Najciekawsze koszty w firmie jednoosobowej — czy na pewno je znasz?

Prowadzenie działalności biznesowej daje szansę na wysokie przychody. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest ponoszenie wydatków. Koszty uzyskania przychodów pomniejszają podstawę opodatkowania (dochód) w podatku PIT.

Do standardowych kosztów zalicza się np. czynsz za lokal wykorzystywany na cele firmowe, opłaty za zużycie energii elektrycznej czy pensje dla pracowników. Praktyka pokazuje jednak, że przedsiębiorcy decydują się czasem na zaliczenie do KUP dość nietypowych wydatków. Przeczytaj tekst, a być może poznasz ciekawe inspiracje. Miłej lektury!

Koszty podatkowe — typowe i nietypowe

Za koszty podatkowe uznaje się takie wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak wskazują przepisy podatkowe, muszą one służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodu. Warto zwrócić uwagę, że przepisy zawierają katalog kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych – zostaną one omówione poniżej.

Zasadniczo, do KUP można zaliczyć wydatki służące utrzymaniu oraz rozwijaniu firmy. Mogą być to np.:

• koszty z tytułu zakupu materiałów i towarów handlowych,
• czynsze,
• artykuły biurowe,
• licencje na programy księgowe,
• koszty usług obcych, w tym np. z tytułu umowy zawartej z biurem rachunkowym,
• opłaty za prowadzenie rachunku firmowego,
• pensje pracownicze.

Oprócz tego można do KUP zakwalifikować wydatki z tytułu eksploatacji mieszkania  lub samochodu. Należy jednak pamiętać, że koszty te muszą być powiązane z działalnością gospodarczą.

Przykładowo, w przypadku korzystania z mieszkania jednocześnie w celach prywatnych i firmowych rachunki za zużycie energii można odliczać jedynie częściowo, proporcjonalnie do zakresu, w jakim mieszkanie prywatne jest wykorzystywane na cele firmowe (podatnik sam musi to oszacować). Więcej informacji na temat kosztów uzyskania przychodów związanych z utrzymaniem mieszkania można znaleźć w innym naszym tekście.

Nietypowe koszty w działalności jednoosobowej

Katalog kosztów, które można odliczyć od podstawy opodatkowania, nie jest zamknięty. Teoretycznie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodów następujące wydatki:

Czego nie można zaliczać do kosztów?

Wspomniana ustawa o podatku PIT zawiera również dość obszerną kategorię wydatków, które nie mogą stanowić KUP. Prawo do odliczenia tych wydatków od podstawy opodatkowania nie przysługuje, pomimo iż przedsiębiorca ponosi je w związku z prowadzeniem biznesu. Wybrane z nich znajdziesz poniżej:

Oczywiście, trzeba mieć na uwadze, że katalog wydatków, które nie stanowią KUP, jest dość szeroki — w 2023 roku Ustawa o PIT przewiduje kilkadziesiąt pozycji tego typu. Dlatego też warto zasięgnąć porady np. ze strony doświadczonego księgowego, który oceni, czy dany wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączeń.

Dlaczego poprawne ujmowanie kosztów podatkowych jest konieczne?

Organy podatkowe przywiązują duże znaczenie do tego, czy przedsiębiorca poprawnie ujmuje koszty związane z aktywnością biznesową. Dzieje się tak z prostego powodu: opłacany przez przedsiębiorców podatek dochodowy jest źródłem dochodów budżetowych państwa oraz samorządów.

A zatem, jeśli przedsiębiorca wbrew obowiązującym regulacjom zalicza wydatki do kosztów, przełoży się to na niższe dochody państwa. W takiej sytuacji nie powinno dziwić, że przedstawiciele Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) szczegółowo badają, czy koszty ujęte w ewidencji firmowej rzeczywiście mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Podatnik — przedsiębiorca prowadzący firmę — musi na żądanie organów podatkowych (np. w trakcie kontroli skarbowej) udowodnić, że wydatek zaliczony przez niego do kosztów uzyskania przychodu faktycznie był związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jest tak tym bardziej, że niektóre zakupy nie są typowe dla działalności biznesowej, w związku z czym mogą pojawić się także u osób prywatnych. Dobrym przykładem jest tu np. żarówka — ten element oświetlenia może znaleźć się w biurze firmowym, ale także w mieszkaniu.

W jaki sposób trzeba dokumentować koszty firmy?

Oprócz poniesienia wydatku należy go również odpowiednio udokumentować. W tym celu stosuje się np.:

• faktury (w tym także faktury uproszczone, które wydaje się np. w sklepach spożywczych),
• rachunki,
• dokumenty celne.

Dla kogo jest opłacalne generowanie kosztów?

Zależność w tym przypadku jest prosta: im wyższe koszty, tym niższa podstawa opodatkowania. W związku z tym generowanie kosztów to rozwiązanie opłacalne dla przedsiębiorcy, które chce pomniejszyć zapłatę podatku dochodowego.

Podobnie wygląda to w przypadku podatku VAT, ponieważ do kosztów doliczany jest VAT naliczony. W efekcie, wraz ze wzrostem wydatków możemy zmniejszyć nasze zobowiązania vatowskie wobec państwa.

Z drugiej strony nadmierne dążenie do redukcji kosztów może nie być optymalnym rozwiązaniem. Owszem, przedsiębiorcy są w stanie w ten sposób zmniejszyć wartość podatku dochodowego do zapłaty, ale trzeba liczyć się z tym, że:

• czas, który poświęcimy na analizowanie przepisów i ocenę, czy koszt zostanie zaliczony do KUP, lepiej przeznaczyć na poszukiwanie nowych klientów oraz rynków zbytu,
• zbyt mocne obniżanie dochodów pogarsza obraz kondycji finansowej firmy, co może w dłuższej perspektywie utrudnić np. staranie się o kredyt bankowy, leasing czy faktoring. Banki czy firmy leasingowe niechętnie przyznają kapitał firmom, które wykazują niewielkie dochody netto.

Co jest podatkowym kosztem firmowym? To zależy od branży działalności

Last but not least, to, czy możemy dany wydatek zaliczyć do KUP, zależy od profilu danego przedsiębiorstwa. Ważne jest, by był on powiązany ze specyfiką działalności firmy. Przykładowo, organy podatkowe, które kontrolują przedsiębiorcę prowadzącego firmę projektową, mogą nie uznać za KUP zakupu:

• kosmetyków do ciała,
• płynów i smarów samochodowych.

Wydatki z tego tytułu będą z kolei stanowić KUP dla salonów kosmetycznych czy warsztatów motoryzacyjnych.

Bezpłatna konsultacja księgowa

Prowadzisz firmę i szukasz biura rachunkowego? Może planujesz dopiero założenie i zastanawiasz się, o czym musisz pamiętać? Już dziś umów się na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację w SOVA! 

Nasi specjaliści odpowiedzą na Twoje pytania, oraz przygotują spersonalizowaną ofertę współpracy.

Podsumowanie

Prowadzenie JDG wiąże się z możliwością osiągania wysokich przychodów, ale wymaga również ponoszenia licznych wydatków, które można odliczyć jako koszty uzyskania przychodów (KUP). Koszty te pomniejszają podstawę opodatkowania w podatku PIT, co jest korzystne dla przedsiębiorcy. Dokumentowanie tych wydatków jest kluczowe, a przedsiębiorca musi być przygotowany na udowodnienie ich związku z działalnością firmy podczas ewentualnych kontroli podatkowych. To, co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zależy od specyfiki branży. Ważne jest, aby wydatki były bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, co może różnić się w zależności od rodzaju firmy.