Jak rozliczyć zakup reklam od Facebooka i Google?

Niełatwo wyobrazić sobie skuteczny marketing bez odpowiedniej pozycji w wyszukiwarkach internetowych bądź bez korzystania z mediów społecznościowych. Oczywiście możesz próbować wypromować swoją działalność, bez korzystania z płatnych reklam, wykorzystując tylko darmowe narzędzia, jednak wiele firm oraz innych organizacji, decyduje się na płatne kampanie reklamowe. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych metod analitycznych reklamy mogą docierać do odpowiednich grup klientów, co może znacząco wpływać na sprzedaż reklamowanych produktów lub usług. Rodzi to jednak istotne konsekwencje podatkowe, o których możesz nie wiedzieć. Czy Twój księgowy informował Cię, że od faktury wystawionej przez Facebooka na 1000 złotych możesz zapłacić dodatkowo kilkaset złotych podatków? Czy wiesz, że zaliczenie tej faktury w koszty może okazać się niemożliwe? Czy Twoje biuro rachunkowe poinformowało Cię o konieczności rejestracji do VAT-UE, nawet jeśli nie jesteś czynnym VAT-owcem?

(Nie)Łatwe rozliczenia z tytułu zakupu reklam od Facebook i Google

Rutyna związana z kosztami Twojej działalności wygląda zapewne tak: prowadzisz działalność -> kupujesz usługę -> przekazujesz księgowości fakturę zakupu usługi -> księgowy ewidencjonuje fakturę -> masz mniej PIT/CIT do zapłaty, a jeśli jesteś vatowcem, masz również mniej VAT do zapłaty -> śpisz spokojnie (czy na pewno?).

Kampania marketingowa w Google lub na Facebooku może wywołać różne rodzaje negatywnych skutków podatkowych. W niniejszym artykule wskażemy trzy główne obszary, które okazują się problematyczne przy zakupie usług reklamowych od technologicznych gigantów. Być może nie wiesz nic na temat tych skutków, gdyż nie korzystałeś do tej pory z takich usług. Niemniej jednak warto dowiedzieć się o nich więcej, zanim rozpoczniesz swoje działania marketingowe w sieci, by skuteczniej ocenić potencjalne skutki różnych rozwiązań marketingowych.

Jeżeli już korzystasz z takich kampanii, koniecznie powinieneś wiedzieć, jak może wpłynąć to na Twoje rozliczenia z fiskusem. Być może Twoje biuro rachunkowe nie uznało za zasadne poinformować Cię o możliwych konsekwencjach Twoich działań bądź też po prostu jego pracownicy nie są ich świadomi. Na wszelki wypadek przygotowaliśmy garść informacji, które pozwolą sprawdzić rzetelność Twojego biura rachunkowego. Wystarczy, że zadasz swojemu księgowemu pytanie podane w nagłówku każdej z pomniejszych sekcji tego artykułu – jeśli nie będzie on znał na nie odpowiedzi, warto poważnie przemyśleć możliwość przeniesienia księgowości do innego biura rachunkowego.

Import usług reklamowych a VAT

Pierwszym istotnym obszarem rozliczeń podatkowych, na który ma wpływ zakup reklam na Facebooku lub w Google Ads jest podatek VAT. Z racji tego, że faktury za tego rodzaju usługi wystawiane są zazwyczaj przez podmioty z krajów członkowskich Unii Europejskiej innych niż Polska, poza samą kwestią zapłaty podatku w grę wchodzi również rejestracja do VAT-UE.

Czy powinienem zarejestrować się do VAT-UE kupując reklamy od Facebooka lub Google?

Niezależnie od tego czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy też jesteś podatnikiem zwolnionym, musisz zarejestrować się do VAT-UE, w przypadku importu usług reklamowych[1]. Rejestracji dokonujesz na formularzu VAT-R. W części C.3 tego formularza należy określić zamiar dokonywania czynności, które są powodem Twojej rejestracji jako podatnika VAT-UE.

Jeżeli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, to rejestracja do VAT-UE nie musi wiązać się z rejestracją do „polskiego” VAT-u. Masz możliwość zarejestrowania do VAT-UE bez konieczności rejestracji jako czynny podatnik VAT (vatowiec).

Czy powinienem zapłacić VAT od importu usług reklamowych?

Rejestracja do VAT-UE jest oczywiście niezwykle istotną kwestią, ale to nie wszystko. Przejdźmy do kwestii rozliczenia transakcji na potrzeby podatku VAT. W przypadku klientów biznesowych Facebook nie dolicza VAT-u do faktury. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to musisz samodzielnie go „doliczyć” jako podatek należny fiskusowi. Będziesz mieć jednocześnie możliwość jego odliczenia, co oznacza, że finalnie wyjdziesz „na zero”. Mówiąc prościej, od otrzymanej faktury rozliczasz jednocześnie VAT należny i naliczony w tej samej kwocie. Twoim obowiązkiem jest również rozliczenie się z fiskusem poprzez złożenie deklaracji VAT-7/VAT-7K[2].

Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, sprawa przedstawia się znacznie gorzej. Musisz wtedy dopłacić VAT z własnej kieszeni i złożyć deklaracje VAT-9M[3]. Oczywistą wydaje się możliwość zrekompensowania sobie tego częściowo, poprzez wrzucenie faktury i VAT-u od niej w koszty uzyskania przychodów, ale tu dochodzimy do drugiego problematycznego obszaru rozliczeń podatkowych przy imporcie usług reklamowych.

Zaliczenie w koszty uzyskania przychodów faktur od Facebooka

Czy mogę wrzucić w koszty fakturę od Facebooka?

Wrzucenie w koszty faktury od Facebooka z pozoru nie powinno stanowić problemu. Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów z ustaw o podatkach dochodowych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów (ze źródła przychodów) lub (w celu) zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyraźnie wymienionych w przepisach tych ustaw[4]. Jeśli więc koszt został poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, zaliczenie go do kosztów uzyskania przychodów nie powinno stanowić problemu. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, ale zdecydowana większość wydatków na reklamę będzie mogła zostać uznana za koszt uzyskania przychodów bez większych wątpliwości.

Czy to znaczy, że bez problemu wrzucimy fakturę z tytułu reklam na Facebooku w koszty uzyskania przychodów? Niestety nie jest to takie proste. Aby w ogóle myśleć o zaliczeniu faktur do kosztów uzyskania przychodów, pamiętaj, by wygenerować na Facebooku fakturę dla celów biznesowych, a nie prywatnych. Tej drugiej nie możesz bowiem powiązać z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą lub inną działalnością, która nie ma charakteru osobistego. Faktura dla celów biznesowych jest tu warunkiem koniecznym.

Przez długi czas organy podatkowe powołując się na ustawę o VAT, zgodnie z którą faktura powinna obowiązkowo zawierać datę wystawienia, uważały, że nie można zaliczyć w KUP faktury bez wspomnianej daty. Jednakże Szef Krajowej Administracji Skarbowej w dniu 28 lutego 2023 r. wydał interpretację zmieniającą dotychczasowe poglądy.  

W interpretacji tej możemy przeczytać, że:

Zasady wystawiania faktur, w tym elementy, które powinna zawierać faktura, regulują z kolei przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Przy czym brak wskazania daty wystawienia faktury nie pozbawia jej skutków prawnych na gruncie przepisów ustawy VAT. Nie ma tym samym przeszkód aby faktura VAT, która nie zawiera daty jej wystawienia, mogła być ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli na gruncie ustawy PIT, określony wydatek kwalifikowany jest jako koszt uzyskania przychodów, to akt niższego rzędu jakim jest rozporządzenie, nie może tego zmienić.

Zatem zaliczenie w koszty faktury bez daty wystawienia nie stanowi już problemu. Najważniejsze jest, aby poniesiony wydatek był związany z uzyskaniem przychodu w działalności.

Podatek u źródła a reklamy od Facebooka i Google

Ostatnim problemem, który chcielibyśmy poruszyć w tym artykule, jest zagadnienie podatku u źródła przy imporcie usług reklamowych od Facebooka i Google.

Ustawy o podatkach dochodowych zobowiązują Cię do zapłaty podatku w wysokości 20% przychodu z tytułu usług reklamowych, osiąganego przez podmiot, który nie jest polskim rezydentem podatkowym[10]. Jeżeli więc płacisz za reklamy spółkom Facebooka lub Google, które nie mają siedziby i zarządu w Polsce, ciąży na Tobie obowiązek zapłaty podatku dochodowego od przychodów osiąganych przez Facebooka lub Google. Odzyskanie tych środków od międzynarodowych gigantów IT może okazać się niełatwe, mimo iż wspomniany podatek płacony jest przecież w ich imieniu. Może się więc okazać, że nie uda Ci się odzyskać wartości podatku i obciąży on Ciebie.

Czy muszę płacić podatek u źródła z tytułu transakcji za reklamy od Facebooka lub Google?

Przepisy dają Ci jednak możliwość odwołania się do stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W zależności od umowy z danym krajem możesz zastosować inną stawkę opodatkowania lub nie pobierać podatku. To do jakiej umowy musisz sięgnąć, uzależnione jest od miejsca rezydencji podatkowej Twojego kontrahenta. W przypadku Facebooka i Google najczęściej spotykaną sytuacją będzie wystawienie faktury przez podmiot zarejestrowany w Irlandii. Należy wtedy sięgnąć do zapisów odpowiedniej umowy między Irlandią a Polską. Pamiętajmy jednak, że mówimy o wielkich międzynarodowych korporacjach – wystawcą nowych faktur szybko może okazać się podmiot zarejestrowany w innym kraju.

Warunkiem skorzystania z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej naszego kontrahenta – w tym przypadku Facebooka lub Google – celem potwierdzenia miejsca jego siedziby dla celów podatkowych. Każdego roku wymagany jest aktualny certyfikat podatkowy.

Międzynarodowe korporacje niechętnie zaprzątają sobie głowę wysyłaniem oryginałów swoich certyfikatów na żądanie mniejszych kontrahentów. Dlatego też niemal niemożliwym wydaje się wejście w posiadanie papierowego oryginału takiego certyfikatu.

Od 2022 roku w przypadku importu usług reklamowych możesz stosować kopie tych certyfikatów, nawet jeśli należność przekracza kwotę 10 000 zł, o ile informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym[11].

Jeśli więc posiadasz kopię certyfikatu rezydencji podatkowej Facebooka lub Google, a informacje z niej wynikające nie budzą opisanych wyżej wątpliwości, możesz się nią posługiwać nawet po przekroczeniu kwoty 10 000 zł.

Podsumowując, zazwyczaj przy transakcji z danym podmiotem będzie możliwe skorzystanie przez Ciebie z kopii certyfikatu rezydencji podatkowej tego podmiotu. Umożliwi to odwołanie się do stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem, w którym Twój kontrahent jest rezydentem podatkowym. W innych przypadkach konieczne będzie zapłacenie 20% podatku od przychodu Twojego kontrahenta z tytułu usług reklamowych.

Nie do końca jasnym jest, czy te 20% należy policzyć od kwoty rzeczywiście zapłaconej, czy też od kwoty „ubruttowionej”. W przypadku większości kontrahentów dla wyjaśnienia tego problemu wystarczyłby stosowny zapis w umowie dotyczący podatku u źródła, jednak w przypadku Facebooka lub Google zmiana umownych zapisów może nie być łatwa. Także tutaj najbezpieczniejszą opcją wydaje się uzyskanie interpretacji podatkowej w Twojej indywidualnej sprawie.

