Jedną z kwestii, nad którymi musisz się pochylić przed założeniem sklepu internetowego jest wybór formy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, czyli wybór formy prowadzenia księgowości. W niniejszym artykule przedstawiamy różnice pomiędzy tzw. pełną księgowością, czyli prowadzeniem ksiąg rachunkowych, a podatkową księgą przychodów i rozchodów (PKPiR).

Księgi rachunkowe i podatkowe oraz ewidencje podatkowe w sklepie internetowym
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?
Różnice pomiędzy księgami rachunkowymi a PKPiR
Pełna księgowość czy podatkowa księga przychodów i rozchodów – co wybrać?

 

Księgi rachunkowe i podatkowe oraz ewidencje podatkowe w sklepie internetowym

Zasadniczo, prowadząc sklep internetowy możesz mieć do czynienia z trzema metodami ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Ich wybór uzależniony jest w znacznej mierze od wcześniejszych decyzji, związanych w pierwszej kolejności z formą prowadzenia działalności gospodarczej, a następnie z formą opodatkowania (o ile przyjęta przez Ciebie forma prawna działalności daje Ci możliwość wyboru formy opodatkowania).

Jeśli prowadzisz sklep internetowy jako osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą, możesz wybrać opodatkowanie podatkiem PIT według zasad ogólnych (skala podatkowa), opodatkowanie liniowym podatkiem PIT według stawki w wysokości 19% dochodów lub opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku wyboru ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie musisz prowadzić ksiąg rachunkowych ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepisy zobowiązują Cię wtedy jedynie do prowadzenia ewidencji przychodów, która jest znacznie prostsza niż wspomniane księgi (oczywiście jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz również prowadzić ewidencje dla potrzeb VAT, niezależnie od formy opodatkowania podatkiem dochodowym lub formy prowadzenia ksiąg). Nie zawsze jednak w sklepie internetowym opłacalne będzie stosowanie ryczałtu. Dużo zależy od indywidualnych preferencji i innych czynników, związanych np. z rodzajem sprzedawanych towarów.

W tym artykule skupimy się tylko na podatnikach, którzy nie wybrali ryczałtu lub którzy nie mieli takiej możliwości, ponieważ są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak interesuje Cię opodatkowanie Twojej działalności ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, przeczytaj artykuł Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dla sklepu internetowego. W dalszej części tekstu przedstawimy natomiast wady i zalety prowadzenia ewidencji w formie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) oraz wyjaśnimy w jakich przypadkach będziesz mieć obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.

 

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Jeśli chcesz mieć wybór pomiędzy pełną księgowością a podatkową księgą przychodów i rozchodów (PKPiR), musisz wybrać odpowiednią formę prowadzenia działalności. Nie w każdym przypadku będziesz mieć bowiem możliwość skorzystania z prowadzenia księgowości w formie PKPiR. Możliwość jej stosowania wynika bowiem z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia dotyczącego prowadzenia tej księgi. Z możliwości jej prowadzenia będą więc wykluczeni wszyscy podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, ale i to nie wyjaśnia sprawy w pełni. Niektóre podmioty są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, nawet gdy nie są osobami prawnymi lub podatnikami podatku CIT.

 

Rodzaje podmiotów prowadzących „pełną księgowość”

Księgi rachunkowe zobowiązane są prowadzić różnego rodzaju podmioty, w tym np. jednostki samorządu terytorialnego, banki, czy też towarzystwa ubezpieczeniowe. Skupmy się jednak na typowych formach działalności, które mogą posłużyć do otwarcia sklepu internetowego. Co do zasady, księgi rachunkowe (a więc „pełną księgowość”) obowiązkowo muszą prowadzić spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji) oraz spółki cywilne. Zasada ta nie dotyczy jednak wszystkich spółek handlowych i cywilnych. Uszczegóławiając można powiedzieć, że księgi rachunkowe muszą prowadzić obowiązkowo:

  • spółki akcyjne (ich sprawozdania finansowe dodatkowo podlegają w każdej sytuacji obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta),
  • proste spółki akcyjne,
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółki komandytowo-akcyjne,
  • spółki komandytowe,
  • spółki jawne, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna.
  • spółki cywilne, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna.

