12 210 08 78 info@sovaksiegowosc.pl

Ostatnia aktualizacja: 25.06.2019

Jeżeli zastanawiasz się co kryje się pod pojęciem “kosztów uzyskania przychodu” w odniesieniu do prowadzonej przez Ciebie spółki z o.o., ten artykuł będzie dla Ciebie pomocny.

Czym są koszty uzyskania przychodu?
Warunki uznania kosztu za koszt uzyskania przychodu
Dokumentacja kosztów uzyskania przychodu
Przykładowe koszty uzyskania przychodu
Podatek CIT a koszty uzyskania przychodu
Koszty członków zarządu
Koszt delegacji pracownika
Koszty – interpretacje indywidualne
Środki trwałe
Straty
Kary i odszkodowania
Podsumowanie

 

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu, to jedno z najważniejszych pojęć, które rozumieć powinien zarówno każdy przedsiębiorca, jak i każdy księgowy. Zanim przejdziemy do szczegółowego opisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodu, spróbujmy zdefiniować co stanowi koszt uzyskania przychodu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w rozumieniu prawa podatkowego. Definicję kosztów uzyskania przychodu można znaleźć w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT): 

 Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

 Zatem, zgodnie z ustawą, kosztem uzyskania przychodu jest każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodu, za wyjątkiem kosztów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Im więcej kosztów wykażesz w swojej działalności, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz. Musisz jednak pamiętać, że próba zawyżenia kosztów uzyskania przychodu, celem obniżenie podstawy opodatkowania, może narazić Cię na poważne konsekwencje ze strony organów podatkowych.

Podstawą do uznania, że dany koszt służy uzyskaniu przychodu, jest ustalenie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością uzyskania przychodu. Warto podkreślić, że o zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu nie decyduje faktyczne uzyskanie przychodu, lecz możliwość jego uzyskania. Nie zmienia to jednak faktu, że relacja pomiędzy kosztem, a możliwością uzyskania przychodu musi zaistnieć.

Lista kosztów, które są uwzględniane jako koszty uzyskania przychodów nie jest zamknięta, co wynika z nieograniczonej liczby zdarzeń gospodarczych, związanych z prowadzoną działalnością.

Zamiast katalogu kosztów, które z góry uznajemy za koszty uzyskania przychodu, ustawa określa zespół cech, którymi powinien charakteryzować się koszt, aby zachodziła zależność przyczynowo-skutkowa pomiędzy nim, a możliwością uzyskania przychodu. Ponadto, w ustawach podatkowych znajdziemy katalog kosztów, które nie mogą zostać powiązane z uzyskaniem przychodu.

Warunki uznania kosztu za koszt uzyskania przychodu

Aby koszt został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi posiadać on następujące cechy bądź spełniać wymienione wymagania:

  • musi zostać poniesiony (zasadniczo nie ma znaczenia czy płatność została zrealizowana – istotne jest wystawienie faktury, ujęcie w księgach),
  • osobą ponoszącą dany koszt musi być podatnik,
  • celem poniesienia kosztu jest osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
  • koszt nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu.

 

 

Dokumentacja kosztów uzyskania przychodu

Ustawy o podatkach dochodowych nie zawierają ścisłych wytycznych dotyczących dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Prowadząc spółkę z o.o. jesteś jednak zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w sposób który umożliwia określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i podatku. Sposób prowadzenia księgowości w spółce z o.o. opisaliśmy szerzej w tym artykule.

Prowadząc spółkę z o.o., a tym samym księgi rachunkowe, jesteś zobowiązany do dokumentowania kosztów uzyskania przychodu dowodami księgowymi, wymienionymi w ustawie o rachunkowości. Należą do nich:

  • dowody zewnętrzne obce – m.in. otrzymane od kontrahentów faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe,
  • dowody zewnętrzne własne – należą do nich przekazywane w oryginale kontrahentom – faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, weksle, polecenia przelewu, czeki,
  • dowody wewnętrzne, dotyczące działań wewnątrz jednostki – KW, KP, diety, delegacje, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, listy płac, protokoły szkód.

Największe znaczenie w kontekście kosztów uzyskania przychodu mają dowody zewnętrzne obce oraz dowody wewnętrzne. Dowody księgowe powinny zawierać następujące informacje:

  • rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
  • strony, które dokonują operacji gospodarczej,
  • opis oraz wartość danej operacji,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę jego sporządzenia,
  • podpis wystawcy dowodu, a także osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przykładowe koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu można podzielić na bezpośrednie (bezpośrednio związane z przychodami) oraz pośrednie. Koszty bezpośrednie to przykładowo:

  • usługi podwykonawców,
  • towary handlowe,
  • materiały podstawowe,
  • wynagrodzenia pracowników.

Koszty pośrednie dotyczą wydatków związanych z prowadzoną działalnością, ale niemających bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody – są to koszty związane z całokształtem działalności podatnika:

  • domena internetowa,
  • usługi księgowe,
  • usługi prawne,
  • utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media),
  • opłaty bankowe,
  • leasing,
  • odpisy amortyzacyjne,
  • koszty reklamy,
  • koszty związane z użytkowaniem pojazdów, m.in. koszt paliwa. Należy jednak pamiętać, że od 2019 roku do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć 75% kosztów eksploatacji samochodu używanego zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, możesz zajrzeć do artykułu: Spółka z o.o. – co nowego w 2019?

W przypadku wspomnianych wyżej kosztów reklamy, zwróćmy szczególną uwagę na fakt, że gdy przekażemy naszym klientom prezenty w postaci alkoholu lub czekoladek, zostaną one uznane przez urząd skarbowy za koszty reprezentacji i niestety nie zaliczymy ich do kosztów uzyskania przychodu. W takim przypadku najlepiej, aby podarunki miały logo naszej firmy. Wtedy możesz uznać taki wydatek za formę reklamy. Nie dotyczy to jednak np. wspomnianych alkoholi, które niemal zawsze zostaną uznane za reprezentację, a nie reklamę.

Jeżeli rozpoczynasz prowadzenie swojej działalności, warto abyś pamiętał, że koszty, które ponosisz przed jej zarejestrowaniem również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W większości przypadków, jeżeli będą one spełniać wymienione wcześniej warunki, będzie można je do takich kosztów zakwalifikować. Wyjątkiem są tu jednak towary handlowe i materiały podstawowe, gdyż jeśli zostały one nabyte jeszcze przed rozpoczęciem działalności, ich wartość należy ująć w spisie z natury, sporządzanym na dzień otwarcia spółki.

Sporo przedsiębiorców, którzy startują z własną działalnością, zamiast wynajmowania lokalu, wykonuje swoje obowiązki w domu. W takim przypadku część kosztów, które ponoszą w celu jego utrzymania również może zostać uznana za koszty uzyskania przychodu. Istotną kwestią jest tu jednak wydzielenie z mieszkania części służącej do celów biznesowych, w odniesieniu do jego całościowej powierzchni, zwłaszcza pod kątem czynszu i mediów. Dodatkowo, jeżeli korzystasz w celach osobistych i biznesowych z tego samego numeru telefonu, możesz część rozmów zakwalifikować (na podstawie bilingów) do wydatków związanych z uzyskaniem przychodu.

 

Podatek CIT, a koszty uzyskania przychodu

Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów to element podatków dochodowych. Spółka z o.o. posiadając osobowość prawną jest zobowiązana do opłacania podatku od osób prawnych, czyli CIT. Podatek CIT w spółce z o.o. płaci się od dochodów, czyli przychodów pomniejszonych o koszty uzyskania przychodów, korzystając z druków CIT-2, w terminie do 20-tego dnia następnego miesiąca.

Wysokość podatku CIT wynosi standardowo 19%. Z początkiem 2019 roku wprowadzono ułatwienie dla małych spółek, polegające na obniżeniu tej stawki do 9%. Działanie to ma być ukłonem w stronę rozwoju małych przedsiębiorstw i tzw. małych podatników, dla których wysokie podatki były przeszkodą w prowadzeniu działalności oraz zachęcić nowych inwestorów do zakładania własnych firm. Warunkiem opłacania niższej stawki CIT-u jest osiągnięcie rocznego przychodu poniżej 1,2 mln euro

Koszty członków zarządu

Na członka zarządu zostajesz powołany odpowiednią uchwałą wspólników. Powołanie nie oznacza nawiązania stosunku pracy z członkiem zarządu w rozumieniu prawa pracy. Najprościej mówiąc, powołanie na członka zarządu to powierzenie określonej funkcji. Oprócz powołania, możesz zawrzeć ze spółką umowę o pracę, umowę zlecenie, czy też kontrakt menedżerski.