Co powinien zawierać certyfikat rezydencji podatkowej i kiedy powinnam/powinienem go dostać?

Przepisy nie precyzują wielu kwestii związanych z certyfikatami rezydencji podatkowej. Czasami pojawia się pytanie, czy certyfikat należy mieć już w momencie dokonywania płatności. W orzecznictwie i dokumentach wydawanych przez organy administracji możemy spotkać się z poglądem, że istotny jest nie tyle moment wejścia w posiadanie certyfikatu, co okres, którego certyfikat dotyczy[12]. Niestety i tutaj możliwe są spory z organami skarbowymi, więc dobrze posiadać zabezpieczenie w postaci interpretacji indywidualnej.

Problematyczna jest również kwestia tego, co powinien zawierać certyfikat rezydencji. Polskie przepisy nie mogą wpływać na zawartość dokumentów wydawanych przez inne kraje, w związku z czym certyfikaty rezydencji mogą się różnić w zależności od kraju, w którym go wydano. Organy podatkowe badają jednak, czy dany dokument jest w istocie certyfikatem rezydencji. Przepisy nie regulują tego wprost, ale z pewnością pewne minimalne standardy muszą zostać spełnione, by dokument został uznany za certyfikat rezydencji. Przykładowo w jednej z interpretacji indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „(…) certyfikat rezydencji to dokument:

• wystawiony przez właściwy dla podatnika organ administracji podatkowej,
• wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i miejsce zamieszkania, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,
• zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego miejsca zamieszkania”.Nie przewiduje on więc konieczności zamieszczania informacji, dotyczącej np. tego, że certyfikat wydaje się celem poświadczenia rezydencji podatkowej dla naszych potrzeb. Konieczne jest jednak stwierdzenie, że podatnik (Facebook lub Google) jest rezydentem podatkowym kraju, w którym certyfikat został wydany, a dokument taki musi zostać wydany przez uprawniony do tego organ.

Czy w przypadku konieczności zapłaty podatku u źródła muszę sporządzać jakieś deklaracje dla urzędu skarbowego?

Obowiązki informacyjne ciążą na Tobie jako płatniku, zarówno w sytuacji, gdy pobierasz podatek u źródła, jak i w sytuacji, gdy na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie masz obowiązku poboru podatku. Z racji tego, że Facebook i Google są podatnikami CIT, musisz wysłać urzędowi skarbowemu informację roczną IFT-2R, a na wniosek podatnika również informację IFT-2. Zarówno jedną, jak i drugą informację należy przesłać także podatnikowi, którego ona dotyczy[13].

W przypadku pobrania przez Ciebie podatku u źródła musisz dodatkowo złożyć w urzędzie skarbowym deklarację CIT-10Z.

Oczywiście „pobranie podatku” może okazać się terminem czysto umownym, w sytuacji, gdy będziesz płacić ten podatek niejako z własnej kieszeni. Niemniej jednak w świetle przepisów pozostajesz płatnikiem, a nie podatnikiem podatku, w związku z czym musisz wypełnić ww. dokumenty związane z obowiązkami płatnika.

Perspektywa lepszej współpracy z biurem rachunkowym

Jak widzisz, tak prosta, na pierwszy rzut oka, sprawa, jak zakup reklam od Facebooka lub od Google, może wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Jeżeli korzystasz z takich reklam, lecz nie wiedziałeś o którymkolwiek z omawianych tu problemów, wydaje się, że istnieją dwie możliwości dotyczące problemów we współpracy z Twoim biurem rachunkowym lub działem księgowości w Twojej organizacji.

W pierwszym przypadku Twoja księgowość nie informuje Cię o potencjalnych zagrożeniach oraz możliwościach, które przed Tobą stoją, mimo że o nich wie. Być może nie wynika to z braku wiedzy merytorycznej jej pracowników, lecz z problemów komunikacyjnych. Skoro jednak nie wiesz, co może Cię spotkać, jak temu zapobiec lub jakie rozwiązania masz do wyboru, trudno o skuteczne, sprawne i świadome podejmowanie przez Ciebie decyzji zarządczych. Nawet jeśli wszystko w Twoich rozliczeniach podatkowych się zgadza, z pewnością chcesz mieć kontrolę nad tym co dzieje się z Twoją działalnością. Bez odpowiedniej komunikacji z biurem rachunkowym lub zatrudnionym przez Ciebie księgowym może okazać się to niemożliwe.

Druga opcja wydaje się znacznie gorsza. Być może Twoja księgowość nie jest świadoma zagrożeń! Co za tym idzie może rozliczać Cię niepoprawnie, a to może skończyć się przykrą i niełatwą rozmową z organami skarbowymi oraz koniecznością uiszczenia powstałych zaległości podatkowych wraz z ustawowymi odsetkami. Lepiej nie myśleć co stałoby się, gdyby powstałe w ten sposób zobowiązania zaciążyły na Twojej płynności finansowej. 

Niezależnie od tego, jaka jest prawda, powinieneś wiedzieć jakie obowiązki podatkowe na Tobie ciążą. Zminimalizuje to ryzyko prowadzenia przez Ciebie działalności. Dlatego też nasi księgowi dokładają najwyższych starań, by informować naszych klientów o wszystkich ciążących na nich obowiązkach. Tu oczywiście konieczna jest obustronnie dobra komunikacja. Niemniej jednak robimy wszystko, co w naszej mocy, by informować klienta o wszystkich obowiązkach publicznoprawnych, co do których wiemy, że powinien jej wypełnić. Bardzo dużą wagę przykładamy bowiem do zbadania potrzeb naszych klientów już na etapie wstępnych konsultacji. Umożliwia to skuteczniejsze i bezpieczniejsze prowadzenie działalności po przekazaniu nam prowadzenia księgowości.

Wróć teraz myślami do początku tego dość długiego artykułu i zastanów się jak wiele problemów wiąże się z tak błahą sprawą jak zakup reklamy na Facebooku. Czy na początku lektury przyszłoby Ci do głowy ile obowiązków ciąży na Tobie w związku z tak prostą czynnością? Ile innych problemów, o których nie wie lub nie mówi Ci Twoje biuro rachunkowe, czyha na Ciebie?  Czy nie warto podjąć współpracy z kimś, kto będzie informował Cię o wszystkim, co dla Ciebie istotne? Zadbaj o swoje bezpieczeństwo, kontaktując się z nami już dziś!

Bezpłatna konsultacja księgowa 

Założenie oraz prowadzenie własnej działalności to poważna decyzja, która niesie ze sobą wiele obowiązków. Nie jest to łatwe zadanie, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalisty.

Nasz zespół chętnie Ci pomoże – umów się już dziś na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, podczas której przeanalizujemy Twoją sytuację i omówimy możliwe rozwiązania. Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda taka rozmowa i czy warto skorzystać z naszej pomocy, koniecznie przeczytaj nasz artykuł!

Podsumowanie

Zakup reklam na Facebooku i Google, mimo że wydaje się prostym krokiem w marketingu internetowym, niesie ze sobą wiele złożonych obowiązków podatkowych. Zaniedbanie tych kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, w tym dodatkowych obciążeń podatkowych i ewentualnych kar. Dlatego ważne jest, abyś miał pewność, że Twoje biuro rachunkowe jest w pełni świadome tych obowiązków i informuje Cię o nich na bieżąco. Współpraca z rzetelnym biurem rachunkowym, które jest na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, to klucz do bezpiecznego i skutecznego prowadzenia działalności. Skontaktuj się z SOVA Księgowość, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Ci uniknąć potencjalnych problemów i zapewnić spokój w kwestiach podatkowych.