Leasing samochodów osobowych w działalności gospodarczej

Rozliczenia związane z wykorzystywaniem samochodu osobowego należą do jednych z najbardziej skomplikowanych zagadnień związanych z księgowością, choć pozornie wydawałyby się prostą sprawą. Czy wiesz, jakie znaczenie dla zaliczania wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodów, ma jego używanie dla celów prywatnych? Czy orientujesz się, jak wpływa to na rozliczenia VAT? Poniżej wyjaśniamy podstawowe informacje związane leasingiem i użytkowaniem samochodów osobowych

Leasing samochodów osobowych a prowadzenie firmy

Wielu osobom wydaje się, że biuro rachunkowe zajmuje się po prostu księgowaniem faktur i składaniem deklaracji. Co gorsza, niektórzy księgowi również zachowują się jakby tak uważali! Prowadzenie księgowości to olbrzymia odpowiedzialność, wymagająca wielu kompetencji. Doskonałym przykładem tego są umowy leasingu. Mogą one dotyczyć różnego rodzaju maszyn i urządzeń, ale większość osób zapewne kojarzy te umowy jako coś powiązanego z samochodami. To słuszne skojarzenie, ponieważ leasing samochodów był w ostatnich latach niezwykle popularny.

Umowy leasingu możemy podzielić na leasing operacyjny, leasing finansowy i leasing traktowany dla celów podatkowych jak umowy najmu, dzierżawy i im podobne. W praktyce można też spotkać leasing operacyjny konsumencki i leasing finansowy konsumencki, jednak w niniejszym artykule odnosimy się tylko do leasingu z perspektywy przedsiębiorcy korzystającego z leasingu jako źródła finansowania działalności gospodarczej. Wspomniana klasyfikacja jest umowna. Przepisy nie posługują się wprost tymi nazwami. Mimo to, zwykło się wyróżniać wspomniane rodzaje leasingu, choć można wskazać między nimi różnice na gruncie różnych ustaw.

Analiza umów leasingu

Podstawowym kryterium pozwalającym na odróżnienie leasingu finansowego od operacyjnego nie jest nazwa umowy, lecz jej treść. Aby wiedzieć jak księgować operacje gospodarcze związane z daną umową, nie wystarczy przeczytać, że dana umowa jest umową leasingu finansowego lub operacyjnego. Kluczowe znaczenie mają konkretne zapisy zawarte w umowie.

Dlatego też księgowy nie może bezrefleksyjnie ewidencjonować operacji gospodarczych w księgach, tylko dlatego że powiesz mu, że dana umowa jest np. umową leasingu finansowego. Jeżeli Twój księgowy nie poprosił Cię o całość umowy do analizy, możesz być niemal pewien, że nie za bardzo wie co robi, działając w zasadzie po omacku i narażając Cię na problemy z organami skarbowymi.

Leasing w prawie bilansowym

Pewnie zastanawiasz się jaka to różnica, czy operacje wynikające z danej umowy są traktowane w ten lub inny sposób. Zacznijmy od przepisów rachunkowych. Podstawową kwestią, z perspektywy prawa bilansowego jest w kontekście leasingu to, kto powinien wykazywać przedmiot leasingu w swoim bilansie, a więc również kto będzie miał prawo do jego amortyzacji.

Umowę leasingu zawierają dwie strony, z czego jedną z nich nazywa się finansującym (leasingodawca), a drugą korzystającym (leasingobiorca). Finansujący oddaje korzystającemu środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony.

Leasing finansowy w przepisach o rachunkowości

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przedmiot leasingu będzie wykazywany w aktywach trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z siedmiu poniższych warunków:

1. przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;
2. zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;
3. okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego;
4. suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie;
5. zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie;
6. przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;
7. przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez aktywa należy rozumieć kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Oznacza to, że nie musisz być właścicielem samochodu, aby wliczać go do swoich aktywów. Musisz go jedynie kontrolować, a tak właśnie będzie w przypadku leasingu finansowego.

Jeżeli więc, którykolwiek z ww. warunków zostanie spełniony, będziemy mieć do czynienia z leasingiem finansowym, w związku z czym to korzystający będzie wykazywać przedmiot leasingu (np. samochód) jako składnik swoich aktywów.

Zapewne wolisz nie tracić czasu na prowadzenie takich analiz. Tym bardziej, że powyższe przepisy mogą wydawać się skomplikowane (a przecież jeszcze nie wspomnieliśmy nawet o przepisach podatkowych). To zadanie powinno ciążyć przede wszystkim na Twojej księgowości. Rzetelny księgowy nie zaewidencjonuje operacji gospodarczej bez przeprowadzenia takiej analizy! To jego obowiązek, a dla Ciebie odciążenie, dające więcej czasu na realne prowadzenie biznesu.

Leasing operacyjny w przepisach o rachunkowości

Jeżeli jednak umowa nie spełnia żadnego z powyższych warunków, mamy do czynienia z leasingiem operacyjnym, w którym to finansujący będzie wliczał samochód do swoich aktywów i to on będzie dokonywał amortyzacji.

Stosowanie przepisów podatkowych dotyczących leasingu w księgach rachunkowych

Te (już skomplikowane) przepisy dodatkowo komplikuje fakt, że dla potrzeb podatków dochodowych są one zupełnie nieistotne. Ustawy podatkowe przewidują bowiem zupełnie inne rozwiązania dotyczące tego, w jaki sposób mają być ewidencjonowane operacje gospodarcze wynikające z umów leasingu.

Przepisy prawa bilansowego dotyczą tylko podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, a więc obowiązkowo np. spółek z o.o. Podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą je respektować obok przepisów podatkowych. Nie będą one jednak dotyczyć osób fizycznych, rozliczających się poprzez podatkową księgę przychodów i rozchodów. No dobrze, ale co jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo jako osoba fizyczna, która prowadzi księgi rachunkowe?

Kiedy możliwe jest stosowanie przepisów podatkowych o leasingu dla potrzeb rachunkowości?

Konieczność stosowania przepisów o leasingu wynikających z ustawy o rachunkowości nie dotyczy wszystkich. Niektóre podmioty, będą mogły stosować rozwiązania podatkowe również dla potrzeb rachunkowości, co znacznie ułatwi prowadzenie ksiąg i powinno pozytywnie wpłynąć na cenę usług księgowych w zakresie rozliczania leasingu, o ile Twoje biuro rachunkowe jest uczciwe i świadome możliwości zastosowania uproszczeń.

Klasyfikowanie umów leasingu na podstawie przepisów podatkowych jest możliwe dla jednostek, które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

1. 25 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
2. 51 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
3. 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Pomimo spełniania tego warunku, z uproszczenia nie mogą korzystać jednostki wymienione w art. 3 ust. 1e pkt 1-6 ustawy o rachunkowości (np. niektórzy emitenci papierów wartościowych lub krajowe instytucje płatnicze).

W przypadku braku prawa do zwolnienia z obowiązku stosowania zasad prawa bilansowego, należy w zakresie rozliczeń z tytułu leasingu stosować ustawę o rachunkowości. Można posiłkować się również, mającym kilkadziesiąt stron, Krajowym Standardem Rachunkowości nr 5.

Leasing w przepisach podatków dochodowych

Ustawy o podatkach dochodowych (PIT i CIT) określają warunki, które umowa powinna spełnić, by można było mówić o leasingu operacyjnym lub finansowym. W przypadku, gdy dana umowa nie spełnia żadnego z nich, będzie ona potraktowana dla celów podatkowych, jak gdyby była umową najmu lub dzierżawy.

Zaklasyfikowanie leasingu dla celów podatkowych jest o tyle istotne, że ma wpływ na przychody i koszty związane z wykupem samochodu lub innego przedmiotu leasingu. W przypadku, gdy umowa leasingu jest traktowana dla celów podatkowych jak umowa najmu lub dzierżawy, rozliczenie związane z wykupem może okazać się mniej korzystne niż leasing finansowy.

Nie będziemy w tym miejscu szczegółowo omawiać wszystkich rozwiązań związanych z leasingiem, funkcjonujących na gruncie ustaw o podatkach dochodowych. Warto wspomnieć jednak, że np. w przypadku leasingu finansowego po upływie podstawowego okresu umowy leasingu finansujący przenosi na korzystającego własność przedmiotu leasingu, to przychodem ze sprzedaży będzie wartość wyrażona w cenie określonej w umowie sprzedaży, także wtedy, gdy odbiega ona znacznie od ich wartości rynkowej.

Odchylenia od cen rynkowych mogą zazwyczaj wiązać się z ustaleniem podstawy opodatkowania przez organy podatkowe. Prawidłowo skonstruowana umowa leasingu może  jednak pomóc w skorzystaniu z wyżej opisanej preferencji, zarówno w przypadku podatników PIT, jak i CIT.

Klasyfikacja leasingu w podatkach dochodowych

Podobnie jak w przepisach rachunkowych, w przypadku leasingu operacyjnego prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych będzie miał finansujący, a w przypadku leasingu finansowego, amortyzacja będzie przysługiwać korzystającemu. Jak już jednak wspomnieliśmy, odpowiednia klasyfikacja umów leasingu będzie zupełnie odmienna na gruncie przepisów o podatkach dochodowych niż w przypadku przepisów o rachunkowości.

Księgowy powinien najpierw sprawdzić, czy umowa leasingu spełnia warunki zakwalifikowania jej jako leasingu operacyjnego, następnie sprawdzić czy spełnia warunki zakwalifikowania jej jako leasingu finansowego. W przypadku, gdy stwierdzi, że umowa nie spełnia warunków żadnego z wymienionych rodzajów leasingu, należy dla celów podatku dochodowego traktować ją jak umowę najmu lub dzierżawy.

Kluczowe zapisy w umowach leasingu

Kluczową kwestią z perspektywy klasyfikacji umów leasingu będzie okres trwania umowy. W przypadku umów leasingu finansowego i operacyjnego zawsze będziemy mieć do czynienia z umową zawartą na czas oznaczony. Umowa na czas nieoznaczony w zasadzie przekreśla możliwość klasyfikacji umowy jako jednego z tych dwóch rodzajów leasingu.

W takiej sytuacji umowę leasingu należy traktować jak umowy najmu lub dzierżawy, co skutkuje tym, że to finansujący amortyzuje samochód (lub inny przedmiot leasingu). Zdaniem doradcy podatkowego Tomasza Krywana, w tej sytuacji kosztami uzyskania przychodów korzystającego będą wyłącznie wydatki, z tytułu używania samochodu (ale nie opłat leasingowych). Ponadto przy ewentualnym wykupie, finansujący nie będzie mógł zastosować ceny niższej od wartości rynkowej.

Niezwykle istotny jest zapis umowny dotyczący amortyzacji. Z leasingiem finansowym mamy do czynienia tylko, gdy umowa zawiera postanowienie, że w podstawowym okresie umowy leasingu, odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający (o ile nie jest osobą fizyczną). W przypadku, gdy korzystającym jest osoba fizyczna umowa musi zawierać analogiczne postanowienie, z tą różnicą, że finansujący rezygnuje z dokonywania odpisów amortyzacyjnych, w przypadku gdy korzystającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Leasing samochodu a koszty uzyskania przychodów

W przypadku leasingu samochodów należy pamiętać o wprowadzonych od 2019 r. zmianach, zgodnie z którymi do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko 75% z tytułu kosztów użytkowania samochodu osobowego, jeśli jest on wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W przypadku gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, zasadę tą stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego.

Jeżeli chcesz wliczać całość wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodu, musisz prowadzić ewidencję określoną w przepisach o VAT (o czym więcej w dalszej części artykułu).

Limit amortyzacji samochodu osobowego

Należy pamiętać również o maksymalnych odpisach amortyzacyjnych samochodów osobowych. Wynoszą one:

•         225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym,
•         150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Odpisów amortyzacyjnych przewyższających te wartości, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Leasing samochodów osobowych a VAT

Różnice pomiędzy leasingiem operacyjnym a finansowym znajdują swoje odzwierciedlenie również na gruncie podatku VAT. Również tutaj możemy mówić o leasingu operacyjnym i finansowym, choć podobnie jak w przypadku przepisów o rachunkowości i przepisów o podatkach dochodowych, ustawa o VAT nie używa wprost takich sformułowań.

Leasing w podatku VAT

Jak zauważa Krywan, leasing operacyjny będzie traktowany dla potrzeb VAT jako świadczenie usług.

W przypadku umów leasingu zawartych na czas określony, jeżeli umowa przewiduje, że w następstwie normalnych zdarzeń przewidzianych tą umową lub z chwilą zapłaty ostatniej raty prawo własności zostanie przeniesione, mamy zaś do czynienia z dostawą towarów. Konstrukcja ta podobna jest do konstrukcji leasingu finansowego z ustaw o rachunkowości oraz ustaw o PIT i CIT, choć różni się w szczegółach.

W zależności, czy daną umowę dla potrzeb VAT potraktujemy jako świadczenie usług, czy jako dostawę towarów, możemy mieć do czynienia z odmiennymi skutkami podatkowymi. Przykładowo, jak zauważają Anna Dębska-Rup i Przemysław Rup, leasing finansowy generuje konieczność opłacenia całego podatku VAT jednorazowo z góry, w momencie powstania obowiązku podatkowego. Podstawą naliczenia podatku jest bowiem cała kwota netto umowy leasingu, czyli suma wszystkich rat leasingowych.

Używanie samochodu firmowego do celów prywatnych w kontekście podatku VAT

Również w przypadku VAT istotne znaczenie będzie miał fakt używania bądź nieużywania samochodów osobowych do celów innych niż związane z prowadzeniem działalności. Jeżeli podatnik używa samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, będzie mógł „odliczyć” 100% VAT. Jeżeli używa samochodu osobowego również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, to w większości przypadków będzie mógł „odliczyć” tylko połowę VAT.

Ewidencja pojazdów dla celów VAT

Potwierdzeniem używania samochodu osobowego do celów związanych wyłącznie z prowadzoną działalnością gospodarczą powinna być stosowna ewidencja. Zgodnie z ustawą o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   • a)     kolejny numer wpisu,
   • b)     datę i cel wyjazdu,
   • c)      opis trasy (skąd – dokąd),
   • d)     liczbę przejechanych kilometrów,
   • e)     imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
     – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Pomoc na etapie poprzedzającym zawarcie umowy

Jeśli zamierzasz zawrzeć umowę leasingu, dobrze jest zastanowić się nad konsekwencjami konkretnych zapisów. Oczywiście księgowy nie może świadczyć dla Ciebie usług doradztwa podatkowego, do których nie ma uprawnień. Niemniej jednak dobrze pojęta współpraca wymaga, by po prośbie o konsultację z Twojej strony, wskazał Ci, czego będzie od Ciebie potrzebował, by prawidłowo dokonywać rozliczeń Twojej działalności i wyjaśnił, dlaczego to ważne z Twojej perspektywy. Współpracując z nami, możesz liczyć na taką pomoc.

Bezpłatna konsultacja księgowa

Założenie i prowadzenie własnej działalności to poważna decyzja, która niesie ze sobą wiele obowiązków, w tym wybór odpowiedniego opodatkowania. Nie jest to łatwe zadanie, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalisty.

Nasz zespół chętnie Ci pomoże – umów się już dziś na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, podczas której przeanalizujemy Twoją sytuację i omówimy możliwe rozwiązania. Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda taka rozmowa i czy warto skorzystać z naszej pomocy, koniecznie przeczytaj nasz artykuł!

Podsumowanie

Jak widzisz, w przypadku umów leasingu, należy zwrócić uwagę na wiele aspektów, gdyż umowy te są traktowane przez różne przepisy w zupełnie odmienny sposób. Ilość czynników, które należy wziąć pod uwagę celem poprawnego ewidencjonowania operacji gospodarczych z nich wynikających, jest olbrzymia. Wiedząc o tym, dokładamy wszelkich starań, by zapewnić naszym klientom prawidłowe rozliczenia, nie absorbując jednocześnie zbyt wiele ich uwagi.