Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie dostarcza przedsiębiorcy tak wielu informacji jak prowadzenie ksiąg rachunkowych. Niemniej jednak musi ona zawierać określone przepisami prawa dane, pozwalające na ustalenie wysokości podatku do zapłaty. W niniejszym artykule wyjaśniamy jakie dane znajdują się we wspomnianej księdze oraz jakie jest ich znaczenie. Dzięki temu lepiej zrozumiesz zarówno to, czym zajmujemy się dla Ciebie, jak i dowiesz się jakie informacje możesz znaleźć dzięki efektom naszej pracy.

Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?
Jakie informacje zawiera podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów dla rolników prowadzących działalność gospodarczą

 

Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej zwanej w skrócie PKPiR) jest uprawnieniem, z którego mogą korzystać tylko niektórzy podatnicy. Przez uprawnienie należy w tym kontekście rozumieć fakt, że z prowadzeniem PKPiR łączy się brak obowiązku prowadzenia o wiele bardziej skomplikowanych ksiąg rachunkowych. PKPiR jest bowiem uproszczoną formą ewidencji. Jej celem jest przede wszystkim prawidłowe obliczenie wysokości podatku dochodowego do zapłaty, w przeciwieństwie do ksiąg rachunkowych, których cele są znacznie szersze.

 

Podstawowe regulacje o PKPiR

Choć prowadzenie PKPiR można traktować jako uprawnienie, nie należy zapominać, że jest  to również obowiązek podatnika (choć mniej uciążliwy niż obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych). Zgodnie z przepisami o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić PKPiR (z pewnymi wyjątkami) albo księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Muszą również uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie ze stosownymi przepisami w tym zakresie.

 

Kto nie może prowadzić PKPiR?

Niektórzy podatnicy nie mają jednak możliwości prowadzenia PKPiR. Obok osób prawnych, takich jak spółki kapitałowe (spółki z o.o., spółki akcyjne i proste spółki akcyjne) i szeregu innych osób prawnych oraz wielu innego rodzaju podmiotów, do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązani są również podatnicy, którzy co do zasady mogliby prowadzić PKPiR, jednak ze względu na rozmiary swojej działalności zostali takiej możliwości pozbawieni. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku również będą zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zamiast PKPiR, jeśli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

W przypadku mniejszych przychodów podatnik może wybrać prowadzenie ksiąg rachunkowych zamiast PKPiR. Jeżeli nie chce tego robić będzie prowadził jedynie ewidencję podatkową w formie PKPiR.

 

Regulacje szczególne dotyczące PKPiR

Obowiązek prowadzenia PKPiR dotyczy także:

  1. wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
  2. prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
  3. duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Obowiązek prowadzenia PKPiR nie dotyczy jednak osób, które:

  1. opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
  2. wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
  3. wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
  4. dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:
    1. po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
    2. otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

 

Jakie informacje zawiera podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Podstawowe informacje, które muszą znaleźć się na początku PKPiR to oczywiście imię i nazwisko prowadzącego działalność lub firma (w języku prawnym słowo „firma” oznacza ni mniej, ni więcej niż po prostu nazwa). Ponadto należy zamieścić dane adresowe oraz informacje o rodzaju wykonywanej działalności.

 

Informacje podstawowe

Księga składa się z siedemnastu kolumn,  w których zawiera się informacje dotyczące różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych. W kolumnie 1 wpisuje się numery kolejnych zapisów w księdze. Numerami tymi należy oznaczyć odpowiednie dowody stanowiące podstawę dokonania danych zapisów.

Kolumna 2 jest przeznaczona na informacje o dacie zdarzenia gospodarczego. W zależności od przypadku może być to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży.

W kolumnie 3 wpisuje się numer dowodu księgowego. Chodzi tu o numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

W kolumnach 4 i 5 wpisuje się dane kontrahenta. W kolumnie 4 wpisuje się imiona i nazwiska (lub firmy), a w kolumnie 5 adresy kontrahentów, z którymi zawarto transakcje zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumny te nie są wypełniane, jeśli zapisy dotyczą przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumn 3, 4 i 5 nie wypełnia się przy dokonywaniu zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych przez podatnika:

  • ewidencji sprzedaży,
  • ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
  • ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług.

Kolumna 6 przeznaczona jest do opisania zdarzenia gospodarczego. Wpisuje się w niej rodzaje przychodów i wydatków. Określenie to powinno w zwięzły sposób oddawać istotę zdarzenia gospodarczego. W objaśnieniach znajdujących się w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR jako przykłady takiego określenia wskazano zakup blachy, zapłatę za niklowanie obręczy oraz wypłatę wynagrodzeń za dany okres.

Dalsze informacje w PKPiR można generalnie podzielić, zgodnie z nazwą księgi, na informacje dotyczące przychodów oraz rozchodów jednostki.

 

Informacje o przychodach jednostki

Kolumny 7-9 przeznaczone są do wpisywania wartości osiąganych przez Ciebie przychodów.

W kolumnie 7 wpisuje się wartość sprzedanych towarów i usług. Jeśli prowadzisz działalność kantorową kolumna ta przeznaczona jest do wpisania miesięcznej wartości wynikającej z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W kolumnie 8 wpisuje się pozostałe przychody, np. z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika (zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej płatnicy podatku otrzymują wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa).

W kolumnie 9 wpisuje się łączną kwotę przychodów zaewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.

 

Informacje o rozchodach jednostki

Nieco bardziej rozbudowana jest ewidencja rozchodów. W kolumnie 10 wpisuje się zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu. Jeśli prowadzisz działalność kantorową kolumna ta przeznaczona jest do wpisania miesięcznej kwoty zakupionych wartości dewizowych wynikającej ze wspomnianej wcześniej ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Wpisywanie wartości materiałów i towarów handlowych w kwocie zakupu odróżnia prowadzenie PKPiR od rozwiązań stosowanych w rachunkowości, gdzie księgowanie bardzo często oparte jest o kwoty nabycia, a więc z uwzględnieniem np. kosztów transportu, opakowań, czy też załadunku. Co więc z tego rodzaju pobocznymi kosztami w przypadku prowadzenia PKPiR? Oczywiście również one muszą zostać uwzględnione w księdze. Miejscem do tego przeznaczonym jest kolumna 11.

W kolumnie 12 wpisuje się wartość wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom w gotówce lub w naturze (wynagrodzenia wypłacane w naturze muszą być wpisane do PKPiR według stosownych zasad uwzględniających przeciętne ceny stosowane wobec innych odbiorców lub ceny rynkowe). Podstawą wpisu może być:

  • lista płac lub inne dowody, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie;
  • inne dowody, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Należy pamiętać, że w kolumnie 12 uwzględnia się nie tylko wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, ale również z tytułu umów zleceń i umów o dzieło.

W kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w kolumnach 10-12, z wyjątkiem kosztów, które zgodnie z przepisami o PIT nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. W szczególności w kolumnie tej wpisuje się koszty czynszu, opłat za energię, gaz, wodę itp. Również w tej kolumnie należy wpisać amortyzację środków trwałych, czy też składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę.

W kolumnie 14 wpisuje się łączną kwotę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

Kolumna 15 jest wolna. Można wpisywać w niej inne zaszłości gospodarcze, które nie zostały wymienione w kolumnach 1-13. Jest to również miejsce na wpisanie wydatków, które odnoszą się do przyszłych okresów.

W kolumnie 16 wpisuje się zaś koszty działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu przepisów o PIT. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W tym miejscu wpisuje się wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

 

Uwagi i ustalenie dochodu do opodatkowania

Kolumna 17 to ostatnia kolumna PKPiR. Przeznaczono ją na uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Może być wykorzystywana również do innych celów, jak np. wpisanie pobranych zaliczek, czy też obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Oprócz podsumowania kolejnych stron i uwzględnienia łącznych kwot poszczególnych pozycji od początku roku, należy pamiętać o ustaleniu dochodu osiągniętego w roku podatkowym. Dokonuje się go na oddzielnej stronie PKPiR, uwzględniając osiągnięte przychody i poniesione koszty ich uzyskania.

 

Podatkowa księga przychodów i rozchodów dla rolników prowadzących działalność gospodarczą

PKPiR prowadzą również rolnicy prowadzący działalność gospodarczą. Mogą oni prowadzić uproszczoną wersję księgi. Choć podobna do omawianego wcześniej odpowiednika przeznaczonego dla innych podmiotów, zawiera tylko 7 kolumn, których nie będziemy tu szczegółowo analizować, gdyż większość z nich jest podobna do swoich odpowiedników z podstawowej wersji PKPiR. Poziom szczegółowości jest jednak znacznie mniejszy.

W kolumnie 1 wpisuje się numer kolejnych zapisów księgi. W kolumnie 2 wpisuje się datę zdarzenia gospodarczego, a w kolumnie 3 numer dowodu księgowego. Kolumna 4 przeznaczona jest na wpisanie przychodu. Kolumna 5 jest zaś miejscem odpowiednim na wpisanie wydatków. W kolumnie 6 zamieszcza się informację o kosztach działalności badawczo-rozwojowej. Kolumna 7 służy zaś wpisywaniu uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-6.

Dochód osiągnięty w danym roku podatkowym ustala się na osobnej stronie księgi.

 

Podsumowanie

Jak widzisz podatkowa księga przychodów i rozchodów zawiera podstawowe informację o przychodach oraz ponoszonych kosztach i wydatkach. Niemniej jednak informacje w niej zawarte są informacjami dość ogólnymi. Z powodu braku kont księgowych, trudno przeprowadzić szczegółową analizę wyników prowadzonej działalności. Niemal niemożliwe jest za to śledzenie z pomocą PKPiR struktury majątkowej i źródeł finansowania majątku.

PKPiR spełnia jednak cel, do którego została stworzona – umożliwia obliczenie dochodu, stanowiącego podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Jeśli interesuje Cię większa szczegółowość informacji o prowadzonej przez Ciebie działalności, konieczne może być prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o przepisy o rachunkowości.

Jeżeli zamierzasz otworzyć działalność gospodarczą, ale nie wiesz jak prowadzić PKPiR, zajmiemy się tym za Ciebie. Pomożemy Ci również, jeśli prowadzisz już działalność gospodarczą, ale nie jesteś zadowolony z usług obecnej księgowości lub jeśli rozmiary Twojej działalności powodują, że nie możesz już samodzielnie prowadzić PKPiR.

Niezależnie od Twojej sytuacji, możesz zadzwonić do nas lub umówić się na bezpłatną konsultację w dogodnym dla Ciebie terminie.


Napisz do nas!

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544).

Data ostatniej aktualizacji artykułu: