+48 12 210 08 78 info@sovaksiegowosc.pl
Select Page

Poniższy tekst ma na celu przede wszystkim przybliżenie kilku ważnych aspektów związanych z prowadzeniem księgowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Księgowość spółki z o.o.

W prowadzeniu księgowości spółki z o.o. nie ma niczego co można by nazwać „drogą na skróty”. Pełna księgowość powinna być prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości, co oznacza, że każda złotówka, każdy grosz przechodzące przez ręce spółki musi mieć odzwierciedlenie w jej ewidencji, czyli wykazie obrotów.

Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie masz także możliwości wyboru sposobu rozliczenia, a wszelkie przepisy są bardziej restrykcyjne. To może wydawać się pewnym utrudnieniem, jednak zalety płynące z prowadzenia działalności jaką jest spółka z o.o. rekompensują taki stan rzeczy, a coś co początkowo wydawało się być problemem okazuje się mieć wiele zalet w dalszej perspektywie.

Sprawozdanie finansowe

Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. z każdym rokiem podatkowym powinieneś przygotowywać sprawozdanie finansowe, zawierające:

  • rachunek zysków i strat
  • bilans
  • informacje dodatkowe

Wszystkie te dokumenty składa się w urzędzie skarbowym i sądzie rejestrowym, a szczegółowy zakres informacji, które musisz wykazać w sprawozdaniu znajduje się w załączniku nr 1 do Ustawy o rachunkowości.

Dodatkowo, w odniesieniu do spółek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, sprawozdanie musi również zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Dany obowiązek dotyczy spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym osiągnęły lub przekroczyły następujące wielkości:

  • średnioroczne zatrudnienie – więcej niż 50 etatów
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego – równowartość 2.500.000 euro w złotych
  • przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy – równowartość
    w  5.000.000 euro w złotych

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest zestawianiem wszystkich operacji finansowych, które miały miejsce w przedsiębiorstwie w danym okresie. To sprawozdanie jest traktowane jako źródło kluczowych informacji na temat spółki, które przedstawia obraz wyniku finansowego (różnicy pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania) i jest też najczęściej analizowanym elementem sprawozdania finansowego.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości można sporządzić rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej lub porównawczej.
Najważniejszą regułą stosowaną w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat jest tzw.zasada współmierności kosztów i przychodów, która mówi o tym, że w danym okresie na wynik finansowy mają wpływ przychody i nieodłączne koszty ich uzyskania, zrealizowane tylko w tym okresie. Drugim wymogiem jest stosowanie zasady memoriałowej,
co oznacza, że w sprawozdaniu finansowym uwzględnia się wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego roku, niezależnie od tego czy zostały opłacone czy nie. Czyli np. jeżeli spółka z o.o. wyślesz do klienta fakturę za wykonane usługi, musisz zaksięgować przychód w danym okresie, pomimo tego, że klient zapłaci dopiero w następnym okresie sprawozdawczym.

Bilans

W celu ukazania struktury aktywów przedsiębiorstwa należy sporządzić bilans, który odzwierciedla stan majątku (aktywów
i pasywów) na moment jego sporządzenia. Podstawową zasadą w przypadku jego tworzenia jest fakt, że suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Informacje dodatkowe

W tym elemencie sprawozdania finansowego należy przedstawić wszystkie informacje, które nie zostały zamieszczone
w bilansie ani w rachunku zysków i strat. W zależności od rodzaju działalności jaką prowadzisz mogą się one znacznie różnić, ponieważ są to wartości charakterystyczne dla każdego przedsiębiorstwa.

Przykładowo, w informacji dodatkowej mogą się znaleźć:

  • informacje na temat struktury majątku trwałego ze szczególnym uwzględnieniem wartości zwiększeń i zmniejszeń oraz dotychczasowego umorzenia
  • struktura rzeczowa i terytorialna przychodów netto ze sprzedaży produktów
  • informacje na temat poniesionych i planowanych nakładów
  • dane dotyczące struktury zatrudnienia
  • informacje o znaczących zdarzeniach dotyczących lat ubiegłych i ujętych w sprawozdaniu finansowym roku obrotowego
  • wszelkie inne informacje mogące w sposób istotny wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynik finansowy spółki z o.o.

Prowadząc spółkę z o.o. musisz także liczyć się z obowiązkiem sporządzania raportów kasowych, które mają ukazywać aktualny stan gotówki w firmie. Mówiąc dokładniej, raport kasowy to zbiorczy dowód księgowy, w którym wpisuje się – chronologicznie – wszystkie wpłaty środków pieniężnych do kasy oraz ich wypłaty, które zostały dokonane w danym dniu.

Kto może prowadzić księgowość w spółce z o.o.

Najczęstszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest polecenie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Warto jednak podkreślić, że niezależnie od tego kto faktycznie się tym zajmuje, odpowiedzialni za jej prowadzenie mogą być wszyscy członkowie spółki.

Nawet jeżeli całość prowadzenia ksiąg leży po stronie biura rachunkowego, wskazany członek zarządu zobowiązany jest do sprawowania nadzoru nad wykonywanymi obowiązkami. Chociaż i tutaj może zdarzyć się wyjątek, jeżeli kierownik przekaże odpowiedzialność w przypadku inwentaryzacji w formie „spisu z natury”, która musi być zaakceptowana na piśmie. Musisz jednak pamiętać, że wszelkie nieprawidłowości w tej dziedzinie podlegają odpowiedzialności karnej i mimo, że zazwyczaj dane sprawy są rozpatrywane na korzyść przedsiębiorcy, lepiej mieć się na baczności.

Pełna księgowość – zalety i wady

Prowadzenie pełnej księgowości może spowodować pewne utrudnienia związane przede wszystkim z wprowadzaniem
i wyprowadzaniem kapitału w spółce, ponieważ to co należy do właściciela jest w pełni oddzielone od majątku spółki. Przykładowo, jeżeli zaistnieje potrzeba zasilenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kapitałem z zewnątrz (co zazwyczaj jest niezbędne) możesz napotkać pewne trudności, wiążące się z koniecznością opłacenia obcych udziałów, czy sporządzeniem umowy pożyczki.

Jeżeli jednak myślisz w dalszej perspektywie o rozwoju swojej firmy, pełna księgowość znacznie ułatwi Ci prowadzenie spółki z o.o. Dlaczego? Chociażby dlatego, że jeżeli Twoja działalność staje się bardziej złożona i jest prowadzona na większą skalę, podstawowa księgowość zazwyczaj okazuje się niewystarczająca. Ogromnym atutem „pełnej księgowości” jest także możliwość ustalenia własnego zakładowego planu kont. Dzięki temu z ksiąg rachunkowych możesz wyliczyć dochód do opodatkowania oraz uzyskać szczegółowe dane na temat różnych wartości liczbowych dotyczących firmy.

Patrząc na pełną księgowość w spółce z o.o. w szerszym ujęciu możesz także dojść do słusznego wniosku, że jest to doskonały sposób na świadome prowadzenie przedsiębiorstwa oraz efektywne zarządzanie firmą. Pełna księgowość jest bowiem skarbnicą informacji finansowych.