklaracji

Każdego miesiąca z związku z różnymi regulacjami prawnymi wymagane jest aby Twoja firma składała konkretne deklaracje. Po stronie biura rachunkowego jest zajmowanie się składaniem ich za Ciebie w odpowiedni sposób.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Nie, tutaj nie widzimy możliwości opcji budżetowej. Wiadomo, że pozostaje kwestia, czy deklaracje składane są przez osobę odpowiednio kompetentną. Jeśli deklaracje składane są przez osobę niemającą do tego kompetencji, to mogą wyniknąć z tego problemy. To raczej rzadki scenariusz, występujący tylko w biurach, które maksymalnie tną koszty.

.

Konsultacje z klientami

Co jakiś czas będą przychodziły Ci do głowy pytania dotyczące księgowości Twojej firmy. Mogą to być kwestie typu:

  • „Czy mogę zaliczyć ten wydatek jako koszt do mojej firmy?”

  • „A jak to wpłynie na księgowość, jeśli kupię to auto w leasingu?”

Czas poświęcony na konsultacje w takich zakresach, biuro rachunkowe potrzebuje wliczyć w koszty swojego funkcjonowania.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Podobnie jak w poprzednim punkcie, nie widzimy tutaj możliwości obniżenia kosztów konsultacji, pozostaje jedynie kwestia poziomu kompetencji osoby, która je przeprowadza.

.

Rozwiązywanie problemów

Mając nawet najlepsze intencje “utrzymania porządku, to i tak co jakiś czas pojawi się problem. Często są to kwestie typu „Zapomniałem dosłać Wam tej faktury z poprzedniego miesiąca, a zapłaciłem ją gotówką, co teraz możemy z tym zrobić?”.

Potrzeba w takich sytuacjach przysiąść i znaleźć odpowiednie rozwiązanie, w zależności od typu problemu. Przy wycenie wysokości miesięcznego pakietu księgowego, potrzeba wziąć pod uwagę, również ten element.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Tak, przy opcji budżetowej część biur rachunkowych decyduje się zamiatać nawet istotne problemy pod dywan, z myślą przewodnią “może US przy kontroli nie zauważy, nie mamy czasu tego prostować”. Co do możliwych konsekwencji przy takim podejściu, pozostawiamy tutaj pole do popisu dla Twojej wyobraźni.

.

Tworzenie i aktualizacja procesów / procedur

Jeśli urząd po raz trzeci zmienia w tym roku wytyczne co do składania określonej deklaracji, to nie może być dla nas wymówką, że zmiany są za częste i dlatego złożyliśmy deklarację w błędnej, starej formie.

Z naszej strony mamy obowiązek, aby odpowiednie osoby z zespołu czuwały nad procedurami oraz procesami wedle jakich rozliczamy naszych klientów, tak aby w razie potrzeby na czas odpowiednio je modyfikować.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Tak. Wiele biur w ogóle nie ma spisanych procesów i procedur. Często jeśli zapytać Panią Grażynkę dlaczego w taki sposób to robi, to odpowie, że dlatego bo tak robiła Jadzia. Jadzia z kolei stwierdzi, że mniej więcej tak robił to Stefan. I tak działa to aż do najbliższej kontroli, która drastycznie uświadamia, że jednak Pani Grażynka powinna to robić w inny sposób, bo ten który Stefan wypracował 4 lata temu, dzisiaj już przynosi bardzo przykre konsekwencje.

.

Aktualizacja bazy wiedzy

W ostatnich latach zmian prawnych dzieje się dość dużo (i dość często). Na to samo pytanie od klienta odpowiedź może być inna w zależności czy zapytał wiosną, latem czy jesienią danego roku. Aby móc udzielić odpowiedzi zgodnej z aktualnymi informacjami potrzebujemy czuwać, aby nasza baza wiedzy pozostawała stale aktualna.

Czy istnieje tu opcja budżetowa?

Tak. Podobnie jak przy procedurach i procesach, bazy wiedzy można w ogóle nie prowadzić w pisemnej formie. Wtedy każdy w zespole księgowym ‘coś wie’, każdemu ‘coś się wydaje’. Często ‘wydawanie’ jednej osoby jest sprzeczne z tym drugiej. Jedno jest aktualne na 2 lata wstecz, a drugie na 9 miesięcy do tyłu. Pole do konsekwencji z tego zakresu ponownie pozostawiamy dla wyobraźni czytelnika.

 

Rekrutacja

Może wydać się to czymś oczywistym, ale jednak zrekrutowanie do zespołu księgowego kosztuje. Im bardziej stawia się na wysoką jakość specjalistów, a tym samym sporą pulę rekrutacji i dobre przetestowanie ich przed dołączeniem, tym koszty rekrutacji są większe, ale też jakość osób w zespole wyższa.

Czy rekrutacje da się robić budżetowo?

Tak, zdecydowanie rekrutacje mogą być różnej jakości. Jeśli jakość jest niska, to pojawiają się następujące problemy z perspektywy klienta:

  • Zrekrutowany księgowy może popełniać kardynalne błędy, które odbijają się potem na przedsiębiorcy.

  • Zrekrutowany księgowy może nie być kompetentny do komunikacji z klientem. Możesz wtedy podczas kontaktu odnosić wrażenie “Czy on w ogóle wie, co się dookoła dzieje?”. Taka sytuacja nie dodaje ani łatwości prowadzenia biznesu, ani poczucia, że księgowość jest pod kontrolą.

