Prowadzisz lub zamierzasz prowadzić sklep internetowy i chcesz mieć większe możliwości analityczne? Zależy Ci na wglądzie w rozrachunki z poszczególnymi klientami? A może chcesz mieć większy wpływ na analizę rentowności Twoich projektów lub mieć szerszy ogląd na perspektywę najbardziej kosztochłonnych obszarów działalności?

Niezależnie od Twoich motywacji, pełna księgowość, wraz z odpowiednio dobranymi kontami analitycznymi, może zagwarantować Ci świetne źródło wiedzy o tym, co dzieje się w Twoim przedsiębiorstwie i jakie perspektywy się przed nim rysują.

Pełna księgowość dla sklepu internetowego
Analityka kont księgowych
Pełne sprawozdanie finansowe
Możliwości dokonywania analizy finansowej przy prowadzeniu pełnej księgowości

 

Pełna księgowość dla sklepu internetowego

Prowadzenie tego co popularnie nazywa się „pełną księgowością” wiąże się z przestrzeganiem przepisów ustawy o rachunkowości. Prowadząc księgi rachunkowe musisz więc poza przepisami podatkowymi przestrzegać również przepisów ustawy o rachunkowości, celem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z przepisami, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  • dziennik,
  • księgę główną,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej czasochłonne i generuje większe koszty. Może jednak przynieść wiele cennych informacji, których nie dostarczają księgi i ewidencje prowadzone jedynie na potrzeby prawidłowego obliczenia podatku do zapłaty.

Obowiązkowa i dobrowolna pełna księgowość

W kontekście prowadzenia księgowości sklepu internetowego branża nie ma wpływu na formę prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych. Zdecydowanie ważniejsza jest kwestia formy prawnej prowadzenia działalności oraz jej rozmiarów. Jak wspominaliśmy w artykule Sklep internetowy – PKPiR czy pełna księgowość?, księgi rachunkowe, a więc tzw. pełną księgowość, muszą prowadzić obowiązkowo przedsiębiorcy, prowadzący sklep internetowy w formie:

  • spółki akcyjnej,
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółki komandytowo-akcyjnej,
  • spółki komandytowej,
  • spółki jawnej, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna.
  • spółki cywilnej, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna.

Ponadto księgi rachunkowe muszą prowadzić obowiązkowo wymienione niżej podmioty, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro w walucie polskiej:

  • osoby fizyczne,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie,
  • przedsiębiorstwa w spadku.

Podmioty te mogą jednak wybrać prowadzenie ksiąg rachunkowych nawet, jeżeli ich przychody nie przekraczają 2 mln euro. W takiej sytuacji należy, co do zasady, zawiadomić o tym urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienia należy dokonać przed rozpoczęciem roku obrotowego. W przypadku osób fizycznych i wspólników spółek cywilnych można to zrobić na podstawie przepisów o CEIDG.

Jeśli więc potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji niż te, które zapewnia Ci prowadzenie podatkowej księgi przychodów lub rozchodów bądź ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, masz wybór w postaci prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Pełna księgowość umożliwi Ci prowadzenie szczegółowej analityki przychodów, kosztów i rozrachunków z kontrahentami oraz sektorem publicznym (urząd skarbowy, ZUS).

 

Analityka kont księgowych

Na rachunkowość jednostki składają się elementy wymienione na początku tego artykułu. Zwróć uwagę na występowanie księgi głównej i ksiąg pomocniczych.

Konta księgi głównej nazywa się kontami syntetycznymi. Zawierają one zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Konta ksiąg pomocniczych nazywa się zaś kontami analitycznymi. Zawierają one zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Innymi słowy, podstawowe informacje o jednostce uzyskuje się dzięki prowadzeniu kont syntetycznych. Konta analityczne są względem kont syntetycznych kontami pomocniczymi, mającymi dostarczać dodatkowych, bardziej szczegółowych informacji.

Przykładowo, dla konta syntetycznego, w którym wykazuje się stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, można utworzyć wiele kont analitycznych dla poszczególnych rachunków bankowych. Dla konta syntetycznego przedstawiającego wartość środków trwałych ogółem można zaś utworzyć konta analityczne przedstawiające wartość różnych rodzajów środków trwałych (np. maszyny, budowle, środki transportu) lub wartość każdego środka trwałego z osobna.

W podobny sposób można tworzyć konta analityczne dla kont syntetycznych przedstawiających wartość poszczególnych rodzajów kosztów, źródeł przychodów, czy też dla kont syntetycznych przedstawiających wartość należności i zobowiązań wynikających np. z transakcji z kontrahentami.

 

Kiedy pełna księgowość ze szczegółową analityką ma sens?

Jeżeli Twoja działalność nie jest duża, a księgowość jest dla Ciebie potrzebna, jedynie po to by nie mieć problemów z fiskusem, to przechodzenie na księgi rachunkowe i tworzenie rozbudowanej analityki kont księgowych nie będzie miało dla Ciebie dużej wartości.

Rozbudowany plan kont, z dobranymi odpowiednio kontami analitycznymi przyda się jednak m.in., jeżeli:

  • chcesz mieć większą kontrolę nad miejscami powstawania kosztów lub rodzajami kosztów, które najbardziej Cię obciążają,
  • chcesz zbadać rentowność poszczególnych działów sprzedaży lub konkretnych projektów,
  • zamierzasz wprowadzić system bonifikat lub rabatów dla klientów, po przekroczeniu danej wielkości obrotów z jednym klientem,
  • chcesz mieć informację o sprzedaży wyrażoną w jednostkach naturalnych, a nie w pieniądzu (na kontach ksiąg pomocniczych można bowiem, co do zasady, stosować jednostki naturalne (obok lub zamiast jednostek pieniężnych),
  • zatrudniasz pracowników i potrzebujesz prowadzić z nimi rozrachunki.

To tylko przykłady. Odpowiednie rozbudowanie planu kont o konta analityczne umożliwi Ci dostosowanie Twojej rachunkowości do Twoich specyficznych potrzeb informacyjnych. W zależności od tego jakich informacji potrzebujesz, możesz uzgodnić z księgowym rodzaje i poziom szczegółowości kont analitycznych. Jeżeli chcesz mieć większy wgląd w to co dzieje się w Twojej firmie, pełna księgowość z rozbudowaną analityką pomoże dostarczyć Ci wielu informacji, które z perspektywy zarządzania firmą mogą okazać się nieocenioną pomocą.

Pełna księgowość wiąże się jednak ze wzrostem kosztów obsługi księgowej, a dodatkowe konta analityczne, odbiegające od utartych schematów, mogą dodatkowo ten koszt zwiększać. Gra jest warta świeczki, jeśli rozmiary Twojej firmy są duże, zatrudniasz wielu pracowników, oferujesz różnorodny asortyment i sprzedajesz towary na różnego rodzaju rynkach. Jeśli jednak prowadzisz bez pomocy pracowników mikrodziałalność, oferując jeden typ, podobnych do siebie produktów, to tak zaawansowany system rachunkowości może okazać się tylko niepotrzebnym kosztem. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. Rachunkowość oferuje wiele możliwości dostosowania prowadzonej księgowości do potrzeb klienta, choć nie każdy księgowy chętnie wychodzi poza znane sobie schematy.

 

Pełne sprawozdanie finansowe

Efektem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest sprawozdanie finansowe, które składa się co najmniej z:

  1. bilansu;
  2. rachunku zysków i strat;
  3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

 

Bilans

Bilans stanowi statyczne zestawienie aktywów, czyli majątku Twojej firmy i pasywów, czyli źródeł finansowania tego majątku. Bilans jest sporządzany na określony przepisami dzień, nazywany dniem bilansowym. Dzięki jego sporządzeniu wiesz jaki był stan aktywów i pasywów Twojej firmy w dniu bilansowym. Stan ten może jednak znacząco odbiegać od stanów, które miały miejsce w trakcie roku obrotowego. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby sporządzać bilans częściej niż raz do roku.

 

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat przedstawia zaś dynamiczne ujęcie obrazu Twojej firmy. Przedstawia on Twoje przychody osiągnięte w danym roku i odpowiadające im koszty, które zostały przez Ciebie poniesione przez cały rok obrotowy.

Może być sporządzany w dwóch wariantach, różniących się m.in. sposobem przedstawienia poniesionych przez Ciebie kosztów. W wariancie kalkulacyjnym, rachunek zysków i strat skupia się nieco bardziej na miejscach powstawania ponoszonych przez Ciebie kosztów, a w wariancie porównawczym, kładzie on nacisk na rodzaje kosztów, które ponosisz.

 

Informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego

Ostatnim obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego jest informacja dodatkowa. Zawiera ona inne istotne informacje, które nie znalazły się w pozostałych elementach sprawozdania finansowego. Informacja dodatkowa składa się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień.

 

Zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych (cash flow)

Niektóre jednostki zobowiązane są dodatkowo sporządzać zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a także rachunek przepływów pieniężnych zwany z angielskiego cash flow.

Większość informacji z zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym można wyczytać z bilansu. Rachunek przepływów pieniężnych jest jednak nieocenionym źródłem informacji dla osób zarządzających przedsiębiorstwem. Zawiera on informację o wpływach i wydatkach w następujących obszarach działalności:

  • operacyjnej,
  • inwestycyjnej,
  • finansowej.

Jako, że zysk księgowy nie musi wiązać się z rzeczywistym otrzymaniem pieniędzy, podstawowe sprawozdanie finansowe nie przedstawia pełnego obrazu jednostki gospodarczej. Cash flow uzupełnia je o cenną informację dotyczącą rzeczywistych przepływów gotówki, które w ciągu roku miały miejsce w jednostce.

 

Możliwości dokonywania analizy finansowej przy prowadzeniu pełnej księgowości

Na podstawie sprawozdania finansowego możliwe jest dokonywanie szczegółowych analiz finansowych. Pomagają one np. w określeniu rentowności, czyli tego ile każdy 1 zł przychodów/aktywów/kapitałów własnych wygenerował zysku. Analizę prowadzi się najczęściej przy pomocy wskaźników, które poza rentownością pozwalają określić stan zadłużenia w stosunku do aktywów/należności/zysku, konwersję gotówki, płynność  (czyli zdolność bieżącego regulowania zobowiązań) w ujęciu statycznym lub dynamicznym oraz wiele innych informacji.

Na podstawie sprawozdania finansowego można również dokładniej zbadać rentowność, z wykorzystaniem analizy piramidowej oraz określić stopień zagrożenia bankructwem, przy użyciu tzw. modeli dyskryminacyjnych. Są to zaawansowane metody analizy, które byłyby niemożliwe do przeprowadzenia bez danych ze sprawozdania finansowego i prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.

 

Podsumowanie – rachunkowość skrojona na miarę dla sklepu internetowego

Pełna księgowość daje duże możliwości analityczne, które mogą okazać się niezwykle istotne podczas zarządzania sklepem internetowym, jak i każdą inną działalnością. Im więcej produktów/kontrahentów/pracowników/rynków zbytu, tym bardziej istotne jest posiadanie dokładnych informacji, umożliwiających zarządzanie przedsiębiorstwem.

Pełna księgowość oferuje możliwość dostosowania systemu rachunkowości do Twoich specyficznych potrzeb. Daje Ci ona szereg istotnych informacji, od rozrachunków z kontrahentami, przez szczegółową analizę kosztów, a na rentowności konkretnych projektów kończąc.

Efektem prowadzenia pełnej księgowości powinno być sporządzenie sprawozdania finansowego, które dostarcza Ci zagregowanych informacji o kondycji Twojego przedsiębiorstwa. Informacje te można poddawać dalszej analizie, co byłoby niemal niemożliwe w przypadku prowadzenia jedynie uproszczonych ewidencji podatkowych. Ponadto, historyczne informacje zawarte w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych mogą pomóc Ci sporządzać różnego rodzaju przewidywania dotyczące przyszłego rozwoju firmy, oparte o rachunek kosztów i metody rachunkowości zarządczej.

Kluczowym zdaje się oczywiście pytanie o opłacalność prowadzenia pełnej księgowości, szczegółowej analityki kont księgowych i dokonywania skomplikowanych analiz finansowych. W przypadku skomplikowanej lub dużej działalności ich użycie zdaje się nieodzowne, jednak mały sklep internetowy, handlujący dość jednorodnym asortymentem, zazwyczaj nie będzie potrzebował tak wielu informacji. Samodzielnie musisz rozważyć, jak wielu informacji potrzebujesz, jakiego rodzaju mają być te informację i jakie środki jesteś w stanie przeznaczyć na ich pozyskanie.

Pamiętaj również, że w niektórych sytuacjach prowadzenie ksiąg rachunkowych może być obowiązkowe. Często można korzystać jednak z pewnych uproszczeń, celem ograniczenia kosztów i poświęconego czasu pracy. Wszystko zależy od Twoich potrzeb i możliwości.

Rachunkowość możesz dostosować do swoich potrzeb, a naszą rolą jest Ci w tym pomóc. Jeżeli masz specjalne potrzeby w zakresie informacji, które chciałbyś czerpać z księgowości Twojego sklepu internetowego, zadzwoń do nas już dziś lub umów się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie. Pomożemy Ci stworzyć system rachunkowości, skrojony na miarę, specjalnie dla Ciebie!


Napisz do nas!

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości., Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, ze zm.

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, Dz.U. 2018 poz. 647, ze zm.

Data ostatniej aktualizacji artykułu: