W każdej działalności gospodarczej, obok przychodów, naturalnie pojawiają się koszty z nią związane – tzw. koszty uzyskania przychodu (w skrócie KUP). Stanowią one nieodłączną część prowadzenia firmy, ale też zmniejszają podstawę opodatkowania i dzięki nim można zapłacić mniejszy podatek dochodowy. Zdarzają się sytuacje, że przedsiębiorcy zaliczają do kosztów swojej spółki wydatki, które nie powinny być traktowane jako KUP, co może powodować problemy. Dlatego warto wiedzieć, co dokładnie kryje się pod tym pojęciem i jakie koszty można uwzględnić podczas prowadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jeśli zastanawiasz się nad założeniem takiej formy działalności lub chcesz pogłębić swoją wiedzę z zakresu KUP, to zapraszamy Cię do lektury naszego artykułu, w którym przedstawiliśmy wszystkie najważniejsze informacje na ten temat.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to różnego rodzaju wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, a także związane z funkcjonowaniem i utrzymaniem spółki, na co wskazuje art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).
Aby dany wydatek został uznany za KUP, musi mieć on związek z rodzajem wykonywanej przez Ciebie działalności.
Przykład:
Jeśli prowadzisz spółkę z branży informatycznej, to zakup laptopa, klawiatury, czy monitora jest jak najbardziej uzasadniony. Natomiast jeśli zakupisz lokówkę, czy suszarkę pasujące do branży fryzjerskiej, to zaliczenie takich wydatków w koszty Twojej działalności jest bezpodstawne.
Pamiętaj także, że wydatki zaliczane do KUP nie mogą mieć charakteru osobistego – nie możesz korzystać ze wspomnianego wcześniej laptopa, klawiatury, czy monitora do celów prywatnych.
O zaliczeniu wydatku do kosztów nie decyduje samo uzyskanie przychodu, ale także możliwość jego uzyskania.
Przykład:
Opłata za wynajem biura, jako niezbędnego elementu prowadzenia działalności, może stanowić KUP.
Lista kosztów, które mogą być uwzględniane jako koszty prowadzenia spółki, nie jest zamknięta. Przedsiębiorca zarządzający spółką może uwzględnić w kosztach różnorodne wydatki, które są związane z jej prowadzeniem. Jednakże musi mieć on dokumentację potwierdzającą poniesiony wydatek, a także musi być w stanie uzasadnić zaliczony koszt w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego.
Jeśli zakupisz coś, co jest związane z funkcjonowaniem Twojej spółki i zalicza się do KUP, to masz prawo odliczyć poniesione wydatki od przychodu. Pomniejszając przychód o koszty, powstaje dochód, który stanowi podstawę opodatkowania. Zatem im więcej kosztów wykażesz w swojej spółce, tym niższy podatek dochodowy (CIT) zapłacisz. Musisz jednak pamiętać, że próba zawyżenia kosztów, celem obniżenia podstawy opodatkowania stanowi oszustwo podatkowe i jest działaniem niezgodnym z prawem.
Przykład:
Zaliczanie do kosztów prowadzenia spółki wydatków na materiały biurowe w zdecydowanie większych, fikcyjnych kwotach, niż te faktycznie poniesione.
Warto zwrócić uwagę, że nie wszystkie wydatki ponoszone w spółce, mogą być uznawane za KUP. We wspomnianej już ustawie, zawarta została lista wydatków, które pomimo ich związku z osiąganiem przychodów, czy też utrzymaniem i zabezpieczeniem działalności, nie mogą stanowić kosztów.
Są to między innymi:
- wydatki na zakup gruntów,
- wydatki na ulepszenie środków trwałych,
- koszty reprezentacji (szczególnie zakup żywności, napojów),
- niektóre podatki i opłaty,
- odsetki od nieterminowych spłat zobowiązań,
- odszkodowania.
Jeśli chcesz dogłębniej poznać koszty niestanowiące KUP, to szczegółowa lista tych wydatków została przedstawiona w art. 16 ust. 1 ustawy.
Jakie są warunki uznania danego kosztu za koszt uzyskania przychodu?