Do budżetowych rozwiązań dochodzi tutaj również zupełny brak rekrutacji, czyli jednoosobowy zespół księgowy. Opcja ta powoduje pewne problemy. Jeśli Pani Jadzia nikogo nie zatrudnia i sama obsługuje wszystkich klientów, to potrzeba zadać sobie z perspektywy klienta pytanie – co jeśli Pani Jadzia trafi na dłuższy czas do szpitala, a wtedy akuratnie rozpocznie się kontrola? Co jak Pani Jadzi wypadną kontrole u trzech klientów na raz, a ona przecież się w danym czasie nie rozdwoi? Jednoosobowy zespół księgowy na pewno pozwala znacząco obniżyć koszty, ale potrzeba zdawać sobie sprawę z tego jakie ryzyka on pociąga.

Wdrożenia nowych księgowych

Słabe wdrożenie to takie, w którym nowy księgowy w zespole rzucany jest na głęboką wodę – „Tu masz dostępy i rozliczaj podmioty”.

Dobre wdrożenie to takie, w którym w którym księgowy wdrażany jest do zespołu zadanie po zadaniu, cały czas będąc pod opieką mentora. Kosztuje to oczywiście więcej, ale znacząco zmniejsza ryzyko popełnienia kardynalnych błędów wykrytych u klienta dopiero podczas kontroli skarbowej.

Czy da się wdrożenie robić budżetowo?

Tak – wrzuceniem na głęboką wodę nowej osoby, bez niezbędnych wdrożeń. Będzie to na pewno tańsze, ale przy okazji naraża klientów na sporo potencjalnych problemów.

Zarządzanie

Niektórzy twierdzą, że menadżerów mogłoby w ogóle nie być. Inni są zwolennikami micro-management, który zakłada, że nawet najmniejsza decyzja musi zawsze być podjęta przez menadżera. Optimum leży gdzieś po środku i dobry menadżer roztacza tyle kontroli ile faktycznie jest potrzebne.

Czy zarządzanie w firmie księgowej można robić budżetowo?

Tak. Można zatrudniać słabych menadżerów albo zatrudniać niewystarczającą ich ilość. Negatywne konsekwencje jakie z tego wynikają mogą być następujące:

  • Na urlop idzie w tym samym czasie opiekun spółki i osobą go ‘back-upjącą’. Klient pozostaje bez żadnego księgowego na dwa tygodnie, bo menadżer nie wdrożył tutaj odpowiedniego systemu kontroli.

  • Księgowy regularnie popełnia kardynalne błędy u klientów, ale nadal pozostaje w zespole. Menadżer nie wdrożył odpowiedniego systemu, aby być na bieżąco z wiedzą o tym, że takie błędy się dzieją. Kolejni i kolejni klienci, których ten księgowy rozlicza są przez to stratni.

Oprogramowania

Czasy gdy księgowało się na kartach papieru minęły dawno temu. Dzisiaj każde biuro rachunkowe do funkcjonowania wymaga oprogramowań, które odpowiednio kosztują.

Przykładowo licencja Comarch dla pojedynczego księgowego to koszt ~6000 zł start + dodatkowe ~1000 zł rocznie za aktywną gwarancje. Utrzymanie zewnętrznie serwera, aby możliwa była praca w chmurze to ponad 2000 zł miesięcznie. To przykładowe pozycje i kwoty, na serwerze i licencji Comarch, koszty w tym zakresie zdecydowanie się nie kończą.

Czy dałoby się zrobić to taniej?

Tak. Zamiast profesjonalnego oprogramowania, które dużo kosztuje, ale zapewnia wysoki stopień niezawodności, można kupić software, za który płaci się po 50 zł miesięcznie. Też da się na nim prowadzić księgowość. Problem w tym, że gdy po raz kolejny zostanie ogłoszona zmian prawna, która wejdzie w życie za miesiąc, to software ten z dużą szansą nie będzie do niej dostosowany. A biuro rachunkowe nie będzie mogło spełnić nowych wymagań jakie urząd nagle stawia przedsiębiorcy.

Innym przykładem jest to, że można utrzymywać serwer do pracy w chmurze wewnętrznie, jest to znacznie mniej kosztowne, ale rodzi spore konsekwencje.

Jeśli biuro rachunkowe utrzymuje serwer wewnętrznie, bo tak jest taniej i używa do tego wewnętrznego informatyka, to należy zadać sobie pytanie, co się stanie jeśli nastąpi awaria serwera, informatyk świeżo się zwolnił lub jest aktualnie w szpitalu, a terminy deklaracji są na jutro. Prawdopodobnie szykują się w takiej sytuacji bardzo duże kłopoty dla przedsiębiorcy.

Ubezpieczenie

Każde biuro rachunkowe potrzebuje mieć wykupione ubezpieczenie. Jest to kolejny koszt, który dochodzi do listy.

Czy da się tutaj przeprowadzić opcję budżetową?

Tak. Można wykupić minimalny zakres, po najniższej możliwej cenie. Gdzie leży problem? Problem rodzi się, gdy biuro rachunkowe nie radzi sobie w pozostałych, opisanych powyżej obszarach, to w sytuacji kryzysowej nie będzie miało nawet wystarczającego ubezpieczenia aby pokryć straty poniesione przez klienta. Musisz przyznać, że to niezbyt optymistyczny scenariusz.

Szukasz odpowiedniego biura rachunkowego? Nie masz pewności co do poprawności dotychczasowych rozliczeń swojej firmy i chciałbyś to zmienić, aby Twój biznes był bezpieczny? Zastanawiasz się nad przeniesieniem obsługi księgowej swojej spółki lub działalności?

Napisz do nas lub umów się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą. Chętnie pomożemy!

Napisz do nas!