Poniższy tekst ma na celu przede wszystkim przybliżenie kilku ważnych aspektów związanych z prowadzeniem księgowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Księgowość spółki z o.o.

W prowadzeniu księgowości spółki z o.o. nie ma niczego, co można by nazwać „drogą na skróty”. Pełna księgowość powinna być prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości, co oznacza, że każdy złoty i każdy grosz przechodzące przez spółkę muszą mieć odzwierciedlenie w jej księgach rachunkowych. Niemniej jednak ustawa dopuszcza pewne uproszczenia w prowadzeniu ksiąg, z których spółka może skorzystać, o ile spełnia określone warunki.

Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie masz możliwości wyboru sposobu rozliczenia, a wszelkie przepisy są bardziej restrykcyjne. To może wydawać się pewnym utrudnieniem, jednak zalety płynące z prowadzenia spółki z o.o. rekompensują taki stan rzeczy, a coś co początkowo wydawało się problemem, okazuje się mieć wiele zalet w dalszej perspektywie.

Sprawozdanie finansowe

Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. powinieneś przygotowywać sprawozdanie finansowe za każdy rok obrotowy, zawierające:

  • rachunek zysków i strat,
  • bilans,
  • informację dodatkową.

Wszystkie te dokumenty składa się w urzędzie skarbowym i sądzie rejestrowym, a szczegółowy zakres informacji, które musisz wykazać w sprawozdaniu znajduje się w załączniku nr 1 do Ustawy o rachunkowości bądź w załącznikach nr 4 (dla jednostek mikro) i nr 5 (dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących sie do sprawozdania finansowego).

Dodatkowo, w odniesieniu do spółek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, sprawozdanie musi również zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Obowiązek ten dotyczy spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest elementem sprawozdania informującym o przychodach kosztach, zyskach, stratach i obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Sprawozdanie to jest traktowane jako źródło kluczowych informacji na temat spółki, które przedstawia obraz wyniku finansowego i jest najczęściej analizowanym elementem sprawozdania finansowego.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości można sporządzić rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej lub porównawczej.
Przy sporządzania rachunku zysków i strat bardzo istotna jest tzw. zasada współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie z nią dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Drugim wymogiem jest stosowanie zasady memoriałowej, co oznacza, że w księgach rachunkowych uwzględnia się wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Czyli np. jeżeli spółka z o.o. wystawi klientowi fakturę za wykonane usługi, musi ona zaksięgować przychód w danym okresie, nawet jeżeli klient zapłaci za tę fakturę dopiero w następnym okresie sprawozdawczym.

Bilans

W celu ukazania struktury aktywów (majątku) oraz pasywów (w uproszczeniu źródeł finansowania majątku) przedsiębiorstwa należy sporządzić bilans. Suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Informacja dodatkowa

W tym elemencie sprawozdania finansowego należy przedstawić istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W zależności od rodzaju działalności, którą prowadzisz mogą się one znacznie różnić, ponieważ są to wartości charakterystyczne dla każdego przedsiębiorstwa.

Przykładowo, w informacji dodatkowej mogą się znaleźć:

  • informacje na temat struktury majątku trwałego ze szczególnym uwzględnieniem wartości zwiększeń i zmniejszeń oraz dotychczasowego umorzenia,
  • struktura rzeczowa i terytorialna przychodów netto ze sprzedaży produktów,
  • informacje na temat poniesionych i planowanych nakładów na kluczowe przedsięwzięcia,
  • dane dotyczące struktury zatrudnienia
  • informacje o znaczących zdarzeniach dotyczących lat ubiegłych, ujętych w sprawozdaniu finansowym roku obrotowego,
  • wszelkie inne informacje mogące w sposób istotny wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynik finansowy spółki z o.o.

Kto może prowadzić księgowość w spółce z o.o.

Najczęstszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest polecenie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Warto jednak podkreślić, że niezależnie od tego kto faktycznie się tym zajmuje, odpowiedzialny za jej prowadzenie będzie kierownik jednostki.

Nawet jeżeli całość czynności związanych z prowadzeniem ksiąg leży po stronie biura rachunkowego, wskazany członek zarządu zobowiązany jest do sprawowania nadzoru nad wykonywanymi obowiązkami. Chociaż i tutaj może zdarzyć się wyjątek, jeżeli kierownik przekaże odpowiedzialność w przypadku inwentaryzacji w formie „spisu z natury”. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Musisz także pamiętać, że niektóre nieprawidłowości podlegają odpowiedzialności karnej. Pomimo, że wiele spraw jest rozpatrywanych na korzyść przedsiębiorcy, lepiej mieć się na baczności.

Pełna księgowość – zalety i wady

Jeżeli myślisz w dalszej perspektywie o rozwoju swojej firmy, pełna księgowość spółki z o.o. znacznie ułatwi Ci prowadzenie swojego biznesu. Dlaczego? Chociażby dlatego, że jeżeli Twoja działalność staje się bardziej złożona i jest prowadzona na większą skalę, ewidencja podatkowa, znana z działalności gospodarczej osób fizycznych, zazwyczaj okazuje się niewystarczająca. 

Patrząc na pełną księgowość w spółce z o.o. w szerszym ujęciu możesz także dojść do wniosku, że jest to doskonały sposób na świadome prowadzenie przedsiębiorstwa oraz efektywne zarządzanie firmą. Odpowiednio prowadzona pełna księgowość może bowiem stać się cennym narzędziem w rękach zarządu, dostarczając kluczowych dla procesów zarządczych informacji finansowych.

 

 


Data ostatniej aktualizacji artykułu: