Czym jest pełna księgowość dla spółki z o.o.?

Pełna księgowość może nam się kojarzyć z wielką, dochodową firmą, natomiast ustawa przewiduje w niektórych przypadkach prowadzenie jej niezależnie od przychodu. Pełna księgowość jest m.in. przeznaczona dla spółki z o.o. Czy wiesz zatem, czym jest pełna księgowość dla spółki z o.o.?

Księgowość spółki z o.o.

Pełna księgowość powinna być prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości, co oznacza, że każdy złoty i każdy grosz przechodzące przez spółkę muszą mieć odzwierciedlenie w jej księgach rachunkowych. Niemniej jednak ustawa dopuszcza pewne uproszczenia w prowadzeniu ksiąg, z których spółka może skorzystać, o ile spełnia określone warunki.

Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie masz możliwości wyboru sposobu rozliczania, tak jak ma to miejsce w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, a wszelkie przepisy są bardziej restrykcyjne. To może wydawać się pewnym utrudnieniem, jednak zalety płynące z prowadzenia spółki z o.o. rekompensują taki stan rzeczy

Sprawozdanie finansowe

Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. powinieneś przygotowywać sprawozdanie finansowe za każdy rok obrotowy, zawierające:

• rachunek zysków i strat,
• bilans,
• informację dodatkową (lub informację uzupełniającą)

Wszystkie te dokumenty składa się w formie elektronicznej do KRS, a szczegółowy zakres informacji, które musisz wykazać w sprawozdaniu znajduje się w załączniku nr 1 do Ustawy o rachunkowości bądź w załącznikach nr 4 (dla jednostek mikro) i nr 5 (dla jednostek małych).

Dodatkowo, w odniesieniu do spółek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, sprawozdanie musi również zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Obowiązek ten dotyczy spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest elementem sprawozdania informującym o przychodach, kosztach, zyskach, stratach i obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości można sporządzić rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym. Przy sporządzaniu rachunku zysków i strat bardzo istotna jest tzw. zasada współmierności przychodów i kosztów.

Zgodnie z nią dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty, lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Drugim wymogiem jest stosowanie zasady memoriałowej, co oznacza, że w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Bilans

W celu ukazania struktury aktywów (majątku) oraz pasywów (w uproszczeniu źródeł finansowania majątku) przedsiębiorstwa, należy sporządzić bilans. Suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Informacja dodatkowa

W tym elemencie sprawozdania finansowego należy przedstawić istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa

Przykładowo, w informacji dodatkowej mogą się znaleźć:

• informacje na temat struktury majątku trwałego ze szczególnym uwzględnieniem wartości zwiększeń i zmniejszeń oraz dotychczasowego umorzenia,
• struktura rzeczowa i terytorialna przychodów netto ze sprzedaży produktów,
• dane dotyczące struktury zatrudnienia,
• informacje o łącznej kwocie zobowiązań zabezpieczonych na majątku jednostki ze wskazaniem charakteru i formy tych zabezpieczeń;
• wszelkie inne informacje mogące w sposób istotny wpłynąć na ocenę sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynik finansowy spółki z o.o.

Warto podkreślić, że spółki korzystające z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdań mogą zrezygnować ze sporządzania informacji dodatkowej na rzecz informacji uzupełniającej, której zakres jest odpowiednio węższy, a tym samym prostszy w przygotowaniu.

Pełna księgowość – kto może ją prowadzić w spółce z o.o.

Najczęstszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest polecenie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Warto jednak podkreślić, że niezależnie od tego kto faktycznie się tym zajmuje, odpowiedzialny za jej prowadzenie będzie kierownik jednostki.

Nawet jeżeli całość czynności związanych z prowadzeniem ksiąg leży po stronie biura rachunkowego, zarząd powinien sprawować kontrolę nad wykonywanymi obowiązkami rachunkowymi i podatkowymi. Kierownik nie może przenieść odpowiedzialności na inną osobę. Wyjątku nie stanowi również sytuacja, w której kierownik jednostki powierza prowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury firmie zewnętrznej.

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych ponoszą odpowiedzialność jedynie za przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury, natomiast nadal nie zwalnia to kierownika jednostki z odpowiedzialności. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. 

Musisz także pamiętać, że niektóre nieprawidłowości podlegają odpowiedzialności karnej.

Pełna księgowość – zalety i wady

Jeżeli myślisz w dalszej perspektywie o rozwoju swojej firmy, pełna księgowość spółki z o.o. znacznie ułatwi Ci prowadzenie swojego biznesu, jeżeli Twoja działalność stanie się bardziej złożona i będzie prowadzona na większą skalę.

Patrząc na pełną księgowość w spółce z o.o. w szerszym ujęciu możesz także dojść do wniosku, że jest to doskonały sposób na świadome prowadzenie przedsiębiorstwa oraz efektywne zarządzanie firmą. Odpowiednio prowadzona pełna księgowość może bowiem stać się cennym narzędziem w rękach zarządu, dostarczając informacji finansowych kluczowych dla procesów zarządczych.