Aby dany koszt został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi on posiadać następujące cechy:
- musi zostać poniesiony – oznacza to, że musisz zapłacić za dany towar, usługę, czy inne świadczenie,
- osobą ponoszącą koszt musi być podatnik – oznacza to, że to Ty musisz ponieść dany koszt, nie możesz zaliczyć do KUP wydatku poniesionego przez inną osobę,
- celem poniesienia kosztu jest osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów – oznacza to, że wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów w spółce lub musi być związany z funkcjonowaniem i utrzymaniem spółki
- koszt nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tzw. katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu – wydatki wymienione we wspomnianym artykule, nie mogą zostać uznane za KUP.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Generalnie nie ma ściśle określonych wytycznych dotyczących dokumentowania kosztów uzyskania przychodu. Prowadząc spółkę z o.o. jesteś jednak zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w sposób, który umożliwiał będzie określenie dochodu (lub straty) oraz podstawy opodatkowania i podatku. Należy to robić rzetelnie, zgodnie z obowiązującym prawem. Wszystkie transakcje dokonywane w spółce, muszą być dokładnie odnotowane w jej księgach rachunkowych. Kwestie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. opisaliśmy szerzej w naszym artykule: Czym jest pełna księgowość dla spółki z o.o.?.
Pamiętaj, że:
Prowadząc spółkę z o.o., jesteś zobowiązany do dokumentowania ponoszonych kosztów za pomocą odpowiednich dokumentów.
Należą do nich:
- dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe),
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury VAT, rachunki, weksle, polecenia przelewu, czeki),
- dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. KW-dowód wypłaty, KP-dowód wpłaty, listy płac, protokoły szkód).
Przykład dowodu zewnętrznego obcego (faktura VAT):
Dowody księgowe powinny zawierać następujące informacje:
- rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy, adresy),
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowody księgowe mogą jednak nie zawierać danych, o których mowa w punktach 1-3 oraz 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Dane, o których mowa w punkcie 6 również mogą nie znaleźć się na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Jakie wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu można podzielić na bezpośrednie (bezpośrednio związane z przychodami) oraz pośrednie.
Koszty bezpośrednie to przykładowo:
- towary handlowe,
- usługi podwykonawców,
- wynagrodzenia pracowników produkcji.
Koszty pośrednie dotyczą wydatków związanych z prowadzoną działalnością, ale niemających bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody – są to koszty związane z całokształtem funkcjonowania spółki, między innymi:
- domena internetowa,
- usługi księgowe,
- usługi prawne,
- utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media),
- opłaty bankowe,
- leasing,
- odpisy amortyzacyjne,
- koszty reklamy,
- koszty związane z użytkowaniem pojazdów, m.in. koszty paliwa. Należy jednak pamiętać, że do KUP możesz zaliczyć 75% kosztów eksploatacji samochodu, który poza działalnością używasz również w celach prywatnych.
Ciekawostka:
W przypadku wspomnianych powyżej kosztów reklamy, warto, abyś pamiętał, że gdy przekażesz swoim klientom prezenty w postaci alkoholu lub czekoladek, najprawdopodobniej zostaną one uznane przez urząd skarbowy za koszty reprezentacji i niestety nie zaliczysz ich do kosztów uzyskania przychodu.
Najlepiej, aby podarunki miały logo Twojej firmy. Wtedy istnieje większa szansa, że taki wydatek zostanie uznany za formę reklamy. Nie dotyczy to jednak np. wspomnianych alkoholi, które zawsze zostaną uznane za reprezentację, a nie reklamę. Podobnie jest w przypadku bardzo drogich prezentów.
Granica między reklamą a reprezentacją jest nieostra, w związku z czym w niektórych przypadkach trudno z góry ustalić, co należy traktować jako reklamę, a co jako reprezentację. Należy tutaj zachować szczególną rozwagę.
Pamiętaj, że:
Jeżeli dopiero planujesz rozpoczęcie działalności, warto, abyś wiedział, że koszty, które ponosisz przed jej zarejestrowaniem, również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
W większości przypadków, jeżeli będą one spełniać wymienione wcześniej warunki, będzie można je do takich kosztów zakwalifikować. Należy pamiętać, że mowa tu o kosztach poniesionych przed zarejestrowaniem spółki w KRS, ale po sporządzeniu umowy spółki, tj. na etapie spółki z o.o. w organizacji. Nie można jednak zaliczyć do kosztów spółki, wydatków, które zostały poniesione przez jej założycieli przed zawiązaniem spółki.
Podatek CIT a koszty uzyskania przychodu
Spółka z o.o. posiadając osobowość prawną jest zobowiązana do opłacania podatku CIT – podatku dochodowego od osób prawnych. Płaci się go od dochodu stanowiącego sumę:
- dochodu z zysków kapitałowych,
- dochodu osiągniętego z innych źródeł przychodów.
Podstawa opodatkowania – dochód – są to przychody spółki pomniejszone o poniesione koszty ich uzyskania. Jeżeli KUP przekraczają sumę przychodów, wówczas mamy do czynienia ze stratą.