Wszelkie świadczenia dla Ciebie jako członka zarządu, muszą być zawarte w uchwale wspólników dla członków zarządu. Świadczenia o których mowa to między innymi: pensja, zapewnienie zamieszkania, pojazdu, telefonu, koszty szkoleń czy też delegacji służbowych.

Dokształcanie pracowników może być zaliczone do kosztów, jeżeli szkolenie jest ściśle związane z charakterem działalności gospodarczej. Gdy kurs ma na celu zwiększenie poziomu ogólnej wiedzy, nie możesz go zakwalifikować do kosztów. Bez problemu zakwalifikujesz jednak do nich szkolenia, wiedza podczas których zdobyłeś wiedzę, która może być wykorzystana do prowadzenia działalności bądź zarządzania spółką.

Inaczej prezentuje się zagadnienie świadczeń zdrowotnych. Tylko w przypadku zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu, będzie można zaliczyć tego rodzaju koszt do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku powołania lub umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) taki koszt nie pojawi się.

Kosztem dla spółki jest wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu, zatrudnionym na podstawie umowy: o pracę, zlecenie, dzieło itp. 

W sytuacji, gdy członkowie zarządu chcieliby zakwalifikować do kosztów obiad w ekskluzywnej restauracji, podczas którego omawiano sprawy spółki, przedstawiciel urzędu skarbowego mógłby uznać, że nie ma tutaj do czynienia z kosztem uzyskania przychodu. W takiej sytuacji musiałbyś udowodnić, że omawianie spraw spółki mogło mieć miejsce tylko w restauracji, a przeprowadzenie rozmowy w innym miejscu uniemożliwiłoby uzyskanie takich samych efektów.

Często można spotkać się z sytuacją, w której członek zarządu jest zarazem udziałowcem spółki. Istnieje przepis (art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT), w myśl którego nie uważa się za koszty, wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców.

Przepis ten nie będzie miał zastosowania w przypadku, gdy udziałowiec będzie wykonywać na rzecz spółki świadczenia, które są wzajemne oraz obustronne, czyli najprościej mówiąc będzie równocześnie pracownikiem spółki.

 

Koszt delegacji pracownika

Omawiając koszty delegacji pracownika, zwróćmy uwagę na różnicę między oddelegowaniem pracownika a podróżą służbową.

Oddelegowanie pracownika – przedsiębiorca wysyła pracownika do wykonywania pracy w innej miejscowości niż zapisana w umowie o pracę.

Podróż służbowa – pracownik odbywa podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.

Należy zwrócić uwagę, że praca, która charakteryzuje się wykonywaniem ustalonych zadań w różnych miejscowościach nie jest ani podróżą służbową, ani oddelegowaniem.

Pracodawca wskazuje, jakim środkiem transportu ma przemieszczać się pracownik (pociąg, autobus, samochód prywatny, samochód służbowy, samolot). 

W sytuacji, gdy podróż odbywa się samochodem służbowym, pracownikowi nie należy się zwrot kosztów przejazdu. Jedynym przypadkiem zwrotu kosztów jest sytuacja tankowania pojazdu ze środków pracownika (pod warunkiem otrzymania faktury). Taki wymóg istnieje jedynie na terytorium Polski. W przypadku poruszania się poza granicą kraju, pracownik może ubiegać się o zwrot na podstawie paragonu. 

Gdy poruszamy się prywatnym pojazdem, otrzymujemy zwrot za każdy przebyty kilometr. Stawki za 1km prezentują się następująco: 

  • samochody osobowe o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł;
  • samochody osobowe o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • motocykle – 0,2302 zł;
  • motorowery – 0,1382 zł.

Podróż służbowa wiąże się również z kosztami wyżywienia. Pracownikowi przysługuje tzw. dieta. Pełna dieta, w kwocie niezmiennej od 2013 roku (30 zł), przysługuje pracownikowi, którego podróż trwa 12 lub więcej godzin.

W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 15 zł, czyli 50% diety pełnej, a w przypadku podróży poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje. 

Pracownikowi odbywającemu podróż trwającą dłużej niż dobę przysługuje:

  • 50% diety za niepełny dzień do 8 godzin,
  • 100% diety za niepełny dzień powyżej 8 godzin.

