Do prowadzenia działalności gospodarczej niejednokrotnie niezbędne jest posiadanie samochodu – potrzeba ta związana jest z wyjazdami służbowymi, czy też z samym dojazdem do pracy. Jedni decydują się na zakup firmowego auta, inni zaś wykorzystują prywatny samochód w działalności gospodarczej.
Jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność i rozważasz zakup bądź wykorzystywanie swojego prywatnego samochodu w działalności? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej na temat tego, w jaki sposób samochód w firmie daje korzyści podatkowe.
Sposób wykorzystania samochodu
Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać nie tylko z firmowego samochodu (służącego jedynie prowadzonej działalności), ale również ma możliwość, aby jego prywatny samochód był wykorzystywany w działalności gospodarczej. Sytuację, gdy właściciel używa samochodu w firmie, ale i też w celach prywatnych nazywamy użytkowaniem mieszanym.
Podstawa, na jakiej wykorzystywany jest samochód w firmie
Zaliczanie wydatków związanych z samochodem w koszty działalności zależne jest także od tego, na jakiej podstawie go wykorzystujemy.
- Samochód wzięty w leasing finansowy, na czas trwania umowy staje się elementem majątku leasingobiorcy. Oznacza to, że to właśnie firma korzystająca jest zobowiązana do naliczania odpisów amortyzacyjnych, które pomniejszają podstawę opodatkowania. W przypadku leasingu operacyjnego podstawę opodatkowania oraz VAT pomniejszają raty leasingowe.
Jeśli interesuje Cię tematyka leasingu i chcesz pogłębić swoją wiedzę na ten temat, zachęcamy do przeczytania naszego artykułu.
- Przedsiębiorca może zaliczać w koszty działalności wydatki związane z użytkowaniem samochodu nawet jeżeli nie został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych (EŚT). Pojazd musi jednak stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy (wystarczającym potwierdzeniem powinien być dowód rejestracyjny pojazdu).
- Jeszcze inaczej wygląda zaliczanie w koszty wydatków związanych z samochodem, gdy przedsiębiorca wprowadza samochód do EŚT. Dokładniej omówimy to w dalszej części artykułu.
Ważne
Kupując na firmę samochód o wartości przekraczającej 10 000 złotych (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku nievatowców), musisz obowiązkowo wprowadzić go do EŚT.
Status podatnika VAT
- W przypadku bycia czynnym podatnikiem VAT, od wydatków związanych z samochodem będziesz mógł odliczyć kwotę podatku VAT.
Pamiętaj, że:
Wydatki związane z samochodem to sam zakup samochodu, jak i wydatki związane z jego eksploatacją (zakup paliwa, płynu do spryskiwaczy, opon, koszty myjni, przeglądów itp.)
Możesz zaliczyć je w koszty działalności, jeśli są odpowiednio udokumentowane przez m.in. faktury zawierające nazwę, adres oraz numer NIP Twojej firmy.
- W przypadku nievatowców, oczywiście odliczenie podatku VAT jest niemożliwe. Jednak mogą oni osiągnąć inne korzyści, które opisaliśmy w sekcji “Jakie korzyści daje wykorzystywanie samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej przez nievatowca?” tego artykułu.
Jakie korzyści daje wykorzystywany samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej przez podatnika VAT?
Samochód wykorzystywany jedynie w firmie
Jeśli wykorzystujesz samochód jedynie w celach firmowych, wówczas masz prawo do odliczenia 100% podatku VAT oraz możesz zaliczyć w KUP (koszty uzyskania przychodu) 100% wydatków związanych z samochodem.
Aby móc skorzystać z takiego prawa musisz:
- posiadać samochód w EŚT,
- zgłosić samochód w urzędzie skarbowym za pomocą VAT-26,
- prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę – polega ona na stworzeniu zestawienia przejazdów służbowych, w którym określa się cel wyjazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów,
- wprowadzić zasady użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie.
Pamiętaj, że:
Jeżeli w dowodzie rejestracyjnym Twojego samochodu umieszczona została adnotacja VAT-1, masz prawo do odliczenia 100% podatku VAT, bez obowiązku prowadzenia kilometrówki.