Dochód = przychody – koszty uzyskania przychodów
Zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych należy zapłacić, w terminie do 20-tego dnia następnego miesiąca. Stawka podatku CIT wynosi 19%. Z początkiem 2019 roku wprowadzono ułatwienie dla małych spółek, polegające na obniżeniu tej stawki do 9%. Działanie to ma być ukłonem w stronę rozwoju małych przedsiębiorstw (tzw. małych podatników), dla których wysokie podatki były przeszkodą w prowadzeniu działalności oraz zachęcić nowych inwestorów do zakładania własnych firm.
Jak wyglądają koszty ponoszone na członków zarządu oraz koszty przeznaczane na podróże służbowe pracowników?
Koszty członków zarządu
Wspólnicy spółki z o.o. podejmują decyzję dotyczącą składu zarządu poprzez przyjęcie odpowiedniej uchwały. Najprościej mówiąc, powołanie na członka zarządu to powierzenie Ci określonej funkcji w zarządzaniu spółką. Oprócz powołania możesz zawrzeć ze spółką umowę o pracę, umowę zlecenie, czy też kontrakt menedżerski.
Wynagrodzenia i szkolenia
Wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu, zatrudnionym na podstawie umowy: o pracę, zlecenie, dzieło itp. jest z perspektywy spółki kosztem.
Wynagrodzenie oraz wszelkie dodatkowe świadczenia dla Ciebie jako członka zarządu, powinny być określone we wspomnianej uchwale wspólników. Jeśli jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub innej umowy, wynagrodzenie określają wspólnicy lub wyznaczona przez nich osoba do zawarcia z Tobą umowy.
Dokształcanie pracowników może być zaliczone do kosztów, jeżeli szkolenie jest dopasowane do profilu spółki oraz obowiązków wykonywanych przez daną osobę.
Gdy kurs ma na celu poszerzenie ogólnego poziomu wiedzy pracownika, nie można go zakwalifikować do kosztów. Można jednak zakwalifikować do nich szkolenie, które pozwala zdobyć pracownikowi wiedzę niezbędną do prowadzenia i zarządzania spółką.
Świadczenia zdrowotne
Inaczej prezentuje się zagadnienie nieobowiązkowych świadczeń zdrowotnych (prywatna opieka medyczna).
W przypadku zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu, tego rodzaju wydatek będzie można zaliczyć do KUP, o ile udowodnimy, że jest on związany z osiągnięciem przychodów i funkcjonowaniem spółki.
W przypadku powołania lub umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło), wykazanie tego związku może okazać się znacznie trudniejsze.
Spotkania z kontrahentami
W sytuacji, gdy członkowie zarządu chcieliby zakwalifikować do kosztów obiad w ekskluzywnej restauracji, podczas którego omawiano sprawy spółki, urząd skarbowy może się z tym nie zgodzić i uznać, że taki wydatek nie spełnia kryteriów KUP. Wówczas należałoby udowodnić, że omawianie spraw spółki mogło mieć miejsce tylko i wyłącznie w restauracji, a przeprowadzenie rozmowy w innym miejscu, uniemożliwiłoby uzyskanie takich samych efektów.
Często można spotkać się z sytuacją, że członek zarządu jest także udziałowcem spółki. Wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń udziałowców – tzn. działań podejmowanych przez jedną ze stron na rzecz drugiej, nie stanowią KUP (wskazuje na to art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT). Jednak przepis ten nie będzie miał zastosowania w momencie, gdy świadczenia będą obustronne oraz wzajemne – tzn. jeżeli obie strony będą wykonywały działania na rzecz siebie nawzajem.
Koszty podróży służbowych pracowników
Na początku rozważań warto podkreślić, że podróż służbowa nie jest tym samym co delegacja, choć często te zwroty są używane zamiennie.
Mówiąc o podróży służbowej, mamy na myśli sytuację, w której pracownik wykonując zadanie służbowe odbywa na polecenie pracodawcy podróż poza miejscowość, będącą siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy pracownika.
Przez delegację można rozumieć skierowanie do pracy w innym miejscu niż siedziba pracodawcy. Możemy mówić np. o oddelegowaniu pracownika poza UE, czy też o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.
Pamiętaj, że:
Zgodnie z uchwałą 7-osobowego składu Sądu Najwyższego podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały. Delegacja jest natomiast skierowaniem do pracy w innym miejscu, a nie jedynie do wykonania incydentalnego i krótkotrwałego zadania.
W tej części artykułu skupimy się wyłącznie na kosztach podróży służbowej.