Pracodawca posiada możliwość zmniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał częściowo zapewnione wyżywienie. W zależności od zapewnionego posiłku pracodawca zmniejsza dietę o:

  • 25% w przypadku śniadania, 
  • 50% w przypadku obiadu, 
  • 25% w przypadku kolacji. 

Diety ustawowe są wolne od podatku dochodowego. Nie stanowią one podstawy do naliczenia składek na poczet ZUS.

W przypadku, gdy podczas podróży służbowej pracownik jest zmuszony do korzystania z noclegu, przysługuje mu zwrot kosztów na podstawie rachunku bądź faktury. 

Jeżeli pracownik nie okaże takich dokumentów, przysługuje mu ryczałt za nocleg, pod warunkiem, że trwał on min. 6 godzin, między 21:00 a 7:00.

Wysokość takiego ryczałtu wynosi 150% wartości pełnej diety, czyli 45 zł. 

Dieta a podróż zagraniczna

Wysokość diety w podróży zagranicznej jest zależna od wysokości diety obowiązującej w danym kraju:

  • do 8 godzin – ⅓ diety zagranicznej,
  • od 8 do 12 godzin – ½ diety zagranicznej,
  • ponad 12 godzin – pełna dieta zagraniczna.

W przypadku zapewnienia wyżywienia przez pracodawcę, pracownik otrzyma 25% diety. Pracodawca posiada możliwość zmniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał częściowo zapewnione wyżywienie:

  • śniadanie – pracodawca zmniejsza dietę o 15%,
  • obiad – pracodawca zmniejsza dietę o 30%,
  • kolacja – pracodawca zmniejsza dietę o 30%.

W sytuacji nieokazania faktury bądź paragonu, pracownik korzystający z noclegu otrzyma 25% limitu ryczałtu za nocleg, który jest zależny od kraju, do którego odbywa się delegacja.

Gdy podróż odbywa się samolotem, możesz liczyć na dodatkowy zwrot kosztów przewozu bagażu do 30 kg, gdy podróż trwa powyżej 30 dni bądź udajesz się poza Europę.

W przypadku konieczności hospitalizacji, otrzymasz również zwrot związany z udokumentowanym leczeniem oraz zakupem niezbędnych leków. Nie możesz jednak uwzględnić kosztów chirurga plastycznego, zakupu protez oraz okularów.

Koszty – interpretacje indywidualne

Problematyka kosztów uzyskania przychodu jest bardzo zawiłym zagadnieniem. Często przedsiębiorcy mają problem ze zdecydowaniem czy dany zakup mogą uznać za koszt.

Z pomocą przychodzi Krajowa Informacja Skarbowa (KIS). Za opłatą 40 zł możemy złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową. Organ ten indywidualnie podchodzi do naszej sytuacji i daje nam odpowiedź pozytywną bądź negatywną. W przypadku odpowiedzi negatywnej zawsze dostaniemy również uzasadnienie. Możemy skorzystać również z wyszukiwarki interpretacji przepisów prawa podatkowego, aby znaleźć przypadek podobny do naszego.

Poniżej przedstawiamy przykładową interpretację KIS, na przykładzie garnituru.

Często spotykaną sytuacją jest zakup garnituru w celach służbowych. Osoby elegancko ubrane pozytywnie wpływają na wizerunek firmy. Rozpatrzmy teraz na przykładach różne sytuacje, obrazujące możliwość zakwalifikowania wspomnianego wyżej ubioru formalnego jako kosztu uzyskania przychodu. Będziemy wzorować się na interpretacjach wcześniej wspomnianej Krajowej Informacji Skarbowej:

Wnioskodawca argumentował, że wykonywana przez niego praca wymaga dobrej prezencji na spotkaniach biznesowych oraz szkoleniach. 

W tej sytuacji KIS podjął decyzję, że garnitur z logiem firmy można zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Argumentuje on, iż garnitur z widocznym logo, spełnia funkcję reklamową, gdyż zmierza do zwiększenia rozpoznawalności firmy.

Wnioskodawca argumentował, że aby profesjonalnie obsłużyć każdego klienta ważny jest także jego wizerunek, tj. ubiór, który jest ważnym elementem prezentacji firmy.

W tej sytuacji KIS stwierdził, że wydatki poniesione na zakup garnituru nie mogą być uznane za wydatki poniesione na zakup ubioru służbowego. Ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy, czy wykonywaniu określonej działalności jest obowiązkiem osoby ten strój noszącej. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia, powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. 

 

Środki trwałe

W przypadku zakupu środka trwałego (np. komputer) lub wartości niematerialnej (np. licencja na program komputerowy), które będziesz wykorzystywać dłużej niż rok, a ich wartość przekroczy 10.000 zł, masz obowiązek zaliczyć je do ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku, gdy wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł, wydatki które poniesiesz na ich zakup możesz od razu zaliczyć do kosztów.

Załóżmy, że nabyłeś środek trwały  o wartości do 10.000 zł. Możesz wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz dokonać jego amortyzacji na zasadach ogólnych. 

Gdy zakupiliśmy np. maszynę niezbędną do wytwarzania produktów, które oferujemy, ale przed oddaniem jej do użytku musieliśmy ponieść nakłady, aby maszyna mogła zacząć funkcjonować, musimy doliczyć do wartości początkowej maszyny kwotę, którą przeznaczyliśmy na jej przystosowanie do użytku. Spowoduje to jednak, że nie będziemy mogli zaliczyć całej kwoty bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Zostaną one rozłożone na cały okres użytkowania maszyny. W ten sposób zwiększą jej comiesięczne odpisy amortyzacyjne.

Koszty związane z utrzymaniem maszyny w stanie zdatnym do użytku mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Wynika to z faktu, iż celem poniesienia tych kosztów jest osiągnięcie w przyszłości przychodów, poprzez wykorzystanie maszyny w procesie produkcji

W przypadku chęci przebudowy, rozbudowy bądź adaptacji składnika majątku (np. wyżej wspomnianej maszyny), możesz powiększyć wartość początkową o wartość ulepszenia po zakończeniu danego przedsięwzięcia. Gdy wydatki na taką modernizację w roku podatkowym nie przekroczą kwoty 10.000 zł, możesz zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. 

Jeśli zakupisz np. maszynę, która została sfinansowana dzięki dotacji, nie możesz prowadzić jej amortyzacji. Należy za to wprowadzić taką maszynę do ewidencji środków trwałych.

 

Straty

W sytuacji, gdy ponieśliśmy stratę, możemy uznać ją za koszt uzyskania przychodu, powołując się na zasadę, że wydatki zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania go lub jego zabezpieczenia. Ważne jest, aby straty wynikały bezpośrednio ze zdarzeń, których nie można było przewidzieć, nie zostały spowodowane zaniedbaniem z winy Twojej bądź pracowników. Przykładowo, gdy maszyna została uszkodzona z uwagi na powódź, możesz uznać taką stratę za koszt. 

Przepisy nie traktują jako kosztów strat, w przypadku niepodlegających zwolnieniu od podatku wyrobów objętych akcyzą bądź podatku akcyzowego od tych braków.

Kary i odszkodowania 

Jeżeli jesteśmy zobligowani do zapłaty opłat za korzystanie ze środowiska naturalnego, możemy uznać je za koszty. Wyjątek stanowi przypadek, w którym stanowią one nałożoną karę za naruszenie obowiązującego prawa.

Do kosztów nie możesz zakwalifikować nałożonych na Twoją spółkę kar pieniężnych, które zostały nałożone w postępowaniu skarbowym, karnym, administracyjnym (lub w związku z wykroczeniem) oraz odsetek od nich. 

Nie możesz również zakwalifikować odszkodowań oraz kar wynikających z umów, które musisz wypłacić z tytułu wad bądź zwłoki za wykonanie usługi bądź dostarczenie towaru. Istnieje jednak wyjątek, zgodnie z którym można uznać takie odszkodowanie za koszt w przypadku, gdy kara jest dużo mniejszym kosztem niż strata, którą poniósłbyś realizując umowę.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu, to jeden z najbardziej zawiłych problemów prawa podatkowego. Opisane powyżej aspekty tego zagadnienia stanowią jedynie wierzchołek góry lodowej. Jeżeli zainteresowałeś się omawianymi tutaj kwestiami bądź Twoja sytuacja jest bardziej skomplikowana niż opisane tutaj, skontaktuj się z nami lub umów na bezpłatną konsultację z jednym z naszych doradców. Chętnie pomożemy.