Adnotacja dotyczy pojazdu posiadającego określoną konstrukcję, wykluczającą jego użycie do celów prywatnych. W praktyce, jest to auto posiadające jeden rząd siedzeń i oddzieloną trwale przestrzeń ładunkową od przestrzeni pasażerskiej.
Jeśli spełniasz powyższe warunki oraz wartość początkowa samochodu nie przekracza limitu obowiązującego na dzień jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 100% odpisów amortyzacyjnych. W przypadku przekroczenia tego limitu, część odpisów odpowiadająca nadwyżce ponad ustawowy limit nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Limity wartości samochodów osobowych, od których naliczane są odpisy amortyzacyjne, mogą różnić się w zależności od rodzaju pojazdu (np. spalinowy, hybrydowy, elektryczny) i podlegają zmianom wraz z nowelizacją przepisów. Od 1 stycznia 2026 r. limity te zostały zmodyfikowane i uzależnione od poziomu emisji CO₂. Utrzymany zostanie limit 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych oraz 150 000 zł dla pojazdów o emisji poniżej 50 g CO₂/km, natomiast dla samochodów emitujących 50 g CO₂/km lub więcej wprowadzony zostanie nowy limit 100 000 zł. Zmiany te oznaczają konieczność dokładniejszej analizy parametrów emisyjnych pojazdów przy ich zakupie lub leasingu.
Mieszane wykorzystanie samochodu
Jeśli wykorzystujesz samochód zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, wówczas masz możliwość wyboru jednego z dwóch wariantów.
- Prawo do odliczenia 50% VAT i 75% zaliczone w KUP
Wówczas od faktur związanych z samochodem możesz odliczyć 50% VAT i 75% (wartość netto faktury + 50% nieodliczonego VAT) wydatków zaliczyć w KUP.
Aby móc skorzystać z tego prawa samochód musi zostać wprowadzony do EŚT. Nie trzeba natomiast prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji, czy też rejestrować samochodu w urzędzie skarbowym.
Kwestia zaliczenia do kosztów odpisów amortyzacyjnych wygląda tak samo jak w przypadku wykorzystania samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej. Nadal możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 100% odpisów amortyzacyjnych, o ile wartość początkowa pojazdu nie przekracza limitu obowiązującego na dzień jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. Wysokość tego limitu uzależniona jest od rodzaju napędu oraz poziomu emisji CO₂ i może wynosić m.in. 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla pojazdów o niskiej emisji spalin lub 100 000 zł dla samochodów o wyższej emisji CO₂.
- Prawo do odliczenia 50% VAT i 20% zaliczone w KUP
Wydatki związane z użytkowaniem samochodu możesz także zaliczać w koszty nawet jeżeli Twój samochód nie został wprowadzony do EŚT. Aby było to możliwe, jak już wspomnieliśmy na początku artykułu – auto musi stanowić Twoją własność lub współwłasność.
W koszty możesz wówczas zaliczać 20% wydatków związanych z eksploatacją samochodu oraz odliczać 50% podatku VAT.
Ważne
Istnieją wydatki związane z samochodem, które stanowią wyjątki w standardowym ujmowaniu ich w kosztach uzyskania przychodu. Należą do nich m.in.:
Polisa ubezpieczeniowa OC
Jeżeli samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, 100% wartości polisy OC może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Wydatek ten nie podlega limitowi 75% nawet w przypadku użytkowania samochodu w sposób mieszany.
Polisa ubezpieczeniowa AC
W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, składka AC może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości, o ile wartość pojazdu przyjęta do ubezpieczenia nie przekracza limitu obowiązującego na dzień zawarcia umowy ubezpieczenia. Wysokość tego limitu uzależniona jest od rodzaju napędu oraz poziomu emisji CO₂ pojazdu.
Jakie korzyści daje samochód wykorzystywany w jednoosobowej działalności gospodarczej przez nievatowca?
W przypadku nievatowców uwzględnianie wydatków związanych z samochodem wygląda bardzo podobnie.
