+48 12 210 08 78 info@sovaksiegowosc.pl
Select Page

Jeżeli zastanawiasz się co kryje się pod pojęciem “koszty uzyskania przychodu” w odniesieniu do prowadzonej przez Ciebie spółki z o.o., to ten artykuł jest dla Ciebie.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek uzyskany w celu pozyskania przychodów, za wyjątkiem wydatków określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podstawą do uznania, że dany wydatek jest połączony z uzyskaniem przychodu jest ustalenie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a potencjalną możliwością uzyskania przychodu. Warto pamiętać, że o zaliczeniu wydatku do kosztu uzyskania przychodu nie decyduje faktycznie jego uzyskanie, ale możliwość jego uzyskania. Nie zmienia to jednak faktu, że relacja pomiędzy wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu musi zaistnieć.

Lista wydatków, które są uwzględniane jako koszty uzyskania przychodów nie jest zamknięta, co wynika z nieograniczonej ilości zdarzeń gospodarczych, związanych z prowadzoną działalnością. W związku z olbrzymią ilością przypadków powyższych zdarzeń, zamknięcie katalogu wydatków traktowanych jako koszty uzyskania przychodów jest wręcz niemożliwe.

Zamiast katalogu wydatków, które z góry uznajemy za koszty pozyskania przychodu, ustawa określa zespół cech, którymi powinien charakteryzować się wydatek, aby zachodziła zależność przyczynowa pomiędzy nim, a możliwością uzyskania przychodu. Ponadto, w ustawach podatkowych znajdziemy katalog wydatków, które zdecydowanie nie mogą zostać powiązane z uzyskaniem przychodu.

Warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu

Warto, żebyś wiedział, że aby wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu musi posiadać następujące cechy bądź spełniać wymienione wymagania:

  • musi zostać poniesiony (zasadniczo nie ma znaczenia czy płatność została zrealizowana, istotne jest wystawienie faktury, ujęcie w księgach)
  • osobą ponoszącą dany koszt musi być podatnik
  • celem poniesienia kosztu jest osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
    koszt nie został wymieniony w katalogu kosztów, które nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Wszystkie wymienione cechy muszą być spełnione równocześnie, a najważniejszym elementem danego zestawienia jest to, aby dany koszt nie znalazł się na liście “negatywnej”, czyli ww. kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek dokumentowania kosztów uzyskania przychodu

Ustawy o podatkach dochodowych nie zawierają ścisłych wytycznych dotyczących dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Prowadząc spółkę z o.o. jesteś jednak zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w sposób który umożliwia określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i podatku. W danym zakresie istnieje wskazanie, że ewidencja rachunkowa powinna być prowadzona zgodnie z przepisami określającymi zasady prowadzenia rachunkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych. Sposób prowadzenia księgowości w spółce z o.o. w danym zakresie szerzej opisaliśmy w tym artykule.

Dowody poniesienia kosztów

Prowadząc spółkę z o.o., a tym samym księgi rachunkowe, jesteś zobowiązany do dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dowodami księgowymi, wymienionymi w ustawie o rachunkowości. Należą do nich:

  • dowody zewnętrzne obce – m.in. otrzymane od kontrahentów faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe
  • dowody zewnętrzne własne – należą do nich przekazywane w oryginale kontrahentom – faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, weksle, polecenia przelewu, czeki
  • dowody wewnętrzne, dotyczące działań wewnątrz jednostki – KW, KP, diety, delegacje, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, listy płac, protokoły szkód

Największe znaczenie mają dowody zewnętrzne obce oraz dowody wewnętrzne. Obok samych dowodów należy się także skupić na tym, czy posiadają one następujące wymagane informacje:

  • rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny
  • strony, które dokonują operacji gospodarczej
  • opis oraz wartość danej operacji
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę jego sporządzenia
  • odpis wydawcy dowodu, a także osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przykładowe koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu możemy podzielić na bezpośrednie (bezpośrednio związane z przychodami) oraz pośrednie. Koszty bezpośrednie to przykładowo:

  • usługi podwykonawców
  • towary handlowe
  • materiały podstawowe

Koszty pośrednie natomiast dotyczą wydatków związanych z prowadzoną działalnością, ale niemających bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody – są to koszty związane z całokształtem działalności podatnika:

  • domena internetowa
  • usługi księgowe
  • usługi prawne
  • utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media)
  • opłaty bankowe
  • leasing
  • dodatkowo, możemy zaliczyć tu koszty związane z użytkowaniem pojazdów, m.in. koszt paliwa.

Jeżeli rozpoczynasz prowadzenie swojej działalności warto abyś pamiętał, że wydatki, które ponosisz przed jej zarejestrowaniem również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W większości przypadków jeżeli będą one spełniać wymienione wcześniej warunki będzie można je do takich kosztów zakwalifikować. Wyjątkiem są tu jednak towary handlowe i materiały podstawowe, gdyż jeśli zostały one nabyte jeszcze przed rozpoczęciem działalności, ich wartość należy ująć w spisie z natury, sporządzanym na dzień otwarcia firmy.

Sporo przedsiębiorców, którzy startują z własną działalnością, zamiast wynajmowania lokalu swoje obowiązki wykonuje w domu.  W takim przypadku część kosztów, które ponoszą w celu jego utrzymania również może zostać uznana za koszty uzyskania przychodu. Istotną kwestią jest tu jednak wydzielenie z mieszkania części służącej do celów biznesowych w odniesieniu do jego całościowej powierzchni, zwłaszcza pod kątem czynszu i mediów. Dodatkowo, jeżeli korzystasz w celach osobistych i biznesowych z tego samego numeru telefonu, możesz część rozmów zakwalifikować, na podstawie bilingów, do wydatków związanych z uzyskaniem przychodu.

Podatek CIT, a koszty uzyskania przychodu

Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów to element podatków dochodowych. Spółka z o.o. posiadając osobowość prawną jest zobowiązana do opłacania podatku od osób prawnych, czyli CIT. Podatek CIT w spółce z o.o. płaci się od dochodów, czyli przychodów pomniejszonych o koszty pozyskania przychodów, korzystając z druków CIT-2 w terminie do 20-tego następnego miesiąca.

Wysokość podatku CIT standardowo wynosi 19%, jednak początkiem 2017. roku wprowadzono pewne ułatwienie dla małych spółek, polegające na obniżeniu tej stawki do 15%. Dane działanie ma być ukłonem w stronę rozwoju małych przedsiębiorstw i tzw. małych podatników, dla których wysokie podatki były przeszkodą w prowadzeniu działalności; ma również zachęcić nowych inwestorów do zakładania własnych firm. Warunkiem opłacania niższej stawki CIT-u jest osiągnięcie rocznego przychodu poniżej 1,2 mln euro. Warto jednak wspomnieć, że ustawa objęła także przepisy, które uniemożliwiają korzystanie z niższej stawki podatkowej przedsiębiorcom, którzy np. celowo podzielili firmę tylko po to aby płacić mniej.

Jeśli masz pytania dotyczące tego artykułu lub rejestracji własnej działalności, skontaktuj się z nami lub: