Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS przez system PRS? Instrukcja krok po kroku

Od lutego 2026 roku w systemie eKRS działa nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS, by nie spędzić nad tym całego dnia? Proces ten często wydaje się skomplikowany, ale dzięki systemowi RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych), przy odpowiednim prowadzeniu, staje się czystą formalnością.

W SOVA przygotowaliśmy instrukcję, która przeprowadzi Cię przez ten proces bez zbędnego stresu. Z tego artykułu dowiesz się:

• O czym należy pamiętać i jakich terminów pilnować przed startem w nowym systemie RDF.

• Jak poprawnie przygotować pliki i zalogować się do portalu.

• W jaki sposób krok po kroku wypełnić nowe zgłoszenie w systemie PRS.

• Jak bezbłędnie dodać niezbędne dokumenty (w tym sprawozdanie w formacie XML oraz uchwały).

• Jak sfinalizować proces: zweryfikować wniosek, podpisać go Profilem Zaufanym i wysłać do KRS.

Nowy RDF – co musisz wiedzieć przed startem?

Choć system się zmienił, fundamenty pozostają podobne. Jeśli Twoja spółka kończy rok obrotowy 31 grudnia, masz 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania (30 czerwca) na wysyłkę do KRS (standardowo termin mija 15 lipca).

Instrukcja wysyłki w 2026 roku

Zanim przejdziesz do technicznych kroków, upewnij się, że Twoje pliki spełniają wymogi formalne – sprawozdanie finansowe musi być przygotowane w formacie XML, a każdy z dołączanych dokumentów musi posiadać ważny podpis elektroniczny.

Krok 1 – przygotowanie i logowanie

Aby rozpocząć składanie dokumentów finansowych do repozytorium, wejdź na adres Portalu Rejestrów Sądowych. Następnie wybierz kafelek „RDF – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Jeśli masz konto, najwygodniej zalogujesz się za pomocą Login.gov.pl (1).

Jeśli nie posiadasz jeszcze konta w systemie, to musisz założyć nowe konto (2).

Krok 2 – nowe zgłoszenie w systemie PRS

Aby rozpocząć Po zalogowaniu wybierz zakładkę „zgłoszenia i korekty robocze” i kliknij „dodaj zgłoszenie/korektę”.

Wpisz numer KRS swojej spółki i wybierz „wyszukaj”.

Po kliknięciu „Zarejestruj nowe zgłoszenie”, system automatycznie pobierze dane podmiotu oraz listę osób uprawnionych do reprezentacji. Zweryfikuj je i kliknij „Następny krok”.

W sekcji danych zgłoszenia wypełnij kluczowe pola:

1. Nazwa robocza: np. „Sprawozdanie finansowe 2025”.
2. Rodzaj zgłoszenia: roczne sprawozdanie finansowe i inne dokumenty finansowe.
3. Okres: zazwyczaj 01.01.2025 – 31.12.2025.

Po zapisaniu zmian przechodzimy do sekcji Dokumenty.

Krok 3 – dodawanie dokumentów (XML i uchwały)

To najważniejszy etap wysyłki sprawozdania finansowego przez PRS.

Dokumentację dzielimy na dwie części:

1. Sprawozdanie finansowe – tutaj pamiętaj, że plik musi być w formacie XML
2. Uchwały – dodaj pliki zawierające uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.

Pierwszym dokumentem, który należy dodać, jest sprawozdanie finansowe w wersji XML. Uzupełnij:

1. Datę sporządzenia.
2. Określ rodzaj dokumentu z rozwijanej listy oraz język.
3. Wgraj dokument z komputera.
4. Zapisz zmiany.

   Procedurę powtarzamy analogicznie dla Uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz Uchwały o podziale zysku lub straty.

Krok 4 – weryfikacja i podpisanie wniosku

Po uprzednim dodaniu i zapisaniu Uchwał przechodzimy do następnego kroku:

Po zapisaniu plików system poprosi o potwierdzenie, że nie składasz dodatkowych dokumentów (chyba że występują szczególne okoliczności, jak np. brak podpisu jednej z osób reprezentujących).

Następnie kliknij przycisk „Podpisz” i wybierz podpis profilem zaufanym.

Wybieramy podpis za pomocą profilu zaufanego. Na podpisanie sprawozdania mamy 15 minut.

Po podpisaniu wniosku wybieramy Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Gotowe!

Darmowa konsultacja księgowa

Umów się na bezpłatną konsultację w SOVA Księgowość, a w trakcie rozmowy wspólnie przeanalizujemy Twoją sprawę. Jeżeli będziesz zainteresowany, to po rozmowie przygotujemy spersonalizowaną ofertę rejestracji i obsługi Twojej firmy w Polsce!

Termin indywidualnej konsultacji możesz ustalić przez nasz kalendarz online lub w trakcie rozmowy z naszym pracownikiem.

Podsumowanie

Czy wysyłka sprawozdania do KRS musi być trudna? Dzięki powyższej instrukcji składanie sprawozdania finansowego w formie elektronicznej staje się przejrzyste i bezpieczne. Jeśli jednak podczas logowania lub podpisywania dokumentów napotkasz techniczne bariery, nie zostawaj z tym sam. W SOVA Księgowość nie tylko rozwiązujemy problemy księgowe, ale i pomagamy przejść przez zmiany w e-administracji. Masz pytania dotyczące Twojego sprawozdania za 2025 rok? Skontaktuj się z nami, rozwiejemy każdą księgową wątpliwość! Najważniejsze wnioski:

• Ścisłe wymogi techniczne – dokumenty muszą spełniać określone standardy. Sprawozdanie finansowe należy bezwzględnie wgrać w formacie XML, a każdy załącznik (w tym uchwały) musi posiadać ważny podpis elektroniczny lub podpis Profilem Zaufanym.
• Nieprzekraczalne terminy – na wysłanie dokumentów do KRS masz dokładnie 15 dni od momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego (przy standardowym roku obrotowym ostateczny termin wysyłki to zazwyczaj 15 lipca).
• Kompleksowa obsługa w jednym portalu – cały proces odbywa się na platformie PRS. System sam pobiera dane spółki po wpisaniu numeru KRS, co znacznie przyspiesza pracę.
• Ograniczony czas autoryzacji – pamiętaj, że na finalne podpisanie sprawozdania za pomocą Profilu Zaufanego system przewiduje okienko czasowe wynoszące 15 minut.