Przy okazji, wszystkie z wymienionych podmiotów poza spółkami jawną i cywilną są podatnikami CIT, w związku z czym nie dotyczą ich regulacje PIT o podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Regulacje te mogą dotyczyć spółek jawnych i cywilnych, ale jedynie gdy wspólnikami takich spółek są wyłącznie osoby fizyczne.

 

Próg przychodów zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Ponadto księgi rachunkowe prowadzić muszą również niektóre z pozostałych podmiotów, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Dotyczy to:

  • osób fizycznych,
  • spółek cywilnych osób fizycznych,
  • spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółek jawnych osób fizycznych,
  • spółek partnerskich,
  • przedsiębiorstw w spadku.

 

Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Opisane powyżej podmioty, które muszą prowadzić pełną księgowość, tylko po przekroczeniu 2 mln euro przychodów za poprzedni rok obrotowy, nie będą musiały prowadzić ksiąg rachunkowych, o ile nie przekraczają tego pułapu. Tylko w ich przypadku możliwe będzie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Sklepu internetowego nie poprowadzisz jednak w formie spółki partnerskiej, gdyż może być ona utworzona wyłącznie w celu wykonywania wolnego zawodu. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Formy prawne działalności gospodarczej.

Pomijając sytuację dziedziczenia działalności gospodarczej (przedsiębiorstwa w spadku), możesz rozważyć trzy formy działalności, które pozwalają na wybór pomiędzy pełną księgowością a PKPiR w przypadku prowadzenia sklepu internetowego. Są to:

  • jeśli chcesz podjąć działalność samodzielnie – działalność gospodarcza wykonywana we własnym imieniu, jako osoba fizyczna,
  • jeśli chcesz działać ze wspólnikami:
    • spółka cywilna osób fizycznych,
    • spółka jawna osób fizycznych.

Dotyczy to oczywiście sytuacji, w której nie przekraczasz wspomnianego wcześniej limitu przychodu. W przypadku nowo otwieranych firm nie będzie to jednak problemem.

Jeśli chcesz zdecydować się na księgi rachunkowe, w grę wchodzą również inne spółki. Dla celów prowadzenia sklepu internetowego możesz wybrać w zasadzie każdą z nich, z wyjątkiem spółki partnerskiej.

 

Różnice pomiędzy księgami rachunkowymi a PKPiR

Aby rozsądnie wybrać, musisz poznać wady i zalety prowadzenia tzw. pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych) i podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Najogólniej rzecz ujmując, prowadzenie PKPiR jest tańsze, prostsze i zajmuje mniej czasu. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji ta opcja będzie lepsza dla Twojego sklepu internetowego. Dużo zależy od rozmiarów działalności i tego, do jakich celów ma służyć Ci księgowość.

 

Polityka rachunkowości

Prowadzenie pełnych ksiąg wiąże się z koniecznością opracowania polityki rachunkowości, w której zawrzesz m.in. informację o stosowanych przez Ciebie metodach wyceny aktywów i pasywów, sposobie prowadzenia ksiąg, stosowanym zakładowym planie kont księgowych itp.

W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie będą dotyczyć Cię przepisy o rachunkowości, w związku z czym nie będziesz sporządzać polityki rachunkowości.

W praktyce, utworzenie polityki rachunkowości, która przewiduje standardowe rozwiązania nie będzie zbytnio problematyczne, jednak jeśli chcesz korzystać z nieszablonowych rozwiązań może pociągnąć to za sobą dodatkowy czas i koszty.

 

Prowadzenie rozrachunków

Jedną z najbardziej istotnych kwestii, którą musisz rozważyć jest potrzeba prowadzenia rozrachunków. Wiąże się to z księgowaniem zmiany stanów należności i zobowiązań Twojej firmy.

W przypadku dużych rozmiarów działalności, prowadzenie rozrachunków umożliwi Ci lepszą analizę Twojego stanu rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami z tytułu dostaw i usług. Jeśli np. zamierzasz wprowadzać rabaty w przypadku przekroczenia określonej wielkości sprzedaży do danego klienta w ciągu roku, to prowadzenie rozrachunków znacznie uprości ten proces. Dużo bardziej przejrzyste staną się również zobowiązania i należności publicznoprawne, a więc np. te z urzędem skarbowym, z ZUS lub z tytułu przyznanych dotacji. W przypadku dużej liczby pracowników, rozliczenia z nimi mogą nastręczać problemów firmom, które nie prowadzą rozrachunków, w związku z czym warto wziąć i to pod uwagę.

Generalnie rzecz biorąc, dobrze prowadzone rozrachunki mogą pomóc w zapanowaniu nad rozliczeniami z setkami podmiotów, z którymi będziesz mieć do czynienia. W przypadku sklepu internetowego brzmi to zachęcająco, gdyż podmiotów tych może być w przypadku całkiem sporo. Główny problem dotyczący prowadzenia rozrachunków wiąże się jednak właśnie z liczbą kontrahentów. Prowadzenie i pilnowanie rozrachunków generuje spore koszty księgowości. Przy dużej liczbie klientów, koszty te mogą być naprawdę wysokie.

Musisz więc zastanowić się, czy chcesz prowadzić pełną księgowość, wraz z rozrachunkami i mieć lepszą kontrolę nad swoimi zobowiązaniami i należnościami, czy też prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, która z powodu braku konieczności księgowania zmiany stanów zobowiązań i należności będzie znacznie tańsza, lecz da Ci zdecydowanie mniej informacji niż księgi rachunkowe.

 

Metody wyceny i amortyzacji

Kolejną kwestią, którą musisz rozważyć, zastanawiając się nad wyborem między księgami rachunkowymi a PKPiR, są metody wyceny aktywów (majątku) i pasywów (w uproszczeniu źródeł finansowania majątku).

W przypadku składników majątku o wartości większej niż 10 tys. zł zazwyczaj będziesz musieć liczyć się z koniecznością zaliczania ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. W związku z powyższym konieczna będzie ich odpowiednia wycena oraz amortyzacja, która będzie stanowić Twój koszt. Amortyzacji w PKPiR dokonywać będziesz wyłącznie w oparciu o przepisy podatkowe.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, obok ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla potrzeb podatkowych, będziesz musiał uwzględniać także ich ewidencję dla celów bilansowych. Metody i stawki amortyzacji dla celów bilansowych i podatkowych mogą się różnić, co może pociągnąć za sobą znaczne zwiększenie czasochłonności, a co za tym idzie kosztów księgowości.

Inne mogą być również metody rozliczania różnic kursowych, co może mieć szczególnie duże znaczenie w przypadku prowadzenia działalności międzynarodowej. Odmienne sposoby rozliczania tych różnic na gruncie prawa bilansowego i podatkowego mogą wpływać na zwiększenie kosztów prowadzenia ksiąg w przypadku wyboru pełnej księgowości.

Oczywiście to nie wyczerpuje wszystkich różnic w metodach wyceny. Istotne jest jednak zrozumienie, że te różnice istnieją i wiążą się z większą pracą konieczną do zaksięgowania tych samych operacji gospodarczych, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Skąd biorą się te różnice? Prawo bilansowe (rachunkowość) ukierunkowane jest na przedstawienie wiernego i rzetelnego obrazu jednostki gospodarczej. Prawo podatkowe ma natomiast na celu jedynie doprowadzenie do wyliczenia podatku zgodnie z arbitralną wolą ustawodawcy, która wiąże się głównie z potrzebami fiskalnymi budżetu państwa i jednostek samorządu terytorialnego. Nie zawsze baczy ono na realia, które stara się uwzględniać dobrze prowadzona rachunkowość. Prawo podatkowe interesuje się obrazem jednostki tylko w zakresie regulowania zobowiązań podatkowych. Prawo bilansowe ma zaś za zadanie pokazać całościowy i pełny obraz jednostki gospodarczej.

 

Szczegółowość ewidencji

Pełna księgowość daje Ci znacznie większe możliwości analityczne. Szczegółowe rozbicie kosztów na kategorie zarówno w ujęciu rodzajów kosztów, jak i w ujęciu miejsc ich powstawania może znacznie ułatwić Ci ich ograniczanie. Szczegółowa ewidencja różnych rodzajów i miejsc powstawania przychodów da Ci zaś więcej informacji dotyczących rentowności poszczególnych projektów.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów ma w tym zakresie znacznie uboższe możliwości. Sprowadza się ona w zasadzie do prostej ewidencji przychodów i kosztów. Ewidencja ta polega na:

  • określeniu:
    • liczby porządkowej zdarzenia gospodarczego,
    • daty zdarzenia gospodarczego,
    • nr dowodu księgowego,
    • danych kontrahenta,
  • opisania zdarzenia gospodarczego,
  • określeniu wartości łącznych przychodów, w tym wartości:
    • sprzedawanych towarów i usług,
    • pozostałych przychodów,
  • określeniu wartości:
    • zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu,
    • kosztów ubocznych zakupu,
    • wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia w gotówce i w naturze oraz pozostałych wydatków,
    • kosztów działalności badawczo-rozwojowej.

Tak skonstruowana ewidencja nie pozwala jednak na szczegółowe określenie rodzajów i miejsc powstawania przychodów i kosztów. Nie dowiesz się więc, czy to zakupy energii, czy też zużycie materiałów są Twoimi głównymi źródłami kosztów, ani jak dużo Twoich zasobów pochłaniają koszty zarządzania przedsiębiorstwem. Nie sprawdzisz również w łatwy sposób, które produkty przynoszą Ci największe przychody (choć akurat to może zrekompensować Ci system, który stosujesz do sprzedaży swoich produktów przez Internet). PKPiR nie dostarczy Ci tym bardziej informacji o szczegółowych rozrachunkach z klientami, o czym była już wcześniej mowa.

 

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Efektem prowadzenia ksiąg rachunkowych powinno być sporządzenie sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe składa się co najmniej z:

  • bilansu;
  • rachunku zysków i strat;
  • informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sprawozdania finansowe jednostek podlegających corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta powinny zawierać również:

  • zestawienie zmian w kapitale własnym;
  • rachunek przepływów pieniężnych (cash flow).

Oczywiście sporządzenie sprawozdania finansowego wiąże się z kosztami, których unikną firmy prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Jeśli prowadzisz swój sklep internetowy poprzez spółkę jawną osób fizycznych, a Twoje przychody nie przekroczyły opisywanego wcześniej progu 2 mln euro i nie prowadzisz ksiąg rachunkowych, pamiętaj jednak, że będzie ciążył na Tobie pewien obowiązek związany ze sprawozdawczością finansową. Musisz złożyć we właściwym rejestrze sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Masz na to 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Tylko tyle. Prowadząc PKPiR, nie będziesz więc sporządzać sprawozdania finansowego.

 

Rodzaj ksiąg a wysokość podatku dochodowego i rozliczenia z tytułu VAT

Twój wybór co do formy prowadzenia księgowości jako ksiąg rachunkowych lub PKPiR nie ma wpływu na stawki opodatkowania podatkiem dochodowym. Jeśli jesteś podatnikiem podatku PIT i rozliczasz się według skali podatkowej, to niezależnie od formy prowadzenia ksiąg obowiązują Cię te same zasady dotyczące kwoty wolnej od podatku i stawek podatkowych (17% i 32% dochodu). Jeśli rozliczasz się w sposób liniowy, Twoje opodatkowanie wyniesie 19% dochodu, niezależnie od tego czy prowadzisz pełną księgowość, czy PKPiR. Więcej na temat przeczytasz w artykule Działalność gospodarcza – podatek PIT. Jedynie prowadzenie ewidencji przychodów dla potrzeb ryczałtu, związane jest z wyborem innej formy opodatkowania, o czym możesz przeczytać we wspomnianym wcześniej artykule o ryczałcie dla sklepu internetowego.