Oczywiście nie mogą oni odliczyć podatku VAT, ale w KUP zaliczana jest wartość brutto faktury w odpowiedniej proporcji, w zależności od tego, czy samochód użytkowany jest tylko w celach firmowych (100%), czy został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i użytkowany jest mieszanie (75%), czy też pozostał składnikiem majątku prywatnego – nie został wprowadzony do EŚT (20%).
Pamiętaj, że:
Ryczałtowiec nie zaliczy do kosztów działalności wydatków związanych z samochodem, a co za tym idzie nie zmniejszy się mu podstawa opodatkowania tak jak ma to miejsce w przypadku osób opodatkowanych według skali podatkowej i podatku liniowego.
Ryczałtowiec może natomiast uzyskać korzyści na gruncie VAT, o ile oczywiście jest do niego zarejestrowany.
Jeśli zastanawiasz się nad rejestracją do VAT, ale nie jesteś pewien czy będzie to dla Ciebie korzystne rozwiązanie – przeczytaj nasz artykuł: Plusy i minusy rejestracji do VAT.
Sprzedaż samochodu a podatki
Jeśli zdecydujesz się na wprowadzenie samochodu do EŚT (co oznacza, że będzie on stanowił składnik majątku Twojej firmy), to w przypadku jego sprzedaży musisz pamiętać o tym, że konieczne jest odprowadzenie od transakcji sprzedaży podatku dochodowego – PIT.
Po wycofaniu samochodu z EŚT, przychody ze sprzedaży, zaliczane są do przychodów z działalności gospodarczej, pod warunkiem, że między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód wycofano z działalności i dniem jego sprzedaży nie upłynęło 6 lat.
Przykład:
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i 15 marca 2019 r. wycofał samochód z firmy do majątku prywatnego. W 2026 r., po kilku latach użytkowania auta wyłącznie prywatnie, zdecydował się je sprzedać i zawarł umowę kupna–sprzedaży.
Czy taka transakcja spowoduje konieczność zapłaty podatku dochodowego w ramach działalności gospodarczej?
Nie. Od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania samochodu z działalności (kwiecień 2019 r.) do momentu jego sprzedaży w 2026 r. upłynęło ponad 6 lat. Oznacza to, że przychód ze sprzedaży samochodu nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, a Pan Jan nie zapłaci PIT od tej transakcji.
Warto jednak pamiętać, że obowiązek rozliczenia podatku VAT przy sprzedaży samochodu zależy od tego, czy przy jego nabyciu lub użytkowaniu przysługiwało prawo do odliczenia VAT (np. zakup na fakturę z odliczeniem VAT). Dodatkowo, sprzedaż samochodu przez przedsiębiorcę niebędącego podatnikiem VAT może – w określonych przypadkach – wiązać się z koniecznością rejestracji do VAT, jeżeli pojazd nie był ujęty w ewidencji środków trwałych.
Bezpłatna konsultacja księgowa
Założenie oraz prowadzenie własnej działalności to poważna decyzja, która niesie ze sobą wiele obowiązków. Szukasz wsparcia?
Nasz zespół chętnie Ci pomoże – umów się już dziś na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, podczas której przeanalizujemy Twoją sytuację i omówimy możliwe rozwiązania. Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda taka rozmowa i czy warto skorzystać z naszej pomocy, koniecznie przeczytaj nasz artykuł!
Podsumowanie
Okazuje się, że posiadając samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej, można opłacać mniejszy podatek, jednak należy być szczególnie ostrożnym w wyborze odpowiedniego dla siebie wariantu zaliczania wydatków samochodowych w koszty działalności. Bowiem nieprawidłowe rozliczanie np. 100% wydatków, podczas gdy w rzeczywistości powinieneś rozliczać wydatki według proporcji, może okazać się bardzo kosztownym błędem. Więcej informacji na temat możliwych błędów związanych z zakładaniem działalności przeczytasz w naszym artykule 10 najpoważniejszych błędów przy zakładaniu działalności gospodarczej.
Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi już wiesz, jak wygląda rozliczanie samochodu w działalności. Jeśli myślisz nad założeniem JDG, w której masz zamiar rozliczać samochód, skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci w dopełnieniu wszelkich formalności.
Masz pytania? Napisz do nas!
Biuro Rachunkowe
SOVA Księgowość
Wyślij E-mail
Formularz kontaktowy