Jeśli w trakcie podróży poruszamy się prywatnym samochodem, pracodawca pokrywa koszty jego używania, według stawek za każdy kilometr przebiegu. Przykładowo, dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 jest to 0,89 zł za 1 kilometr przebiegu.
Wszystkie stawki w zależności od rodzaju pojazdu znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r.. Natomiast obowiązujące przy tym limity zostały wymienione w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r..
Koszty wyżywienia
Podróż służbowa wiąże się również z kosztami wyżywienia. Pracownikowi przysługuje tzw. dieta. W przypadku podróży trwającej nie więcej niż dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta w wysokości 45 zł (pod warunkiem, że podróż trwa co najmniej 12 godzin). W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 22,5 zł, czyli 50% diety pełnej, natomiast w przypadku podróży poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje.
Pracownikowi, który podróżuje dłużej niż dobę, przysługuje dieta w pełnej wysokości za każdy dzień podróży. Natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik będzie miał częściowo zapewnione, bezpłatne wyżywienie, pracodawca zmniejsza dietę o:
- 25% w przypadku śniadania,
- 50% w przypadku obiadu,
- 25% w przypadku kolacji.
Pamiętaj, że:
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego oraz nie stanowią podstawy do naliczenia składek ZUS (o ile nie są wyższe niż w przywołanych wyżej przepisach).
Koszty noclegu
W przypadku, gdy podczas podróży służbowej pracownik jest zmuszony do korzystania z noclegu, przysługuje mu zwrot kosztów na podstawie rachunku, jednak w wysokości nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 900 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu udokumentowanych rachunkiem i przekraczających wspomniany limit.
Jeżeli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie posiada on rachunku za nocleg, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% wartości pełnej diety (czyli 67,50 zł). Warunkiem jest to, że nocleg musi trwać min. 6 godzin, między godzinami 21:00 a 7:00.
Co zrobić, gdy nie wiemy, czy dany koszt może stanowić KUP?
Problematyka kosztów uzyskania przychodu jest dość skomplikowana, przez co przedsiębiorcy często nie wiedzą, czy dany zakup mogą uznać za KUP. Z pomocą przychodzi Krajowa Informacja Skarbowa (KIS).
Podatnicy mają możliwość złożenia wniosku o indywidualną interpretację podatkową. Jego koszt to 40 zł. We wniosku należy w wyczerpujący sposób opisać daną sytuację, a także swoje stanowisko w tej kwestii. Następnie dyrektor KIS udzieli interpretacji zawierającej pozytywną bądź negatywną ocenę opisanego stanowiska. W przypadku oceny negatywnej zawsze dostaniemy uzasadnienie prawne.
Ciekawostka:
Jeśli chciałbyś znaleźć przypadek podobny do Twojego, możesz skorzystać z wyszukiwarki interpretacji przepisów prawa podatkowego. Jednak pamiętaj, że interpretacje indywidualne dotyczą bardzo konkretnych problemów i często dla rozpoznania sprawy kluczowe znaczenie mają nawet najdrobniejsze detale. Dlatego w przypadku wątpliwości zaliczenia danego wydatku do KUP, najlepszym rozwiązaniem jest zwrócenie się do KIS o swoją własną, indywidualną interpretację.
Darmowa konsultacja księgowa
Umów się na bezpłatną konsultację w SOVA Księgowość, a w trakcie niezobowiązującej rozmowy wspólnie przeanalizujemy Twoją sprawę. Jeżeli będziesz zainteresowany, to po rozmowie przygotujemy spersonalizowaną ofertę rejestracji i obsługi Twojej sp. z o.o. w Polsce!
Termin indywidualnej konsultacji możesz ustalić przez nasz kalendarz online lub w trakcie rozmowy z naszym pracownikiem.
Podsumowanie
Temat kosztów uzyskania przychodu jest bardzo rozbudowanym zagadnieniem. Na gruncie prawa podatkowego, są one dość problematyczne i często pojawiają się trudności z jednoznacznym określeniem czy dany wydatek rzeczywiście można uznać za koszt w działalności. Prawidłowe dokumentowanie oraz rozliczanie wydatków są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania spółki, a także uniknięcia nieprzyjemnych konsekwencji podatkowych. Mamy nadzieję, że dzięki naszemu artykułowi łatwiej będzie Ci decydować, co zaliczać w KUP w Twojej spółce. Jeśli natomiast dopiero planujesz założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, skontaktuj się z nami – omówimy kwestie związane z założeniem spółki oraz pomożemy Ci w dopełnieniu wszelkich formalności z tym związanych.
Masz pytania? Napisz do nas!
Biuro Rachunkowe
SOVA Księgowość
Wyślij E-mail
Formularz kontaktowy