Jak już wspomnieliśmy, w przypadku wyboru formy działalności, która powoduje konieczność opłacania podatku CIT (np. w przypadku spółki z o.o.), nie będziesz mieć możliwości skorzystania z PKPiR. Podatek CIT do zapłaty wyliczysz na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, a stawki tego podatku wyniosą w zależności od wysokości Twoich przychodów 9% lub 19% dochodu.

Forma prowadzenia księgowości nie będzie mieć żadnego wpływu na konieczność rozliczania się z tytułu podatku VAT. Istotne jest tylko to, czy jesteś podatnikiem czynnym, czy zwolnionym. Podatnicy czynni VAT, muszą prowadzić stosowne rejestry VAT i przygotowywać jednolity plik kontrolny. To czy prowadzą pełną księgowość, czy podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów dla potrzeb ryczałtu, nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia. Więcej na temat rejestracji do VAT przeczytasz w artykule Rejestracja do VAT – kiedy to konieczne?

Pełna księgowość czy podatkowa księga przychodów i rozchodów – co wybrać?

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Jeśli kierujesz się przede wszystkim kryterium kosztów, to PKPiR może przynieść Twojemu sklepowi internetowemu znaczne oszczędności w stosunku do pełnej księgowości. Opracowanie polityki rachunkowości, prowadzenie rozrachunków, odmienne wyceny rachunkowa i podatkowa, odmienne metody i stawki amortyzacji, czy też wreszcie sporządzanie sprawozdań finansowych – to wszystko generuje duże koszty w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Z drugiej strony księgi rachunkowe i sporządzone na ich podstawie sprawozdania finansowe zapewnią Ci znacznie szerszy obraz sytuacji finansowej Twojego przedsiębiorstwa. Oczywiście możesz próbować rekompensować sobie braki informacyjne w PKPiR, np. poprzez system, którego używasz do sprzedaży, jednak musisz liczyć się z tym, że prowadząc PKPiR nie będziesz mieć niektórych informacji, które byłyby dla Ciebie łatwo dostępne w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podsumowując, tzw. pełna księgowość zainteresuje bardziej wymagających przedsiębiorców, którzy planują dużą skalę działalności, wymagającą prowadzenia dogłębnych analiz. Podatkowa księga przychodów i rozchodów zadowoli zaś przedsiębiorców, którzy braki informacyjne w ewidencji księgowej zrekompensują sobie w inny sposób, a dla których prowadzenie ksiąg rachunkowych byłoby zbyt dużym obciążeniem finansowym, gdyż duża liczba transakcji, z jaką ma się do czynienia w przypadku sprzedaży internetowej, może generować znaczne różnice w kosztach prowadzenia „pełnych ksiąg”, w stosunku do PKPiR.

Należy jednak pamiętać, że w zależności od formy prawnej wykonywanej działalności lub wielkości przychodów, niektórzy przedsiębiorcy nie będą mogli wybrać podatkowej księgi przychodów i rozchodów, co będzie wiązało się z koniecznością prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli chcesz otworzyć sklep internetowy i zastanawiasz się jaki rodzaj ewidencji księgowej najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku, nie zwlekaj i umów się już dziś na bezpłatną konsultację!


Napisz do nas!

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych., Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037, ze zm.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych., Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, ze zm.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86, ze zm.

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości., Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, ze zm.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, ze zm.

Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne., Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930, ze zm.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2019 poz. 2544.

Data ostatniej aktualizacji artykułu: