Poniższy tekst ma na celu przede wszystkim przybliżenie kilku ważnych aspektów związanych z prowadzeniem księgowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Księgowość spółki z o.o.

W prowadzeniu księgowości spółki z o.o. nie ma niczego, co można by nazwać „drogą na skróty”. Pełna księgowość powinna być prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości, co oznacza, że każdy złoty i każdy grosz przechodzące przez spółkę muszą mieć odzwierciedlenie w jej księgach rachunkowych. Niemniej jednak ustawa dopuszcza pewne uproszczenia w prowadzeniu ksiąg, z których spółka może skorzystać, o ile spełnia określone warunki.

Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie masz możliwości wyboru sposobu rozliczenia, np. poprzez podatkową księgę przychodów i rozchodów, a wszelkie przepisy są bardziej restrykcyjne. To może wydawać się pewnym utrudnieniem, jednak zalety płynące z prowadzenia spółki z o.o. rekompensują taki stan rzeczy, a coś co początkowo wydawało się problemem, okazuje się mieć wiele zalet w dalszej perspektywie.

Sprawozdanie finansowe

Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. powinieneś przygotowywać sprawozdanie finansowe za każdy rok obrotowy, zawierające:

  • rachunek zysków i strat,
  • bilans,
  • informację dodatkową.

Wszystkie te dokumenty składa się w formie elektronicznej do KRS, a szczegółowy zakres informacji, które musisz wykazać w sprawozdaniu znajduje się w załączniku nr 1 do Ustawy o rachunkowości bądź w załącznikach nr 4 (dla jednostek mikro) i nr 5 (dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego).

Dodatkowo, w odniesieniu do spółek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, sprawozdanie musi również zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Obowiązek ten dotyczy spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest elementem sprawozdania informującym o przychodach kosztach, zyskach, stratach i obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Sprawozdanie to jest traktowane jako źródło kluczowych informacji na temat spółki, które przedstawia obraz wyniku finansowego i jest najczęściej analizowanym elementem sprawozdania finansowego.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości można sporządzić rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym. Przy sporządzania rachunku zysków i strat bardzo istotna jest tzw. zasada współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie z nią dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Drugim wymogiem jest stosowanie zasady memoriałowej, co oznacza, że w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przykładowo, jeżeli spółka z o.o. wystawi klientowi fakturę za wykonane usługi, musi ona zaksięgować przychód w danym okresie, nawet jeżeli klient zapłaci za tę fakturę dopiero w następnym okresie sprawozdawczym.

Bilans

W celu ukazania struktury aktywów (majątku) oraz pasywów (w uproszczeniu źródeł finansowania majątku) przedsiębiorstwa, należy sporządzić bilans. Suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Informacja dodatkowa

W tym elemencie sprawozdania finansowego należy przedstawić istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Przykładowo, w informacji dodatkowej mogą się znaleźć:

  • informacje na temat struktury majątku trwałego ze szczególnym uwzględnieniem wartości zwiększeń i zmniejszeń oraz dotychczasowego umorzenia,
  • struktura rzeczowa i terytorialna przychodów netto ze sprzedaży produktów,
  • dane dotyczące struktury zatrudnienia,
  • informacje o charakterze i celu gospodarczym zawartych przez jednostkę umów nieuwzględnionych w bilansie w zakresie niezbędnym do oceny ich wpływu na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki,
  • informacje o łącznej kwocie zobowiązań zabezpieczonych na majątku jednostki ze wskazaniem charakteru i formy tych zabezpieczeń;
  • wszelkie inne informacje mogące w sposób istotny wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynik finansowy spółki z o.o.

Kto może prowadzić księgowość w spółce z o.o.

Najczęstszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest polecenie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Warto jednak podkreślić, że niezależnie od tego kto faktycznie się tym zajmuje, odpowiedzialny za jej prowadzenie będzie kierownik jednostki.

Nawet jeżeli całość czynności związanych z prowadzeniem ksiąg leży po stronie biura rachunkowego, zarząd powinien sprawować kontrolę nad wykonywanymi obowiązkami rachunkowymi i podatkowymi. Chociaż i tutaj może zdarzyć się wyjątek, jeżeli kierownik przekaże odpowiedzialność w przypadku inwentaryzacji w formie spisu z natury. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. 

Musisz także pamiętać, że niektóre nieprawidłowości podlegają odpowiedzialności karnej. Pomimo, że wiele spraw jest rozpatrywanych na korzyść przedsiębiorcy, lepiej mieć się na baczności.

Pełna księgowość – zalety i wady

Jeżeli myślisz w dalszej perspektywie o rozwoju swojej firmy, pełna księgowość spółki z o.o. znacznie ułatwi Ci prowadzenie swojego biznesu. Dlaczego? Chociażby dlatego, że jeżeli Twoja działalność stanie się bardziej złożona i będzie prowadzona na większą skalę, ewidencja podatkowa, znana z działalności gospodarczej osób fizycznych, może okazać się niewystarczająca dla Twoich potrzeb.

Patrząc na pełną księgowość w spółce z o.o. w szerszym ujęciu możesz także dojść do wniosku, że jest to doskonały sposób na świadome prowadzenie przedsiębiorstwa oraz efektywne zarządzanie firmą. Odpowiednio prowadzona pełna księgowość może bowiem stać się cennym narzędziem w rękach zarządu, dostarczając informacji finansowych kluczowych dla procesów zarządczych.

 

 


Data ostatniej aktualizacji artykułu: